作者：李維 單位：重慶市長壽區(qū)疾病預(yù)防控制中心

衛(wèi)生檢驗(yàn)是疾控中心的一項(xiàng)重要工作,它不單是提供檢測數(shù)據(jù),而且要提供科學(xué)規(guī)范的檢驗(yàn)報(bào)告書。如何方便快捷地將實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)以檢驗(yàn)報(bào)告書的形式傳遞給服務(wù)對象,這是每一個(gè)檢驗(yàn)工作者都應(yīng)思考的問題。隨著電腦的普及,電子報(bào)告書早已實(shí)現(xiàn),可是,一直以來,由于基層疾控中心缺乏相應(yīng)的工作軟件,檢驗(yàn)報(bào)告大多都是以單個(gè)的Word文檔格式打印,數(shù)據(jù)的保存顯得不很規(guī)范。本文將介紹:運(yùn)用Word的郵件合并功能,將Word文檔和Excel數(shù)據(jù)表有機(jī)據(jù)結(jié)合起來,減少重復(fù)輸入,既規(guī)范保存實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)又提高工作效率[1]。

1“郵件合并”功能簡介

所謂“郵件合并”就是將一批收件人姓名、收件人地址、郵政編碼等要素合并到內(nèi)容相對固定的文檔中的過程。郵件合并工具欄常用命令按鈕有“設(shè)置文檔類型”、“打開數(shù)據(jù)源”、“收件人”、“插入域”、“插入Word域”、“插看合并數(shù)據(jù)”、“合并到新文檔”、“合并到打印機(jī)”等。相對于衛(wèi)生檢驗(yàn)來說,這里的收件人姓名、收件人地址、郵政編碼等就相當(dāng)于樣品編號、樣品名稱、收樣日期、檢驗(yàn)日期、報(bào)告日期等。因此,本文所講的“郵件合并”就是將有著固定格式的檢驗(yàn)報(bào)告Word文檔與裝有許多信息的Excel數(shù)據(jù)表有機(jī)結(jié)合起來。

2“郵件合并”過程

2.1打開或新建一個(gè)文檔,按規(guī)范設(shè)計(jì)檢驗(yàn)報(bào)告書的格式。在需要從數(shù)據(jù)表中提取信息的地方(如圖2中*部分)留夠空格,以便能裝下所提取的內(nèi)容。設(shè)計(jì)好的檢驗(yàn)報(bào)告書應(yīng)包括樣品信息和檢測結(jié)果信息,保存為“**報(bào)告模式”,如圖2,并退出Word程序。

2.2啟動Excel程序,設(shè)計(jì)Excel數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表,將報(bào)告中的所有可變信息,如“樣品名稱”、“受檢單位”、“色度”、“濁度”、“總硬度”等,都以字段名的形式在第一行的不同列中輸入。然后從第二行開始逐一錄入與“字段名”相應(yīng)的“記錄”。如圖3:待將所有樣品的信息錄入完后,保存表格并退出Excel程序。

2.3打開已設(shè)計(jì)好的“**報(bào)告模式”,通過“工具”、“信函與郵件”、“郵件合并”啟動Word郵件合并功能。接著文檔的右側(cè)出現(xiàn)合并向?qū)?并提示選擇文檔類型,默選“信函”;選擇開始文檔,“使用當(dāng)前文檔”;選取收件人,通過“瀏覽”按鈕查找到已建好的Excel數(shù)據(jù)表格并“確定”;“撰寫信函”,在設(shè)計(jì)好的文檔格式中,運(yùn)用郵件合并工俱欄的“插入域”按鈕逐一將Excel數(shù)據(jù)表中“字段名”合并到報(bào)告文檔中,如圖所示,圖中有《》的內(nèi)容就是Excel表中的“字段名”;“預(yù)覽信函”,查看所有“記錄”在報(bào)告中的再現(xiàn)情況,并復(fù)核有無錯(cuò)誤;最后“完成合并”,保存此報(bào)告格式,即得到“**報(bào)告合并文檔”。

3“郵件合并”報(bào)告打印

打開一個(gè)“**報(bào)告合并文檔”,點(diǎn)擊如圖4中的“是”,自動啟動相應(yīng)的Excel表,并將數(shù)據(jù)表中的一行行記錄轉(zhuǎn)換成一頁頁的報(bào)告書,選擇需要打印的記錄,進(jìn)行逐條打印,或?qū)⒋?ldquo;合并到打印機(jī)”,不選擇“逐份打印”,設(shè)定打印份數(shù),讓打印機(jī)自動連續(xù)打印。

4討論

在Excel表中錄入數(shù)字時(shí),均用文本格式,不然合并文檔中會出現(xiàn)一些解釋不了的錯(cuò)誤。進(jìn)行郵件合并時(shí)必須關(guān)閉Excel數(shù)據(jù)表,合并完成后,要查看Excel數(shù)據(jù)表中記錄時(shí),也必須關(guān)閉“**報(bào)告合并文檔”。完成郵件合并后,Excel數(shù)據(jù)源表的存放位置不得改變,否則打開一個(gè)“**報(bào)告合并文檔”時(shí),點(diǎn)擊圖4中的“是”,不能自動連接Excel數(shù)據(jù)源表。檢驗(yàn)報(bào)告格式會有較多的模式,這是因?yàn)椴煌瑯悠?檢測的項(xiàng)目不同,在工作中須分門別類,仔細(xì)設(shè)計(jì),并取好文檔名。不同模式的報(bào)告格式可以共用一個(gè)Excel數(shù)據(jù)源表。Word郵件合并功能有廣泛的運(yùn)用[2],不僅是上面講到的定量報(bào)告,對于一些定性報(bào)告,比如餐具報(bào)告、HIV初篩檢測報(bào)告等,運(yùn)用此功能顯得尤其方便。另外只要是打印格式固定,內(nèi)容有變的文檔均可,如獎(jiǎng)狀、請柬、明信片等。