一、傳統出版的管理模式

目前出版社的傳統管理有以下幾個特點:第一,出版社的管理結構是自上而下的金字塔式。社領導構成出版單位的決策層,最高決策者通常有兩人——社長和總編輯,他們從不同的角度對出版社的發展進行決策。社長主要考慮經營問題,總編輯主要研究選題的結構并負責組織書稿加工。第二,部門負責人形成出版社的管理層。具體負責本部門工作實施和部門之間的協調,各部門之間是平行且獨立的。第三,出版社把所有工作任務分段劃歸不同部門。部門按照工作量安排工作人員,工作人員只負責完成自己的任務,無權調配部門的資源。第四,管理過程中的信息必須經過兩次傳遞。一線員工了解信息后層層上報,決策層制定方案后再層層下達。

在出版社職能性的組織結構中,每一項業務職能有一個專門的部門,資源分散在各個部門。各部門員工的工作內容僅僅局限于那些直接與本部門相關的業務,如編輯人員大多只關注如何加工好書稿,很少了解圖書的上架率以及銷售、退貨、庫存情況;而發行人員更多地關心圖書的銷售,很少了解圖書本身的內容價值。這種職能導向的組織結構,適合運作在某一個部門就能完成的項目,或是那些可以被分解成獨立的、不需要跨部門合作的項目。但是,從圖書出版的本質講,圖書的選題策劃不僅僅是簡單的選題設計、內容編寫、版式設計、封面設計等要素的簡單拼湊,還包括市場調研、圖書產品的包裝、推廣宣傳、營銷、市場信息反饋等工作,它是在創意向圖書作品的轉化過程中,對各個環節預先進行的一系列策劃設計。從這個角度來說,每一個選題都是一個跨部門的“項目”,若在職能型架構下運作,質量和效果很難保證。

二、傳統出版實行項目管理的必要性

所謂管理包含領導、組織、用人、計劃、控制等五項主要工作。項目管理的基本特性:(1)項目管理的普遍性:項目作為一種一次性和獨特性的社會活動而普遍存在于我們人類社會的各項活動之中,甚至可以說是人類現有的各種物質文化成果最初都是通過項目的方式實現的,因為現有各種運營所依靠的設施與條件最初都是靠項目活動建設或開發的。(2)項目管理的目的性:項目管理的目的性要通過開展項目管理活動去保證滿足或超越項目有關各方面明確提出的項目目標或指標和滿足項目有關各方未明確規定的潛在需求和追求。(3)項目管理的獨特性:項目管理的獨特性是項目管理不同于一般的企業生產運營管理,也不同于常規的政府和獨特的管理內容,是一種完全不同的管理活動。(4)項目管理的集成性:項目管理的集成性是項目的管理中必須根據具體項目各要素或各專業之間的配置關系做好集成性的管理,而不能孤立地開展項目各個專業或專業的獨立管理。(5)項目管理的創新性包括兩層含義,其一是指項目管理是對于創新(項目所包含的創新之處)的管理,其二是指任何一個項目的管理都沒有一成不變的模式和方法,都需要通過管理創新去實現對于具體項目的有效管理。當前,出版社正面臨從以內容提供為中心向以服務客戶為中心轉變,圖書市場出現供大于求的局面,同行業的競爭激烈,潛在競爭者(工作室、民營書商)和替代品(網絡出版及其他介質的出版物)突起;與此同時,國外大出版集團紛紛進入國內圖書市場,利用大資本運營和最新穎的管理模式和最先進的市場競爭手段,我國長久以來形成的傳統出版流程已不適應新的要求。出版業應按照市場經濟的規律來改造和提升原有的出版流程,引入先進的項目管理模式。

出版社實施項目管理,可以培養出版工作者的市場競爭意識、風險意識、創新意識、利潤意識。從編輯到社長都樹立起出版市場意識。它是一種創新性管理方式,從根本上改變出版管理理念。可以建立起以市場為導向、以滿足讀者需求為中心的現代圖書出版模式,出版社所有的流程都應服務于這個中心,向讀者提供高品質、高價值的閱讀內容。實施項目管理,減少了重復多余的環節,可以極大地提高出版的效益和效率。現代出版的分工越來越細,個人很難單獨完成出版流程的每一項工作,項目管理尤其是矩陣式組織可以使員工的團結協作精神和積極性得到充分發揮。項目管理還將使出版社圖書產品開發進入良性循環和有序發展狀態。

