本文作者：袁志海 單位：吉林省長(zhǎng)春市城建檔案館

城建檔案資源的基礎(chǔ)管理工作中存在的問題

城建檔案管理工作對(duì)于一個(gè)城市而言具有極其重大的意義，因此，必須加強(qiáng)對(duì)于城建檔案資源基礎(chǔ)管理工作的研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，以便于為城市建設(shè)發(fā)展提供切實(shí)有效的信息。城建檔案資源的基礎(chǔ)管理工作中的問題，最為明顯的一個(gè)就是檔案館的問題。目前我國(guó)城建檔案檔案館普遍存在著檔案資源館藏單一和種類不全的問題。專業(yè)的城建檔案館所藏的檔案往往呈現(xiàn)出數(shù)量眾多、復(fù)雜混亂的問題，這些問題使得檔案館工作人員對(duì)于檔案資源的管理和利用落于一種滯后的狀態(tài)，城建檔案資源只是作為一些文字留存在檔案館里，卻不能充分地發(fā)揮其作用。再者，城建檔案基礎(chǔ)管理工作中表現(xiàn)出來的問題，還體現(xiàn)在檔案管理人員對(duì)于檔案信息收集的缺乏上。許多建設(shè)單位根本就沒有維護(hù)城建檔案管理工作的意識(shí)，在實(shí)施建設(shè)過程中不注意對(duì)于建設(shè)信息的收集整理，一些上交的檔案資源也只是一種比較零散的記錄，很多重要的信息資源都無法涵蓋在內(nèi)。檔案管理工作人員對(duì)于這些信息更是無從收集，這就導(dǎo)致了檔案資源管理工作中信息管理的不系統(tǒng)以及使用時(shí)信息的缺失問題。此外，檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性也是城建檔案基礎(chǔ)管理工作中不可忽視的一個(gè)問題。檔案信息資源是一種信息量大而且紛繁復(fù)雜的事物，檔案管理工作人員在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)往往不能夠做到及時(shí)有效的整合，而且各個(gè)階段的信息資源也不能做到高效的連接，這就使得檔案管理工作處于一種隨意性狀態(tài)，而不能歸于一種協(xié)調(diào)運(yùn)行的系統(tǒng)中。檔案信息資源由于在進(jìn)行信息收集、整理、錄入、保管等基礎(chǔ)工作時(shí)缺乏系統(tǒng)性的管理及連接，通常就會(huì)產(chǎn)生案卷混亂不齊的問題，從而造成使用時(shí)的不便。

完善城建檔案資源基礎(chǔ)管理工作的措施

城市檔案信息資源的基礎(chǔ)管理工作中問題的存在，在極大程度上影響了工作人員的使用，從而也導(dǎo)致了其作用發(fā)揮的缺失。因此，國(guó)家相關(guān)工作部門一定要加強(qiáng)措施加大對(duì)城建檔案資源的基礎(chǔ)管理工作。加強(qiáng)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)完善城建檔案管理基礎(chǔ)工作必須從檔案基礎(chǔ)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做起，努力地提高檔案基礎(chǔ)管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。首先，在收集檔案信息資源時(shí)，相關(guān)檔案資源管理部門必須對(duì)城市建設(shè)單位進(jìn)行一定的檔案信息收集指導(dǎo)工作，然后及時(shí)地督促建設(shè)單位將各種信息按照檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)化要求落實(shí)好；還要在城市建設(shè)單位上交檔案信息時(shí)，對(duì)這些信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查，以保證檔案信息資源的完整齊全以及精確性。其次，檔案管理工作人員必須制定一個(gè)完善的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案整理工作。檔案工作人員在整理檔案時(shí)可以對(duì)不同的檔案采用不同的標(biāo)記方法，然后再對(duì)這些有相同標(biāo)記的檔案資源按照另外的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)的歸納整理，使每一部分的檔案資源在使用時(shí)都有章可循。最后，檔案管理工作人員還必須對(duì)檔案資源實(shí)行信息化的管理，嚴(yán)格按照國(guó)家的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，將檔案信息歸納整合進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息化的辦公，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)對(duì)于這些檔案信息的歸納整理分類工作。

加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，提高檔案管理工作質(zhì)量檔案管理工作人員對(duì)于檔案基礎(chǔ)管理工作而言，是至關(guān)重要的管理主體，要完善城建檔案管理基礎(chǔ)工作，就必須提高工作人員的素質(zhì)。首先，工作部門必須加強(qiáng)對(duì)于工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，使每一個(gè)工作人員都能夠達(dá)到對(duì)于工作任務(wù)的熟練精準(zhǔn)的操作。其次，還必須加強(qiáng)對(duì)工作人員其他方面素質(zhì)的培養(yǎng)，比如與建設(shè)工作相關(guān)的一些知識(shí)信息的教育，使工作人員在整理信息時(shí)能夠達(dá)到對(duì)于信息的正確認(rèn)知，以便于更好地進(jìn)行整理。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對(duì)于工作人員的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)的教育也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質(zhì)量是檔案管理工作中最為重要的一個(gè)工作任務(wù)。城市建設(shè)需要的及時(shí)有效的信息，檔案管理工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)就必須實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息資源的系統(tǒng)化歸類，完善檔案信息資源標(biāo)目工作，加強(qiáng)檔案信息資源的準(zhǔn)確性。這樣以來，工作人員才能夠在使用檔案時(shí)，做到對(duì)于檔案的得心應(yīng)手的應(yīng)用，從而充分發(fā)揮檔案信息資源管理工作對(duì)于城市建設(shè)的重要意義。對(duì)于一個(gè)城市的健康發(fā)展而言，以往的檔案信息資源是一種極為有效的理論指導(dǎo)，在城市建設(shè)過程中必須加大對(duì)于檔案信息資源的利用程度，使檔案信息資源發(fā)揮其應(yīng)有的作用。而城建檔案信息資源的基礎(chǔ)管理工作作為檔案管理工作中至關(guān)重要的一部分，工作人員必須加強(qiáng)對(duì)其的研究，努力發(fā)現(xiàn)新的對(duì)策及途徑實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息良好的基礎(chǔ)管理。