電子信息職稱范文談代建工程檔案的開展

　　摘 要：代建工程檔案是代業(yè)主(或建設(shè)方)在整個(gè)工程建設(shè)過程中包括從立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、建設(shè)、竣工驗(yàn)收備案等一系列活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價(jià)值的歷史記錄。做好工程檔案建檔工作是保證工程建成后工程建設(shè)檔案齊全完整進(jìn)館的關(guān)鍵。本文根據(jù)筆者多年來從事工程檔案工作，闡述如何有效促進(jìn)代建工程檔案的建檔工作，以供參考。

　　關(guān)鍵詞：代建制,工程檔案,建檔,論文發(fā)表,管理

　　實(shí)行“代建制”，將政府投資項(xiàng)目進(jìn)行適當(dāng)?shù)募小⒔y(tǒng)一管理，有利于提高政府投資項(xiàng)目管理的專業(yè)化水平，對于控制投資和提高投資效益可以發(fā)揮積極作用。是地方政府在改革政府投資項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施模式中的一項(xiàng)制度創(chuàng)新

　　政府投資項(xiàng)目“代建制”，是指政府投資項(xiàng)目經(jīng)過規(guī)定的程序，委托有相應(yīng)資質(zhì)的工程管理公司或具備相應(yīng)工程管理能力的其它企業(yè)，代理投資人或建設(shè)單位組織和管理項(xiàng)目的建設(shè)。

　　代建工程檔案是在整個(gè)工程建設(shè)過程中包括從立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、建設(shè)、竣工驗(yàn)收備案等一系列活動(dòng)中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的有價(jià)值的歷史記錄。做好工程檔案建檔工作是保證工程建成后工程建設(shè)檔案齊全完整進(jìn)館的關(guān)鍵。筆者以為要做好代建工程檔案的建檔工作，主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

　　一、積極做好工程檔案建檔準(zhǔn)備與提前介入工作

　　為保證工程建設(shè)資料歸檔的齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，從項(xiàng)目的提出及可行性研究階段開始，到委托招投標(biāo)、簽定各類合同，所產(chǎn)生的大量行政批復(fù)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的文件、圖表，檔案部門就要做到積極參與，認(rèn)真做好工程建檔前的準(zhǔn)備工作。

　　1、首先，建立健全代建工程檔案工作規(guī)章制度。所謂“不以規(guī)矩，不成方圓”，必要的規(guī)章制度是搞好檔案工作的關(guān)鍵，代建單位要結(jié)合自己的實(shí)際情況，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，工程檔案工作規(guī)范，崗位職責(zé)等。用工作規(guī)范來促使工程檔案工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，在檔案的整理過程中不僅要根據(jù)基建材料的形成規(guī)律與特點(diǎn)，按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328----2001)進(jìn)行整理，還要根據(jù)建設(shè)單位所屬行業(yè)檔案實(shí)體分類的特點(diǎn)，結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際，按年度與單項(xiàng)工程去設(shè)置類目，以確保工程檔案整理的科學(xué)化和規(guī)范化。用崗位職責(zé)來明確檔案專(兼)職人員各應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù)，避免工作中的扯皮球現(xiàn)象。

　　2、做好組織協(xié)調(diào)統(tǒng)一工作。資料工作交底，代建單位在施工總包單位進(jìn)場開始施工前，必須組織各施工總包單位進(jìn)行交底工作，內(nèi)容包括：該工程項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)(如爭創(chuàng)魯班或省優(yōu)良樣板等)，資料質(zhì)量要求，工作過程的控制，預(yù)防資料工作通病問題。

