本文作者：孫藝文 單位：云南省昆明市石林彝族自治縣城建檔案室

要做好城建檔案管理工作，首先要建立健全管理機構(gòu)和管理制度

有效的管理機構(gòu)，是管理工作的前提和保障。作為一個縣級的城建檔案室，本人經(jīng)歷了從兼職管理到專職管理再到專管機構(gòu)管理的歷程，從不被人理解到有所認識到理解到重視最后到得到尊重的曲折歷程，其中可以說是充滿了辛酸和感概。其中最大的感概就是，管理機構(gòu)的建立和管理體制主客觀的健全，是城建檔案管理工作的前置和保障，當初剛開始開展這項工作時，大多數(shù)人不理解，認為是多此一舉。后來在上級領(lǐng)導的支持和關(guān)心下，成立了城建檔案室，并制定了檔案的收集整理、閱卷歸檔、管理利用制度，這項工作才算是逐步走向正軌，到后來，隨著城市建設的迅猛發(fā)展，城建檔案在城市建設中得到廣泛利用，人們對城建檔案也從被動服從到理解配合，現(xiàn)在很多建設單位是主動咨詢，要求提交管理。可以想見，如果沒有相應的管理機構(gòu)，就難以有健全的管理制度，也就無法形成檔案的有效收集和利用了。

與時俱進，做好城建檔案的信息化管理工作

與時俱進是每一個國家工作人員在日常工作中應具備的基本素質(zhì)，包括工作理念、工作制度、工作方法，在城建檔案管理中同樣如此。隨著城市建設規(guī)模的日益擴大，城建檔案無論從數(shù)量上還是類別上均有了巨大變化，傳統(tǒng)的管理模式已不能適應新的形勢和要求，檔案管理工作也面臨著改革完善的要求。電子信息化管理電子信息化管理就是城建檔案管理工作現(xiàn)代化的標志之一，它具有多種功能，從目前的科技水平來看，電子信息化應用于城建檔案管理方面，主要有以下功能：存貯、補充、修改和調(diào)整城建檔案檢索目錄及內(nèi)容。輸出城建檔案內(nèi)容，提供、查閱并按照要求進行出具和打印材料等。編制各種類別和城建檔案材料的登記、統(tǒng)計表冊。對所貯城建檔案信息進行分析比較、綜合判斷、排列統(tǒng)計，按需要提供有關(guān)城建檔案方面的情況，作為所需部門決策參考。對特殊需要的部門和領(lǐng)導，應采用與電子計算機系統(tǒng)相連接的終端，閱讀城建檔案內(nèi)容，提供遠程的服務，免除借用的來往之勞。實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡化。在檔案室配有電子屏幕和觸摸查詢設施。在瞬息萬變的經(jīng)濟時代，根據(jù)不同查檔者的要求，做好檔案咨詢和信息服務。

建立計算機系統(tǒng)，建立城建檔案新途徑，提高城建檔案的查全率、查準率和檢索速度，提高服務質(zhì)量等等。電子計算機在城建檔案管理中的功能是很廣泛的，可以預見，隨著城建檔案提供利用工作的深入發(fā)展和電子計算機自動化系統(tǒng)的完善，其功能將會得到更充分的發(fā)揮。城建檔案管理工作信息化必須具備以下條件：培養(yǎng)熟練掌握電子計算機技術(shù)的人才，普及電子計算機知識，使專業(yè)技術(shù)人員和管理人員相結(jié)合。打好管理科學化的基礎，建立健全各種規(guī)章制度，實現(xiàn)城建檔案管理工作標準化。加強對數(shù)據(jù)的管理，確保數(shù)據(jù)準確、及時、系統(tǒng)。建立適應信息化管理的城建檔案管理體系。從目前城建檔案館計算機的應用情況看，最需要解決的是著錄與標引。一個完整的檔案計算機管理系統(tǒng)其工作流程可歸納為：檔案數(shù)據(jù)的收集——檔案前處理工作——檔案數(shù)據(jù)的錄入——檔案數(shù)據(jù)的存貯——檔案數(shù)據(jù)的加工——檔案數(shù)據(jù)整理——檔案信息的輸出利用。可以看出檔案前處理工作即著錄、標引是整個計算機管理系統(tǒng)的基礎，檔案前處理工作是由檔案部門將收集到的檔案進行分析、加工、組織，最終將原始的檔案信息轉(zhuǎn)換成適合于輸入到計算機的形式的過程。即形成計算機語言的過程，這項工作不僅難度大，質(zhì)量要求高，而且工作量大，耗時長，是一項比較復雜的技術(shù)很強的工作。