一個社會分工高度專業化的時代,合作才能雙贏。作為個體只有充分融入團隊,才能發揮每個人的作用。對出版社來說團隊優勢的發揮就是項目責任制的建立。大部分的出版項目還僅限于跨編輯部門的合作,是選題項目制,也就是編輯之間的橫向合作,在把握選題質量方面具有優勢。而面對市場的競爭“選題＋發行”乃至“選題＋營銷＋發行”項目制則更為重要和迫切。把選題開發和出版發行融合在一起,使發行人員參與出版物的開發,不僅有利于發行人員準確地把握出版物的市場定位和目標讀者群,而且可以使策劃編輯充分考慮發行人員捕捉的市場信息,使出版物更適合市場和讀者的需求。整合編輯、營銷和發行三個部門的力量,尤其是營銷人員的加盟將會使項目運作如虎添翼。這種項目制的實施不僅會使具體的項目獲得成功,更重要的,使得原來意義上的編輯逐漸成長為項目管理者,更多地從項目進度、成本控制、經營、宣傳、品牌建設等角度考慮問題。它會使項目組的負責人增長市場運作的本領和組織協調能力,迅速成長為高素質的復合型出版人才。

三、傳統出版如何實行項目管理

實施項目管理的方法,一是確立項目。可以就單一項目實施項目管理,也可以多項目甚至全面推行項目管理。項目的確立原則上由項目發起人提出并交由決策部門論證,在對項目的可行性、資源情況、資金投入、成本預算、風險分析、收益情況、管理控制、分配情況進行全面論證后確立。中小規模的出版社受人員、資金、出版資源、管理手段、企業文化等的限制,宜采用單項目方式實施項目管理。規模較大、資金雄厚、管理方式先進、企業文化較成熟、出版品牌地位較高的出版社,可以采用全面項目管理。二是確定組織結構。可以采用職能型、直線職能型、事業部制、矩陣型(波斯頓矩陣)等組織形式。各種組織形式各有利弊,在我國出版社處在改企的初期的現實情況下益采用矩陣型。這種組織內的工作部門分為兩大類,一類按縱向設置,可以按照管理職能設立工作部門,實行專業化分工,對管理業務負責;另一類按橫向設置,可以按照項目進行劃分,建立對項目目標總體負責的工作部門。兩者結合,形成一個矩陣。矩陣型組織結構成本低,內部橫向聯系緊密,具有較高的機動性和靈活性,同時要求人員素質較高,團結協作精神強。三是采用先進的管理技術,這就要求相關的部門人員不斷的學習和提升,以適應不斷變化的管理對象的需求。四是實行項目狀態監控及評估,這對于按部就班的傳統出版現狀而言尤其重要,要實時追蹤項目實施過程中可能出現的問題加以應對,在保證質量的同時確保出版進度,才能在瞬息萬變的市場中贏得主動,處于有利地位,否則,錯過了時機,輕者前期的投入得不到相應的利潤回報,嚴重的將可能最終導致虧本的惡果。項目管理是一門領導人們在不確定的條件下實現目標的藝術。”處理不確定性沒有教條,沒有捷徑。做到以下幾個方面,項目的成功也就水到渠成。

第一,人盡其才。項目中的不確定性在項目開始之初無法決定,更無法提前消除。而在合適的崗位使用合適的人,這是一個項目團隊成敗的關鍵,這是應對任何不確定性所帶來的影響的不二法寶。

第二,充分研究。不確定性固然無法選擇,而在項目實施之前進行充分研究,包括項目本身,以及同類項目。從以往項目的教訓中,分析哪些做法是有效的,哪些是無效的。對于項目的順利實施能起到事半功倍的效果。

第三,制定計劃。做了充分的研究之后,確定目標和戰略同樣重要。你不僅要考慮功能性目標,還要考慮表現目標(比如產品表現,團隊表現等等)。從功能水平的角度、進度安排方法、團隊結構及其他角度,制定如何開展項目的戰略。每個項目都不盡相同,“通用”的方法是不可取的,這就需要在項目實施過程中的不斷創新。

第四,逐步實施。你的項目也必須逐步實施,并不斷地修正,利用滾動計劃或者重復進程的方法處理無法事先準確預測的問題。通過定時回顧問題出現在哪里,可以牢牢控制問題發生的范圍。細節決定成敗,做好每個細節,成為項目實施環節的重中之重。

第五,直面變化。作為項目負責人,對待項目也要有思想準備。在分析評估風險的同時,也要保留在必要時候改變計劃的權力,甚至需要設定階段性的停頓,以決定計劃是否應如期執行。如果在項目初始就對其不確定性有充分認識,并做好應對計劃,一旦有不確定的事情發生,你會更加有備而戰,應付自如。

作者：紀亮 單位：中國林業出版社