檔案部門在確保安全的條件下，通過防火墻建立檔案館內部局域網，充分利用本校的網站資源制作特色網頁，網頁設有信息數(shù)據(jù)可以共享的平臺，并及時準確地上傳信息和數(shù)據(jù)，檔案管理人員隨時就能通過網絡非常方便地及時查詢。如果學校其他人員需要查找某些信息數(shù)據(jù)，在一定權限下可以進入校園網或互聯(lián)網不通過檔案管理員按照要求進行查詢，這樣實現(xiàn)了檔案信息的網上檢索，為各用戶獲取信息提供更好的服務。因此，高校應加快對檔案管理工作中計算機硬件設備配備、軟件應用、檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設，同時要培養(yǎng)檔案管理人員的整體素質，實現(xiàn)網上電子文件的及時管理和利用，使檔案信息資源數(shù)字化、網絡化，這樣，學校檔案信息服務在一定權限下變得自動化了。如：目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網上公開部分檔案目錄，方便用戶查詢檢索。

由單一型服務向多樣型服務轉變。隨著信息環(huán)境的變化，現(xiàn)代檔案館以用戶為中心，需要什么就提供什么，擺脫了傳統(tǒng)的服務方式，摒棄單個、重復、被動、瑣碎的手工服務，把服務模式從“單純服務型”轉變?yōu)?ldquo;服務經營型”，服務方式多種多樣，如動態(tài)服務、雙向服務、橫向服務、層次服務、柔性服務等，甚至把服務推向市場，開展信息的深加工。特別是隨著經濟社會的發(fā)展，原有的公共檔案館、專業(yè)檔案館、學校檔案館等機構從單純公益型向以公益型為主，經營型為輔的服務機構轉變。檔案館提供信息資源的范圍和載體更廣泛，由從檔案資料的收藏者和提供者，轉變?yōu)樾畔a品的生產者、開發(fā)者和提供者。

由一般化服務向個性化服務轉變。檔案館個性化服務，是指以承擔區(qū)域性社會檔案信息管理與服務職責的各級各類檔案館，依托自身館藏，根據(jù)不同用戶的需求，進行的具有服務對象具體、服務內容專指等特點的檔案信息利用服務方式。在學校檔案信息化、網絡化環(huán)境下，樹立一般化服務向個性化服務轉變理念是時代進步所趨。廣大師生迫切希望能夠及時、快捷、方便地獲取多樣的、完整的、一體化的、全方位的專題信息知識。因此，我們要抓住數(shù)字檔案館建設契機，推進檔案信息個性化服務。要對檔案信息個性化服務的目標、過程與機制進行設計，并不斷發(fā)展完善。

檔案館服務創(chuàng)新的思考

1.轉變服務觀念，樹立主動服務理念。檔案館是學校的信息中心，是學校師生獲得信息的重要渠道，因此必須營造良好氛圍，在抓好學校檔案館的現(xiàn)代化、電子化、數(shù)字化建設同時，強化檔案館員工的服務意識，提升檔案人員的全面素質，使得學校檔案館在新的形勢下，更好地滿足學校師生和社會人士的學習要求。網絡環(huán)境下，檔案館的訪問者服務工作實現(xiàn)一種全方位的“智能化”信息服務，提供的是“信息塊”重組、信息導航能力。因此，從被動服務轉向主動服務是傳統(tǒng)檔案館向現(xiàn)代檔案館轉變的重要標志，要做到這一點,就必須以各種形式主動向外宣傳報道介紹室藏的檔案內容，主動了解用戶需要，積極主動地與學校師生和社會人士溝通、交流，盡快地建立學校檔案館用戶交流系統(tǒng)，了解學校師生和社會人士的現(xiàn)實需求和潛在需求，以此改進信息服務質量，調整檔案館的信息提供和網上資源布局策略。

