電子信息評(píng)職論文信息數(shù)字化高校檔案管理

　　摘 要：把信息數(shù)字化應(yīng)用到高校檔案管理工作中，是社會(huì)經(jīng)發(fā)展的需要，也是推動(dòng)社會(huì)整體發(fā)展的有效手段。信息數(shù)字化與高校檔案管理工作的日益、緊密結(jié)合，促使人們更加重視此問題的研究。信息數(shù)字化的高校檔案管理工作可以提高檔案管理工作的效率，提高高校檔案的完整程度，方便查詢，利于保密。信息數(shù)字化高校檔案管理工作要有相應(yīng)的硬件設(shè)施，還要有高素質(zhì)的檔案管理人才，惟有如此，才能利用信息數(shù)字化技術(shù)，做好高校檔案管理工作。

　　關(guān)鍵詞：信息化,數(shù)字化,高校檔案,檔案管理

　　社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷推陳出新，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)這一人類社會(huì)飛躍發(fā)展的產(chǎn)物，已經(jīng)普及化，在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用。充分運(yùn)用電子信息化的性能，發(fā)揮其管理方面的優(yōu)勢(shì)，把信息數(shù)字化應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅是推動(dòng)社會(huì)整體發(fā)展的有效手段，而且也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。做好高校檔案的管理工作，對(duì)于我國教育事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展都有著重要的意義，本文擬對(duì)現(xiàn)階段我國信息數(shù)字化檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行論述，以期望把信息數(shù)化高校檔案管理工作做的更好。

　　1 信息數(shù)字化與高校檔案管理工作的結(jié)合

　　保持檔案的完整性是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，保持檔案完好，便于日后檢索，對(duì)實(shí)現(xiàn)高校檔案的最大價(jià)值，具有重要意義。而做好高校檔案的管理工作，保證高校檔案的正常使用，也是對(duì)高校檔案管理人員的基本要求。伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，數(shù)字信息化技術(shù)也逐漸在各管理領(lǐng)域中普及，計(jì)算機(jī)軟件管理作為現(xiàn)刊發(fā)達(dá)的管理技術(shù)和管理手段，逐漸地被廣泛應(yīng)用于高校各管理領(lǐng)域中，其中，電子檔案作為信息數(shù)字化檔案管理的主要內(nèi)容，在高校檔案管理中的作用尤為突出。信息數(shù)字化使高校檔案管理工作中保持檔案的完整性以及檔案的日常管理和使用變得非常容易，因此，高校檔案的信息數(shù)字化管理，成為現(xiàn)階段高校檔案管理的主要內(nèi)容，尤其是以信息數(shù)字化技術(shù)為基本管理方式的高校檔案管理，發(fā)揮其在傳播上的便捷，使其在現(xiàn)階段的高校檔案管理工作中已經(jīng)普遍運(yùn)用。而且，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的普及，信息資源共享等技術(shù)也充分應(yīng)用到現(xiàn)代高校檔案管理中，使高校檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)不斷改進(jìn)升級(jí)，在現(xiàn)代高校檔案管理中發(fā)揮出重要作用。

　　2 信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的作用

　　隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息數(shù)字化管理技術(shù)，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作之中，并且成為現(xiàn)代高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行高校檔案管理有諸多優(yōu)勢(shì)，相對(duì)于傳統(tǒng)的高校檔案管理，有如下的特點(diǎn)。

　　2.1可以提高檔案管理工作的效率

　　將信息數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，它的處理方式由紙質(zhì)檔案的集中立卷發(fā)展為平時(shí)對(duì)文件的及時(shí)處理。這樣的檔案管理方式，不僅能夠使過去應(yīng)用紙質(zhì)檔案進(jìn)行資料分類的工作方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)可以進(jìn)行檔案資料整理的工作方式，還能夠在平時(shí)文件歸類時(shí)，對(duì)檔案資料進(jìn)行補(bǔ)漏，而且，不會(huì)造成檔案資料的長期堆積。及時(shí)整理、歸類資料文件能夠使資料檢索變得更加方便。同時(shí)，在原有檔案文件中插入新文件也很方便。相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的方式，信息數(shù)字化的管理方式顯示出其超高的工作效率，工作過程也更加方便。

