電子文件和電子檔案的法律效力目前已引起社會各界的關(guān)注，其原因一是電子文件產(chǎn)生的數(shù)量急劇增加，形式不斷翻新，已經(jīng)滲透到社會生活的方方面面;二是人們對電子文件和電子檔案的認(rèn)識還相對膚淺，加之信息技術(shù)的飛速發(fā)展，難以找到完全一致、一勞永逸的解決辦法。

一、電子文件及其法律效力概說

信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列;從社會生活的角度講，電子文件是人們在各種活動中以計算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的領(lǐng)域可分為兩種:一種是記錄人們在辦理公務(wù)、處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如OA(辦公自動化)、E一mail(電子信件)等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在;另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，例如CAD(計算機(jī)輔助設(shè)計)、CAM(計算機(jī)輔助制造)等，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。電子文件的主要特性有:應(yīng)用發(fā)展的階段性，對設(shè)備的依賴性，一定條件下信息與載體的相分離性，文件內(nèi)容的易更改性，文件的多媒體集成性，非實體歸檔的可能性，以及對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。除上述特性以外，電子文件還具有信息共享性、非直讀性、標(biāo)準(zhǔn)化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標(biāo)準(zhǔn)時，必須針對上述性質(zhì)采取措施。

鑒于電子文件的信息記錄形式與傳統(tǒng)載體文件信息記錄形式的種種差異，決定了對電子檔案原始性、真實性的認(rèn)識必須基于一種新的概念和新的確認(rèn)方法。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的內(nèi)容與其所依附的紙質(zhì)載體的不可分離、同生同滅的一體關(guān)系，文件的原始性是附著于文件的載體和載體上信息形式的原始性之中，這正是人們所熟知的“原件”的概念。“原件”的基本條件應(yīng)包括特定的文字、圖表、聲像等信息內(nèi)容以及記載信息的載體，該載體必須是由特定的作者，在特定的時空條件下制作完成的實體材料。若上述各項中的任何一項發(fā)生了變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。

然而，對于電子文件而言，由于其信息與載體的相分離性，信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)間的差異性、可變性及相對獨(dú)立性，已決定了電子文件的信息都是以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字編碼方式存在，信息內(nèi)容顯示或打印輸出的形式，包括排版格式、字體、字號、顏色等都將由操作者的需要和喜好所定，從而也決定了電子文件不再有信息形式的原始性。

電子文件和電子檔案的法律效力主要是指其作為證據(jù)在法律上的認(rèn)可問題。與傳統(tǒng)書面文件相比，電子文件有一定的不穩(wěn)定性，加之一些來自外界的對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的干擾，都可能造成它的丟失、損壞和更改，更增加了對其法律效力把握的難度。目前，要保證電子文件和電子檔案的法律效力，急需解決的一是法律確認(rèn)問題，二是技術(shù)問題。關(guān)于法律對電子文件證據(jù)的可接受性問題，1986年聯(lián)合國大會通過的《電子商務(wù)示范法》已明確承認(rèn)了數(shù)據(jù)電子文件有效性、可執(zhí)行性。第3條針對傳統(tǒng)法律范圍對于“原件”的要求做出適宜于電子文件的調(diào)整，規(guī)定在數(shù)據(jù)電子文件具備完整性、可靠性、可讀性條件下，即承認(rèn)其已符合法律對“原件”的要求。這條規(guī)定的目的是確定電子文件在法律訴訟中作為證據(jù)的可接受性和其證據(jù)價值。眾所周知，證據(jù)指的是任何證明、澄清或表明所涉及問題的事實真相的材料，因此在電子商務(wù)條件下，要證實電子文件的可靠性可能還存在一定難度。目前，主要從兩個方面著手解決此問題:第一，電子信息內(nèi)容的可靠性，這種可靠性是依據(jù)信息的來源和信息的完整性來論證的。第二，電子信息記錄的可靠性，即電子文件要真實記錄電子信息，主要是注意電子信息的記錄是如何發(fā)生、如何存儲、如何保存的。

確保電子文件的原始性、真實性是電子檔案原始性、真實性保障體系的基礎(chǔ)。在建立辦公自動化和檔案管理系統(tǒng)的工作中，應(yīng)考慮建立電子文件生命周期表的方式，從電子文件產(chǎn)生或接收的那一刻起，就有一張生命周期表和它終生相伴，并真實完整地記載它在“生命期”內(nèi)的全部活動情況和保存它的“成長變化”過程。在生命周期表運(yùn)行的過程中，系統(tǒng)采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫措施等來保證周期表內(nèi)所記信息和電子文件“成長過程”的準(zhǔn)確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時，檢驗其原始性、真實性、完整性的唯一依據(jù)和憑證。在商務(wù)活動中，為保證電子文件滿足法律上可接受性報索與實踐的要求，使之成為法律認(rèn)可證據(jù)，一般而言至少要采取以下步驟:采用“口令”傳送系統(tǒng)，保證傳送和接受電子商務(wù)信息的可靠性，收到信息之后要回函給對方確認(rèn)收到信息，并要對方核實所發(fā)出的信息是否屬實，確定儲存信息保管的記錄保管人，確信保管人所保管的信息記錄是完整無缺的，其保管方式日后不會有變動，確信電子商務(wù)通信系統(tǒng)是可靠的。

二、我國法律關(guān)于電子文件效力規(guī)定

我國的《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》、《行政訴訟法》和《合同法》中，都規(guī)定了“視聽資料”是證據(jù)的一個種類。視聽資料是指利用錄音、錄像磁帶反映的形象和聲音以及電子計算機(jī)儲存的數(shù)據(jù)來證明案件事實的證據(jù)，所以電子文件、電子數(shù)據(jù)在我國法律上的證據(jù)作用是確定無疑的。但是，法律條文中未明確視聽資料的定義、分類及具體審查方式和標(biāo)準(zhǔn)，僅在法學(xué)理論和法律實踐中對之有規(guī)定。僅憑借法律實踐的摸索和停留于法學(xué)理論的討論，可能會導(dǎo)致對于電子文件效力的疑義，或者由于審查電子文件證據(jù)效力的客觀標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格，導(dǎo)致將不符合證據(jù)資格的數(shù)據(jù)電子文件采納為證據(jù)。

(一)我國《民事訴訟法》第69條規(guī)定:“人民法院時視聽資料，應(yīng)當(dāng)辮別真?zhèn)危⒔Y(jié)合本案的其他證據(jù)，審查確定能否作為認(rèn)定事實的根據(jù)。”可見視聽資料屬間接證據(jù)的范疇，按照法理學(xué)的理論，間接證據(jù)必須和其他證據(jù)聯(lián)系在一起才能證明案件的主要事實。

當(dāng)然，電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)的制定決不是檔案部門一家的事，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、使用部門等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境比較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會更細(xì)致、周全、易于操作，娜威等國的“NOARK文件登記薄標(biāo)準(zhǔn)”，就是在ICA的檔案著錄規(guī)則基拙上針對電子文件管理的要求制定的。我國也制定了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項標(biāo)準(zhǔn)，前者主要是對CAD電子文件的光盤存儲和保管進(jìn)行規(guī)范，后者則是對公文類電子文件和電子檔案，從收集、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計等方面做出較細(xì)致的規(guī)定。