加強工程檔案的整理與應用的對策分析

　　摘要：隨著我國社會經濟的發展和建筑行業發展速度的加快，建筑企業面臨的挑戰也在與日俱增。建筑工程檔案資料是其寶貴財富，在建筑工程管理過程中發揮著不可缺失的重要作用，正確做好工程檔案的整理與應用，對于提升建筑工程質量和提高企業經營利潤具有重要作用。本文對目前建筑工程檔案資料管理中存在的問題進行解析，并提出相應解決對策。

　　關鍵詞：工程檔案;整理;對策

　　科學、有效的工程檔案管理制度與方法，不僅能展現出企業內部質量控制體系的管理水平，還體現了企業管理人員對于內部檔案管理的重視。在此基礎上，國家對工程檔案管理也作出明確要求，但在工程檔案管理實際中，卻存在著諸多問題，根本原因還是沒有足夠重視工程檔案管理工作，未將項目管理理念滲透到工程檔案管理工作中去。

　　一、工程檔案管理常見問題

　　1.檔案資料缺乏完整性

　　工程檔案材料保密管理的首要原則應是確保結構完整性。不成套的工程檔案資料將難以全面地反映出該建筑工程結構的真實與完整等情況信息。工程檔案材料的相對缺乏情況及其保存完整性問題往往集中表現在同一個大型工程檔案項目中，分散或掌握在設置了數個不同技術崗位檔案的幾個專業部門管理人員手中。由于中國現在很多工程項目在施工時已經逐漸呈現出多元化發展的新傾向，反映出了整個項目工程以及監理行業的高度復雜性。特別突出的是對于一些市政管線工程、設備制造及管道安裝、主體工程、基礎工程等等工程，往往最終又基本要分散到由有許多種不同行業性質特點的各種項目及施工質量管理服務單位，綜合進行施工設計以及施工。每個項目單位只能負責完成屬于本項工程單位那小部分工程檔案，工程項目建設監理單位專業性往往極強、施工全過程階段檔案數量密度比較大、工序過程較為繁瑣、建設監理施工檔案周期也太長等，施工全過程中檔案所累積所形成保留下來珍貴的歷史資料也往往容易因此出現檔案文件丟失棘手問題。

　　2.檔案資料內容失真

　　工程檔案準確性的關鍵核心指標是計量準確。工程檔案測量的客觀準確性主要應取決于有以下這樣幾個基本方面：第一，工程中是否按規定需要分別對各種施工段強度進行準確區分，在準確進行這些區分判斷時是否能夠正確的運用定性評價和各種定量的評定等方法;第二，在對各類混凝土強度平均值進行準確計算時，如何合理取值，以及標準差取值方式等;第三，在企業對整個施工監理項目質量驗收進行書面驗收工作的過程時，驗收工作材料內容填寫形式是否合法規范準確。

　　一些基層工程單位管理人員發現工作人員平時對工程各項的工程檔案資料進行規范化使用管理與培訓指導過程中，其個人收集的工程檔案材料內容千差萬別，很少見到有人能夠符合上級有關部門工程檔案規范要求，甚至有時發現一些重要工程未歸檔的工程材料內容往往只是些復印件資料;一些項目建設及施工等企業單位人員往往在其各項建設工程檔案呈交工運用階段之前，對建設工程各類主要工程材料數據并未認真進行充分有效或突擊收集及整理，出現缺項施工和漏項等工程問題情況，材料檔案記錄使用結果可能和工程企業內部實際項目設計或施工管理使用情況差距較大。這些施工技術檔案材料不僅難以全面地客觀反映出各項工程質量，也難以做到進一步全面落實國家各項建設工程質量責任制。

