一、英國高校檔案管理體制

信息與技術服務中心檔案室主要負責保管行政檔案，而學生考試試卷、考試成績、財務檔案則由信息與技術服務中心記錄室負責管理，圖書館特藏檔案室以及游樂檔案室主要負責管理學生論文和手稿，在其游樂檔案室中，其館藏范圍是面向全英國，而不局限于謝菲爾德市或者謝菲爾德大學，收藏有大量文件、報紙、期刊、圖書、畫冊、圖片、海報等，其中有的還是19世紀留存下來的游樂檔案。在謝菲爾德大學的檔案管理中，其各個檔案管理機構之間不存在任何隸屬關系，也很少有業務往來。雖然英國高校中采取分散式檔案管理體制，但是分散的檔案管理機構并沒有直接影響到高校檔案資料的收集保存，而且各個檔案管理機構管理有序、分工協調，確保各類檔案的完整性和齊全性。

二、英國高校檔案管理資金來源

和高等教育經費來源一致，英國高校檔案管理經費來源渠道較為多元化，主要來自于社會捐贈和政府財政撥款。據統計，英國各個高校在2008年至2009學年度共收到5.32億英鎊的社會慈善基金，其中劍橋大學和牛津大學受到的社會捐贈數量最多。和劍橋大學、牛津大學等一流名校相比，一般高校受到社會捐贈數量就較為有限，甚至是杯水車薪。英國高校社會捐贈大部分來源于校友捐贈。在政府財政撥款方面，自從其聯合政府上臺以后，為了進一步削減公共支出，就對高校經費進行大幅削減，直接造成英國各個高校辦學經費日益緊張，其檔案管理經費同樣面臨著經費不足的問題。謝菲爾德大學雖然規定每年有7000萬英鎊的研究經費，但是在檔案管理方面沒有進行明確規定。在政府財政撥款辦學經費不斷削減的前提下，各個高校財政投入檔案管理經費也在不斷縮減，以至于一些高校不得不考慮將學費上漲，呼吁更多校友和社會人士捐贈，使其有更為充足的辦學經費。

三、英國高校檔案保管制度

在英國，曾經涌現出許多著名文學家、藝術家、科學家等，其珍貴書稿基本上都保存在高校圖書館中。例如在英國劍橋大學圖書館中，就藏有牛頓大量關于萬有引力、光學、微積分、運算等方面的珍貴手書書稿，還有哈定、克魯、鮑德溫等人論稿、學位論文、手稿等。在愛丁堡大學的圖書館中，珍藏著達爾文親手書寫的《物種起源》非常重要的一頁，這一頁曾經一直被夾在了音樂圖書館中的一部書中，直到一位圖書管理員發現了它。在格拉斯哥大學圖書館中，收藏著著名物理學家愛因斯坦的許多手稿，曼徹斯特大學圖書館中基本上收集了所有領域學術論文、研究專著，甚至還有從公元前3000年至今的100多萬部的檔案和學術手稿，伯明翰大學圖書館中收藏了大約300多萬份的檔案和手稿，諾丁漢大學圖書館收藏了大約100多萬份的期刊和各種書籍，在倫敦大學的圖書館中收藏著100多萬冊、4000多種語言價值連城、珍稀手稿、地圖、重要檔案等。

