一、設置個人工作日志

學籍管理的日常工作十分繁雜與瑣碎，為了避免各項工作及細節的遺漏，本人在網絡個人終端建立了個人工作日志月各日常工作及其他臨時工作的日程、要求及簡要情況錄入其中隨時根據具體情況增加及刪改并將其設置為開機提醒狀態這樣就避免了遺漏問題并且根據日志對近期或遠期需待進行的工作和解決的問題有充足的預案時間。

二、設立學員補充檔案

每個學員從入學開始便建立了其學籍檔案，其內容包括學員整個學業過程中所有關鍵信息，這個檔案即使在學員畢業后都會保存在電大畢業生檔案中。但這個檔案保存的是學員基本信息相對簡單。為了便于工作本人對經手學籍的每個學員都建立了補充檔案，內容除了學員標準基本信息外，更多的是涉及學員學業過程中的一些關鍵補充信息。比如需補考科目、需繳費情況、電子圖像信息采集、學籍異動的申報材料、學員對各項通知的反饋等這樣就可以及時掌握每個學員的現實情況，以便有的放矢地對其進行要求、通知和指導使其順利地完成學業。具體的檔案模式可以選擇比較直觀的表格形式。表格前面部分是學員基本信息后面部分均可以根據需要進行增加和刪減海一項針對學員的工作都要增加一格格內是完成情況的標示加果需要還可以進行簡單的備注說明，這樣每個學員需完成項目均一目了然，便于任意時段的總結和有針對性的提醒和通知，也便于對任一學員當前和歷史的情況進行查詢。如學籍管理負責人調離此崗位，繼任者亦可通過此檔案對學員學籍管理情況迅速了解開展工作。

三、利用多種媒介和通訊工具建立通訊網

由于電大的辦學特點其學員大部分為不脫產學習簡單地說，利用自己工作之外的業余時間來學習。鑒于這種情況掌籍管理負責人與學員之間、學員與學員之間的通訊聯系就顯得十分重要，因為幾乎所有的通知都是靠這種通訊方式來進行的。在過去通訊不發達的年代，張貼布告通知、信件通知、電話通知是主要手段由于其各自的局限性，對學員的通知一直是讓學籍管理人員棘手的工作。而現今手機的普及、網絡各種即時通訊工具的應用使人們之間的聯系變得簡單方便。作為學籍管理者更應該利用這些工具完善通訊這項工作。本人在這項工作中采取了以下幾種方式$Jl用校訊通及時發布各項通知協助各班級建立QQ群，將所有通知在第一時間發布對于聯系困難的學員除以電話的方式主動聯系外池可在班級QQ群上求助他人進行聯系對學員聯系方式的變化及時通知相關人員變更信息，以加強相關人員的聯系最大限度做到通知的及時、準確使要通知的信息在相關人員之間形成多層次的、廣泛的傳播。

四、建立信息及時變更和核查的工作方式

由于電大學員的個人情況的多樣性海個人的情況、信息也在隨時變化，為了學籍管理工作的準確無誤就必須掌握當前最新的、最準確的學員資料信息。為了達成這個目的就必須及時收集最新信息、不斷更新資料、隨時對資料進行核查。首先對學員模糊的、可能已變更的信息要及時核實并立即變更存檔信息這樣就不會因為錯誤的原始信息的使用造成對后續工作的影響，因為一個錯誤信息所引起的連鎖反應在最終修正是很困難的。同時要定期和不定期地核查存檔信息，所謂不定期核查即每次信息變更后要核查此變更信息是否與已存檔其他信息存在不符合或沖突的情況加存在便需要再核實、再變更、再核查。所謂定期核查就是在每隔一段時間對存檔信息進行一次核查，主要目的是核查是否有信息變更遺漏的情況和信息變更錯誤的情況。

五、實施七步工作法

在學籍管理工作中，通知學員到達指定地點進行統一活動的工作也是最大的難點之一。學員工作時間、工作地點、家庭情況、社會情況均存在差異所以召集學員在統一時間地點進行諸如填表、圖像采集、信息核對等工作十分困難海次都有相當數量的人會因為遺忘、時間不允許、家庭原因等而耽誤而這些工作又是十分重要、不能遺漏的。為了最大限度地保證學員順利完成這些工作，本人在進行這些工作時采用七步工作法，并在實際工作中取得了良好效果。(1)在工作開展之前較長一段時間進行通知并要求其做好準備。(2)臨近一周前再次通知并對個別存在問題學員提醒使其提前解決存在問題并要求不能到達學員及時回復。(3)提前兩天再次通知。(4)當天對工作進行情況總結對學員完成情況進行梳理。(5)針對每個未完成學員情況告之其未完成原因和其后續需進行的工作通知其補漏的最終時間。(6)按期補漏。(7)總結并上報最終完成情況。通過這種反復的工作方式在實際進行類似工作時都取得了令人滿意的效果。

六、無障礙接待

由于學員多采用業余學習方式本身的工作、生活壓力大所以不能刻板地要求所有問題都要在正常工作8小時內解決。為了更好地解決學員的現實問題本人隨時接聽學員的來電問詢、匯報、反饋;同時盡可能多地通過網絡在線的方式及時和學員進行溝通。以上幾點即為本人幾年來從事電大學籍管理工作的一點體會和心得。想要做好這項工作保持嚴謹的工作態度是每一個從業人員所必須堅持的除此之外方法也是極為重要的大家不妨從設置個人工作日志、設立學員補充檔案、建立信息及時變更和核查的工作方式、實施七步工作法這些細節做起，同時根據自身情況總結出適合自己的工作方法。

七、總結

隨著電大向開放大學的過渡，所有電大人的思想意識也應該隨之提高作為從事學籍管理工作的人員加強服務意識也是將來最重要的個人素質培養和個人工作能力提高的手段，而上述在學籍管理工作中利用多種媒介和通訊工具建立通訊網、無障礙接待只是加強服務意識的點滴體現，更多的改進必須通過長期的工作實踐來完成，并使之滲透于工作的每個細節當中。

作者：宮志欣 單位：天津廣播電視大學河東分校