　　3.工程文件歸檔范圍混亂

　　工程項目由建設或設計涉及到地有關單位數量較多，不使用單位通常都要有一套自己獨特的工程檔案信息搜集及整理與歸檔制度范圍，并且在整個工程檔案整理利用工作過程中，也可能會出現"再次靈活運用"檔案。有大量的工程檔案管理人員對于本工程項目整個建設使用過程和該工程項目性質問題缺乏詳細了解，導致其中許多較重要工程項目的原始檔案文件丟失。例如，在對某項目工程檔案信息搜集分析過程工作中，一位建筑檔案管理人員因為對于這個項目檔案缺少詳細了解，對工程項目其中最后一份應當由總業主轉發給施工總和承包方業主的化纖工程結構調整等部分內容合同文件的各項相關信息材料沒有認真及時地進行詳細搜集，認為最后這個項目文件就沒有其歸檔利用價值。往往正是因為這個小疏漏，會給工程和后續工程建設都帶來重大潛在損失，使該項目檔案審計處理時也遇到許多重大阻礙。

　　二、加強工程檔案整理與應用的措施分析

　　1.提高認識，明確職責

　　由于建筑工程檔案資料內容體系的系統復雜性、煩瑣性特點極為顯著，與國民經濟諸多部門領域和相關單位也有著極其密切廣泛的相互聯系。同時，在許多工程項目檔案資料內容中，工程資料、績效與考評體系資料以及施工運行及管理過程資料檔案等亦是重要類型。基于此，在管理部門設置繁多復雜和案卷類型豐富復雜多變的新情況形勢下，開展文件收集整理和專項整理的工作時必須堅持采用檔案精細化的管理，明確領導和工作人員落實管理部門責任。在進一步開展各類檔案資料的收集加工和集中整理保管工作中，各個責任部門也應注意保持相互密切協作，形成強大合力。在專項工程檔案集中管理各項工作順利實施啟動之前，應統一各個牽頭單位領導人和各部門人員思想。

　　2.健全工程檔案管理制度

　　建筑企業管理人員應注重建立健全的各類建設工程檔案資料保管使用及管理利用有關制度，在推進企業檔案工作現代化利用管理技術應用實際工作活動時，幫助并指導現代建筑工程企業管理進一步科學的發展，使推進現代新型建筑工程檔案企業利用與管理工作方式改革更加地科學化、規范化。除此之外，還特別需要管理人員深入建設企業到施工單位建設項目現場進行全面系統地實地勘察，了解及掌握工程現場的各項主要施工設備技術情況，根據當地需求情況制定一套較為科學、合理的完整周密的建設與工程檔案與施工組織管理計劃。檔案管理人員本身要重視并做好其檔案資料及其日常存檔管理的保護整理工作，同時積極廣泛搜集從建筑及施工等設計勘察過程等工作領域中已取得資料的各類工程及其相關歷史文字資料，進行全面收集整理編目及對比分析，做好相關日常存檔和保護管理工作，發揮其利用價值并保存留作后續參考。

　　3.加強檔案資料管理信息化水平

　　計算機在建筑工程檔案電子化管理服務中得以成功應用，可以進一步提高建設工程檔案資料自動化管理過程的工作效率，實現各類檔案資料及時的安全快速準確歸檔，為管理單位的決策工作提供豐富全面完整的工程信息資源。建筑企業用戶可以同時通過網絡建立多個計算機資源共享管理網絡，方便各種檔案資料及時準確地有效管理利用歸檔與網上快速信息查詢。加強信息化檔案工作管理及人員素質培訓，有利于提高企業檔案電子化管理信息化工作開展中運行的總體效率管理水平與運行質量。完善配套的檔案信息化系統，建立一套科學系統的檔案信息化管理應用軟件，設置與 OA、合同管理、計劃統計、財務管理的“接口”，較好地保障檔案信息的資源共享和使用。完善配套的信息化檔案業務系統，利用計算機輔助設備進一步完善檔號、總登記號，使之更為準確和完整，提高案卷信息著錄的效率。

　　三、結束語

　　綜上所述，工程檔案資料在企業管理和發展中占據著重要位置，面對管理過程中的諸多難題與挑戰，企業應當從自身出發，從實際出發，提高工程檔案管理的現代化水平，構建科學有效的管理體系，使工程檔案為企業發揮出其應有的價值。

　　參考文獻

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