四、英國高校檔案管理技術

英國高校檔案管理技術十分先進，主要體現在以下幾個方面：第一，英國高校檔案管理在技術上十分注重實用性。特別是在信息化時代，數字檔案無疑已經逐漸取代傳統紙質檔案，傳統檔案管理原則和思想在指導數字檔案建設過程中已經不再適用。英國高校檔案管理人員十分重視數字檔案建設，更多選擇現代技術保存檔案，不僅有效保護了原始檔案，而且還可以對檔案資料進行有效利用，提供網上檔案查詢，實現高校檔案管理的良性循環。第二，英國高校檔案管理的開放性。英國人力成本較高，促使其檔案管理必須要進行現代化建設，其檔案網站建設就證明了。英國高校檔案管理網站網頁較為簡潔，主要內容就是提高檔案資料的查詢，高校師生都有可以查詢的賬號，在中央服務器上有自己的安全控件，不僅在校內可以查詢，校外同樣也可以對檔案資料進行查詢。第三，英國高校檔案資料的共享性。為了有效實現檔案資源共享、檔案原件保護，加強檔案利用，英國許多高校積極實施了高校檔案數字化建設。目前，英國的150多所高校，參與到了國家檔案資源共享合作計劃。在實施這個計劃以后，就可以實現檔案管理資源的共享和著錄標準的統一，為實現檔案管理資源共享奠定了基礎。例如，在英國的格拉斯哥大學中，其所建立的蘇格蘭高校檔案信息資源整合門戶網站，對蘇格蘭地區的十多所高校檔案信息資源進行整合，以數據庫和檢索工具為支撐，為英國高校的學生研究以及公眾檔案信息資源的查詢提供更為便捷服務，促使高校檔案資源共享。而且在一些高校檔案管理工作中，博物館、檔案館、圖書館、大學之間進行交流合作，共享各自檔案資源，具有很強的開放性特點。

五、英國高校檔案管理的服務性

1.英國高校檔案管理的休閑。英國著名檔案管理學者庫克認為，整個社會都應該把檔案館看成是一個文化機構，甚至被貼上了文化娛樂或消遣的標簽也是無可厚非的，而且檔案館與圖書館、博物館一樣，雖然和純粹的娛樂機構有著更為嚴肅的地方，但是它都屬于根據個人興趣活動，由社會建立起來的公共機構。在英國的一些高校檔案管理機構中，不僅提供一些檔案的復制品或原件查詢，而且還有檔案展覽、網上指南等二次檔案信息，查閱者可以在閱覽區邊休息邊查看。

2.英國高校檔案管理的親民。英國許多高校的檔案館都有專門為殘疾人準備的輪椅等設施，而且可以為查詢者免費提供紙筆等。為了始終保持檔案館內的安靜衛生整潔，檔案館內禁止任何人大聲喧嘩和隨意走動，甚至還有一些用墻壁隔斷的會議室，供檔案查閱者進行討論交流，只是這些會議室數量較少，需要提前預定。

3.英國檔案管理的便捷。在英國的許多高校檔案館內，都設有專門的計算機或者縮微閱讀器供查詢者使用，而且還可以通過電子郵件、信函、電話等多種方式與高校檔案館取得聯系，查詢相關檔案。高校檔案管理人員也會給予詳細解答，并且在法律允許的范圍內提供聯系人聯系方式或者郵箱，便于雙方的進一步溝通聯系。

4.英國檔案管理的平等。在英國所有高校中，無論檔案利用人員的國籍、年齡、種族、身份、地位如何不同，只要他們能夠提供合法證件，在檔案查詢中填寫檔案查詢理由，都可以直接進入到高校檔案館的公共瀏覽區域或開放的檔案室內進行檔案查詢利用。

5.英國高校檔案管理的合理。在英國的許多高校中，都有規定，在允許范圍內進行復印、翻拍檔案，對于那些特別珍貴的檔案需要由檔案館管理人員親自復制，而那些非珍貴檔案則可以由查詢者個人翻拍復印，但是必須是有軟鎮紙、托板等，嚴禁使用閃光燈。而且在高校檔案館內復印、翻拍、查詢檔案，除使用檔案館內的器材設備需要收費以外，其他一律免費。

六、英國高校檔案的借閱管理規定

雖然英國高校檔案管理注重服務，但是在檔案資料的保護方面也有著十分嚴格的要求。例如，牛津大學的檔案館就規定，在公共區域可以在線檢索目錄，并可以下載資料。但是在一些區域，只有得到書面許可的人員才可以進入查閱使用。英國高校檔案在節約方面的規定具有一定特點，首先就是十分注重對版權的保護，所有檔案利用者都必須要在其撰寫的出版物中注明檔案出處和引用部分，對于那些比較敏感的檔案信息還必須要得到檔案資料所有者的同意和授權。其次是十分注重對原件的保護，不允許檔案查閱人員將檔案直接帶出檔案館外，只允許摘錄和做筆記，不允許在檔案館內吃東西喝水，更不允許在檔案上做任何標記或折疊。

作者：丁愛華 單位：中州大學財務處