2.全面提高檔案人員素質，提升服務質量。在網絡環(huán)境下，衡量一個檔案館地位不再是以規(guī)模大小，館藏數(shù)量和人員配備多少為標準，而是取決于檔案館所提供的服務是否現(xiàn)代化、多樣化、高效化和社會化等因素。而對于檔案館管理人員的智力、知識、技能等綜合因素是決定這個檔案館服務質量好壞的關鍵。因此，加強對檔案人員素質培訓，努力培養(yǎng)他們敬業(yè)愛崗、熱心服務、積極進取、求真務實，不斷創(chuàng)新更直接、更有效的服務方式，真正把為廣大師生服務作為檔案工作職責，深入了解利用者檔案要求，主動熱情地提供服務。故網絡環(huán)境下的學校檔案人員應該具備以下幾個基本條件：（1）要具備高度的責任心；（2）要具備適應檔案工作需要的理論與實踐的知識；（3）熟練地掌握計算機語言；熟練和迅速地開發(fā)與研究網絡資源的能力和為用戶提供特定領域信息鑒別能力；網絡管理、網絡導航、網絡咨詢、網絡信息資源管理及采集提供、分析研究等方面的知識和技能；（4）要具備高度的法紀觀念，嚴格遵紀守法。檔案人員必須遵守國家法律、檔案法規(guī)和黨的紀律，規(guī)范自己的行為；（5）要具備高度的安全意識；（6）要具備一定的溝通能力和表達能力等。

3.利用現(xiàn)代化手段，提供幫助，提高技術服務。學校檔案館計算機網絡、光盤、各種類數(shù)據(jù)庫和軟件等的使用令人眼花繚亂、目不暇接，很多用戶在使用時無從下手。為了讓廣大師生更有效地利用學校檔案館的檔案信息，應該加強對師生們相關知識的培訓：一是開展檔案檢索知識培訓，培養(yǎng)用戶對檔案獲取所需信息的能力。二是開展電子資源、網絡知識的教育培訓活動，使用戶能夠自我服務。如舉辦相關講座，向用戶培訓信息檢索與如何利用等知識，講座的內容可以是計算機信息檢索入門、因特網聯(lián)機數(shù)據(jù)庫檢索等，掌握各種搜索引擎的應用方法。網絡環(huán)境下檔案館進行檔案檢索、利用的手段較為齊全，標準化程度較高，檔案管理員可以通過網絡建立學校檔案館之間的館際互借、館際協(xié)作，實現(xiàn)聯(lián)機編目、互借、檢索，使學校檔案館之間實現(xiàn)資源共享。如，進入某學校檔案館的主頁就可以得到有關學校檔案館的介紹、館藏檔案資源布局、流通情況信息，還可以進行該館資源目錄、主題詞的查詢工作。

4.開展個性化服務，創(chuàng)建特色服務品牌。學校檔案館主要是為學校師生服務的機構，因此必須在信息查詢、檢索導航方面提高水平，以滿足師生的需求。網絡環(huán)境下，只有掌握了各類用戶的需求特點，才能有針對性地為特定用戶群提供他們需要的信息。檔案人員在用戶資料收集工作的基礎上，應結合檔案部門的實際情況，慎重進行用戶群的專業(yè)所屬性質的分類。個性化服務是學校檔案館服務向縱深發(fā)展的重要手段，它充分考慮用戶的個人特點和獨特的信息需求，體現(xiàn)了以人為本、用戶至上的服務理念。網絡環(huán)境下，廣大師生對信息的要求越來越高，他們不再滿足于不斷檢索出來的檔案線索和大量的原始信息，更希望檔案館能提供經過分析加工后的綜合性的甚至包含知識內容的增值信息。服務方式的細膩化、個性化、層次化，大大促進了檔案館服務質量的提高，而且也使學校檔案館更具吸引力，產生更好地為服務學校培養(yǎng)學生的隱形效益。

總之，隨著互聯(lián)網的發(fā)展，計算機應用技術的推廣和應用軟件的不斷開發(fā)，隨著人們對檔案深層次、有個性的服務要求，學校檔案館的建設必須適應變化和需要。一方面要增加投入，更新設備，以適應或滿足需要。另一方面，要積極更新檔案館工作人員的觀念，拓寬他們的知識，提高他們的素質。這樣既可以促進現(xiàn)代化檔案館建設，又可以為人們提供創(chuàng)新的檔案服務。