　　其次，建立檔案工作人員、責(zé)任網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖。合理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)是開展工程檔案建檔工作以及整個(gè)工程建設(shè)過程檔案收集齊全、整理規(guī)范的有力保證。同時(shí)也是將檔案工作落實(shí)到人，明確個(gè)人職責(zé)，因此，代建檔案部門應(yīng)與各施工總包單位的項(xiàng)目經(jīng)理、兼職(專職)檔案人員及時(shí)溝通、協(xié)商將每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建立起來。也就是在同一個(gè)工程項(xiàng)目中各參與的施工單位確定后，就及時(shí)明確每一個(gè)參與施工單位必須形成資料的項(xiàng)目經(jīng)理與具體負(fù)責(zé)管理資料人員名單。

　　第三，做好工程參與施工單位資料人員的檔案室業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。在每年的工程建設(shè)中不同的建設(shè)項(xiàng)目往往通過招標(biāo)的形式，由具備資質(zhì)的不同中標(biāo)單位獲得不同建設(shè)的承建權(quán)，同一個(gè)施工單位在一年內(nèi)也會(huì)獲得不同建設(shè)單位的承建權(quán)面不同的建設(shè)單位對資料的收集整理要求也不盡一致，因此，在檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建立起來后，及時(shí)組織工程參與施工單位資料人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是一項(xiàng)非常重要的工作。為節(jié)省時(shí)間，可以將同一時(shí)期開工的不同的施工單位、監(jiān)理單位的資料負(fù)責(zé)人員集中起來進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，在培訓(xùn)中將本單位檔案工作規(guī)章制度、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間、歸檔要求、檔案人員進(jìn)行檔案資料預(yù)驗(yàn)收時(shí)間、檔案工作規(guī)范等都一一地講解清楚。使資料人員有的放矢地開展工作，避免了工程竣工后出現(xiàn)復(fù)印件過多、整理格式不規(guī)范等現(xiàn)象。

　　二、做好工程檔案全程跟蹤、同步管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

　　工程檔案工作從工程建設(shè)的提出、可行性研究、論證到計(jì)劃審批，從計(jì)劃安排、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、報(bào)建、施工、竣工驗(yàn)收到交付使用，每一個(gè)階段，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的資料產(chǎn)生，因此，要求檔案專(兼)職人員對每一個(gè)階段，每一個(gè)環(huán)節(jié)中可能形成的資料要做到心中有數(shù)，按工程進(jìn)度同期收集，按工程的重要程度結(jié)合專業(yè)、密級安全存放。隨時(shí)關(guān)注工程建設(shè)的進(jìn)度以及與相關(guān)單位資料管理人員收集資料的情況并與之保持密切的聯(lián)系，代建設(shè)單位要負(fù)責(zé)組織業(yè)主、監(jiān)理、施工總包單位定期檢查活動(dòng)，及時(shí)指導(dǎo)與檢查文件材料收集是否完整、整理是否規(guī)范。對碰到的檔案整理中的問題給予及時(shí)指導(dǎo)解決，避免資料驗(yàn)收時(shí)大量案卷的重復(fù)返工現(xiàn)象，也避免了資料的散失。

　　為了有效地提高和保證工程資料的整體水平，應(yīng)積極地推行文件資料與工程進(jìn)度“同步”管理原則。即工程建設(shè)開始與建檔工作同步進(jìn)行、工程建設(shè)過程與工程資料的積累、整理、檢查工作同步進(jìn)行;工程竣工驗(yàn)收后提交二套原件(一套歸城市建設(shè)檔案館保存、一 套建設(shè)單位保存)合格的工程檔案與驗(yàn)收同步進(jìn)行。使工程檔案從最初收集、積累、整理到最后的資料竣工驗(yàn)收，每一步都與工程建設(shè)進(jìn)度同步，保證工程檔案的齊全、完整與系統(tǒng)。

　　三、做好工程檔案歸檔檢查與利用工作

　　“歸檔”是檔案進(jìn)入檔案館的最后一道關(guān)口，做好檔案的歸檔檢查工作是保證進(jìn)館檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