　　2.2可以提高高校檔案的完整程度

　　在利用信息數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，可以使用數(shù)碼相機(jī)與掃描儀等工具對(duì)原文進(jìn)行掃描，將經(jīng)過掃描的檔案圖片存放于高校檔案管理的電腦系統(tǒng)中。用這樣的方法，不僅可以有效查看高校檔案中的電子文件，還可以對(duì)原檔案進(jìn)行更直觀的查看。這種信息數(shù)字化檔案管理的技術(shù)與紙質(zhì)檔案管理相比較來說，能夠更好的防止資料的丟失與腐爛，還能夠?qū)υ倪M(jìn)行更好的保存。

　　2.3可以方便高校檔案資料的查詢

　　將信息數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，一旦需要對(duì)資料進(jìn)行查找時(shí)，可以使用系統(tǒng)中的高級(jí)檢索和模糊檢索這些功能，使高校檔案資料查找更加快速便捷。而且還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料庫遠(yuǎn)程的管理和查詢，這樣就能夠方便在異地時(shí)對(duì)資料進(jìn)行查詢，并且能夠使檔案發(fā)揮出更大作用。

　　2.4有利于高校檔案的保密

　　在進(jìn)行信息數(shù)字化檔案管理的時(shí)候，可以利用設(shè)置權(quán)限的方式，對(duì)閱讀和使用檔案的級(jí)別來進(jìn)行一個(gè)權(quán)限設(shè)置的方式來分級(jí)管理。這樣不僅能夠記錄調(diào)用資料的情況，還能實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理人員對(duì)相關(guān)資料的有效保護(hù)。

　　3 高校信息數(shù)字化檔案管理的的實(shí)施

　　將信息數(shù)字化檔案管理技術(shù)充分應(yīng)用到現(xiàn)階段高校的檔案管理工作中，一定要有相關(guān)的管理模式和配套設(shè)施，因此，高校信息數(shù)字化檔案管理的整體開發(fā)和應(yīng)用十分必要。

　　3.1要有相應(yīng)的硬件設(shè)施

　　高校信息數(shù)字化檔案管理工作，要有有效管理系統(tǒng)的軟硬件。在將信息數(shù)字化的管理技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中的時(shí)候，相關(guān)的技術(shù)配套及設(shè)施是不可以缺少的，如電子計(jì)算機(jī)的相關(guān)管理軟件和各種類型的硬件存儲(chǔ)設(shè)備，信息存儲(chǔ)設(shè)備，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，路由器，寬帶及高安全系統(tǒng)等。而作為高校，還應(yīng)根據(jù)自身的特殊情況對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和開發(fā)，開發(fā)一套符合自身教育發(fā)展的檔案管理軟件。高校的檔案管理體系，就是進(jìn)行高校信息數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)，將各種管理設(shè)備進(jìn)行合理的完善，更是進(jìn)行高校信息數(shù)字化檔案管理的重要內(nèi)容。

　　3.2要有高素質(zhì)的檔案管理人才

　　高校信息數(shù)字化的檔案管理工作，還要注重高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)。信息數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理中，作為一項(xiàng)技術(shù)難度較大的管理工作，在相關(guān)管理人員的培養(yǎng)上，也是相當(dāng)重要的。對(duì)于現(xiàn)代信息數(shù)字化檔案管理技術(shù)來說，簡單的人員管理模式，已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的高校檔案管理要求，不僅在信息處理上很難滿足要求，在大量信息的處理和研究分析上，也需要必要的數(shù)據(jù)庫維護(hù)和管理，因此，專業(yè)的管理人才需求量極大，而且對(duì)其綜合素質(zhì)的要求也相當(dāng)高，所以，高校的信息數(shù)字化高校檔案管理工作要順利進(jìn)行，需要一個(gè)具備專業(yè)素質(zhì)和技能的管理人才隊(duì)伍，確保高校信息數(shù)字化檔案管理工作發(fā)揮其最大的效用。

　　4結(jié)束語

　　隨著現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)也不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息數(shù)字化管理，是一項(xiàng)十分艱巨的管理工作，也是推動(dòng)教育事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是現(xiàn)代科技和教育相結(jié)合的大勢(shì)所趨。而且，隨著社會(huì)發(fā)展的全球化，高校檔案管理工作在資源共享方面也會(huì)逐漸向前發(fā)展，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化和網(wǎng)絡(luò)資源共享，推動(dòng)高校檔案管理工作，是現(xiàn)代高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的重要發(fā)展方向，更是當(dāng)前高等院校檔案管理工作的發(fā)展方向，所以，充分利用網(wǎng)絡(luò)電子信息化，完善高校檔案管理工作，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人類社會(huì)進(jìn)步，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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