因此，從事這項工作的人員必須具備較高的專業(yè)知識和計算機應用知識，要掌握一定的標引技術(shù)和方法。我們還應積極探索檔案信息數(shù)字化新途徑。網(wǎng)絡、通信技術(shù)與檔案信息數(shù)字化相結(jié)合是城建檔案管理的必然趨勢，檔案數(shù)字化是城建檔案管理的發(fā)展方向，開辟檔案原文計算機管理的新領(lǐng)域、創(chuàng)建網(wǎng)上檔案館為城市建設的可持續(xù)發(fā)展和數(shù)字化檔案管理提供證據(jù)、信息和記憶的管理，保證真實、可靠、完整、可用的城市建設文件與檔案信息在電子、數(shù)字和網(wǎng)絡環(huán)境下達到積累、共享與交流。其他載體信息的管理對不同載體和形式的檔案要采用不同的管理方法，最好做到專人負責，專業(yè)人員管理一門或一種檔案。管理人員要經(jīng)過嚴格的培訓，取得相關(guān)的資格等。不同載體的檔案整理要遵循不同的原則，但總的要遵循基本建設程序，按照呈報、設計、施工、竣工、驗收四個基本形成階段，進行分門別類的系統(tǒng)整理，使其保持內(nèi)部有機聯(lián)系又有始有終、成龍配套，達到完整、準確地揭示城市建設活動的真實歷史面貌的目的，同時又便于保管和提供利用。

做好城建檔案的保密工作

城建檔案的利用是城建檔案工作的最終目的。城建檔案作為一種重要的科技信息資源，是城市建設機制良好運行的基石，也是檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要組成部分。做好檔案的保密工作尤其重要，要注意以下幾點：檔案保管過程中的保密工作做好檔案保管期限與保密期限的區(qū)分劃分工作。做好檔案密級的劃分調(diào)整工作。檔案利用過程中的保密制度做好制度建設。做好監(jiān)督措施。做好檔案開放中的保密工作做好檔案的審查工作。做好檔案的解密工作。

做好城建檔案的宣傳教育工作

加強城建檔案工作管理，首先必須提高人們的檔案社會意識，消除重建設輕檔案，重使用輕管理思想。城建檔案管理工作從無到有，從單一到全面，從簡單到復雜，經(jīng)歷了相應的發(fā)展過程，在大多數(shù)人都對城建檔案工作有所認識的今天，仍然有部分人對城建檔案缺乏全面的認識和了解，這就需要我們加大城建檔案管理和利用的宣傳、教育工作，須知檔案社會意識薄弱會出現(xiàn)建設管理工作與建設檔案利益相脫節(jié)，規(guī)劃收資不歸檔，建設施工不查檔，建設完畢不建擋，城建管理不利用檔案等。這實質(zhì)是只顧眼前利益，不顧長遠利益的集中反映。因此，做好宣傳工作，增強人們的檔案意識，是關(guān)系到人們的正常生產(chǎn)、生活和造福子孫后代的大事，功在當代，利在千秋。

城建檔案管理的學習研究和科學利用

檔案管理是一門科學，城建檔案管理同樣如此，作為綜合檔案的一個組成部分，它與其它檔案管理工作具有相當?shù)墓残裕鐧n案的收集、整理、立卷、歸檔，甚至利用、保管，與其它檔案分別不大。但作為一門專業(yè)檔案，它又具有相當專業(yè)素質(zhì)要求，在管理中具有一定的特殊性。作為一名城建檔案管理工作者，除了要掌握檔案管理通用的基礎知識外，還必須對城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、測繪、建筑、施工等一系列專業(yè)知識有相應的了解，才能做到檔案管理的科學化、規(guī)范化，才能建立科學、完整的檔案檢索系統(tǒng)。這就決定城建檔案工作者要強化專業(yè)檔案的學習，對檔管理方法、管理系統(tǒng)的研究，從而建立既符合國家規(guī)范要求又能充公分結(jié)合地方實際情況的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的目的是使之得到有效利用。要使城建檔案在城市建設中發(fā)揮作用，就要有全面完整規(guī)范的檔案。城建檔案的科學利用，包括建立城建檔案的查閱制度、城建檔案的借用、復印等制度，要做到城建檔案在城市建設中發(fā)揮效益，又要防止有人利用檔案作出危害社會的形為。