　　首先，做好歸檔前的鑒定工作。根據(jù)基建工程檔案歸檔范圍，結(jié)合城市規(guī)劃與建設(shè)檔案歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，將不屬于歸檔范圍或?qū)窈蠼ㄖ锏木S護(hù)改建、擴(kuò)建與管理沒有參考價(jià)值的部分及時(shí)剔除。對應(yīng)歸檔部分的檔案保管期限劃分是否合適，不同期限的資料是否有混裝等現(xiàn)象進(jìn)行重點(diǎn)檢查及更正。

　　其次，做好歸檔案卷質(zhì)量檢查工作。案卷質(zhì)量是檔案工作好壞的的衡量標(biāo)準(zhǔn)，通常存在書寫材料不合格，分類不當(dāng)，卷內(nèi)目錄與案卷標(biāo)題擬寫不清楚不能有效地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容、文件材料不齊全、關(guān)聯(lián)性差等到問題，因此，在案卷質(zhì)量的檢查中要重點(diǎn)就可能出現(xiàn)問題或常常出現(xiàn)問題部分材料的進(jìn)行重點(diǎn)檢查與把關(guān)。

　　第三，完善工程檔案的歸檔程序。工程檔案的形成周期較長，短則數(shù)月，長則數(shù)年，因此，檔案部門應(yīng)該明確歸檔的具體時(shí)間要求。已歸檔的資料應(yīng)做好歸檔移交待續(xù)的簽收審核工作，并由專人負(fù)責(zé)管理，妥善保管，以便施工中隨時(shí)的查用。

　　四、加快工程檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作

　　在工程建設(shè)行業(yè)，設(shè)計(jì)領(lǐng)域是計(jì)算機(jī)應(yīng)用較早、程度較高的領(lǐng)域。目前很多的設(shè)計(jì)部門計(jì)算機(jī)出圖率達(dá)到90%以上，甲級設(shè)計(jì)單位已達(dá)到100%。隨著電子文件技術(shù)應(yīng)用的深入和整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目信息化的推進(jìn)，如何有組織管理，逐漸積累數(shù)量龐大的又以電子介質(zhì)和紙質(zhì)形式并存的建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，成為今后工程檔案管理首先要解決的問題。筆者以為工程檔案的數(shù)字化是趨勢所向，主要包括兩方面的內(nèi)容;一是對現(xiàn)有館藏工程檔案室的數(shù)字化，即將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案掃描。目前情況下，應(yīng)將工作重點(diǎn)放在工程建成后利用頻繁、而目前設(shè)計(jì)或施工單位又有數(shù)字化基礎(chǔ)的資料收集上，尤其是在CAD等到各類制圖軟件上形成的設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)圖以及在設(shè)計(jì)圖基礎(chǔ)上形成竣工階段的竣工圖，應(yīng)作為工程檔案數(shù)字化的重點(diǎn)來抓這樣一方面充分利用了各參與建設(shè)單位已有的基礎(chǔ)來促進(jìn)或帶動(dòng)建設(shè)單位檔案的數(shù)字化，同時(shí)也使檔案館節(jié)約了人力、物力、財(cái)力。具體的做法，可以采用光盤形式進(jìn)行歸檔，并且在工程項(xiàng)目招標(biāo)書中就注明，中標(biāo)部門必須提供紙質(zhì)與電子版兩套相同的圖紙，在工程竣工后移交建設(shè)單位檔案館保存。這樣不僅為今后方便快捷地查找利用提供了可能，也避免原件的頻繁利用。

　　綜上所述，做好代建工程檔案工作，任重而道遠(yuǎn)，正因?yàn)橹攸c(diǎn)工程檔案的重要性以及責(zé)任的重大，更需要代建工程檔案建檔工作的有效開展，檔案人員更應(yīng)積極主動(dòng)地提前介入其中，積極做好工程檔案的建檔工作，確保工程竣工后檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，為業(yè)主、或使用方工程再建設(shè)以及維修、改建、擴(kuò)建、產(chǎn)權(quán)維護(hù)、土地使用、審計(jì)等到工作做堅(jiān)實(shí)的后盾。