一、傳統人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料重結論，輕事實，造成檔案材料不能完整體現員工的能力與技術水平

人事檔案一直存在重視結論性材料，缺少員工成長性能力、技術特長與業績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創新熱情,失去了真正意義的參考價值。隨著人力資源管理信息化的推進與深入，人力資源管理專業中的績效管理、人才開發管理工作進一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓材料及員工業績論文材料，缺乏翔實的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業的職稱申報已實現網上報名及網上審核，在網上審核時，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業績、貢獻較難審核與評價，完全依據的是員工自己提交的部分材料，真實性的審核難度加強，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現員工的能力與業績。中層干部的檔案內無分管工作的業務記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據。

（二）人事紙質檔案與現存的電子檔案不匹配

在人力資源管理工作中大部分業務已在ERP系統與人力資源管控系統運作。軟件系統在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實際中，常存在電子檔案與紙質檔案不相符的情況發生。比如，紙質檔案資料而電子檔案管理還沒有及時更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應的紙質檔案。

（三）檔案管理缺少計算機處理支撐

人事檔案工作信息管理基本沒有形成完整的全面的系統。唯一使用計算機管理的就是人事檔案目錄管理系統，此系統只能實現材料的目錄統計，目錄對應的原始材料無法查閱。現有的人力資源管控系統與ERP信息系統記錄的是員工完整的人事信息，卻沒有人事電子檔案掃描件。ERP系統沒有建立員工的人事檔案原始材料，造成關鍵時期還是需查閱紙質案原始件。

（四）人事檔案的利用率低，領導及員工對檔案工作認識嚴重不足

目前人事檔案的利用主要表現在以下方面：退休手續的辦理、調動調檔查閱兩個方面，檔案利用率極低，企業內部的檔案利用與選人用人基本搭不上關系。這就造成領導與員工的對檔案的知曉程度低，重視程度更低。由于領導及員工重視程度低，同時又造成別的問題。近兩年，隨地方電力企業的改制工作加快，在檔案的接管工作中，存在著一些普遍問題。一是檔案材料不完整，長期不收集案材料，大部分員工基本信息都不準確；二檔案材料檔案長期不整理，檔案雜亂無章；三是地方人事檔案管理部門人手不夠，要盡到檔案管理工作的職責有難度，只能保證檔案在，起到保管員作用，保證退休有依據就行了。這些問題的形成與企業內部對檔案工作的重視程度息息相關。

二、改進人事檔案管理工作的措施

（一）改變人事檔案的分類管理

根據供電企業的現狀，人事檔案采用崗位分類。隨國網對崗位管理工作的加強，供電企業的所有崗位按性質分為核心、常規、一般、輔助四類。建議人事檔案按崗位性質分類，即按員工從事崗位的重要性來分類。可分類為本層級公司負責人、部門負責人、其它核心崗位人員、常規崗位人員、一般崗位人員、輔助崗位人員。按崗位層級管理人事檔案更有利于企業的人力資源管理。

（二）規范人事檔案材料入檔尺寸

檔案材料入檔尺寸采用“新人新辦法，老人老辦法”。對于依據傳統標準執行且已經入檔的檔案材料，仍按老標準尺寸整理。從2012年7月起，新員工的檔案按照新標準的A4規范標準整理歸檔。

（三）加強收集人事檔案動態性變化材料

加強收集有目的、有重點、有計劃地采集整理企業所需要的檔案資源，及時、準確、高效地提供給企業。為便于企業對任用，調崗，人事檔案需及時準確的提供員工的基本信息、能力、業績材料，建議補充員工的個人的基本信息材料、績效考核材料、培訓材料、重大業績材料。一是基本信息材料：員工的身份證復印件材料、員工的職業資格證書復印件、專業技術資格證書復印件，畢業證書復印件、教育部電子學歷證書備案表。二是能動態反映員工能力與績效的材料：員工的年度績效考核結果、年度的積分統計、員工的各級科技活動、創新成果等。三是員工提升個人能力的材料：員工發表的重要論文、員工參加的重要專業培訓、員工參加重要考試的成績，能級考核結果等。為何要收集員工證書的掃描件或復印件，原因是國網實行“四化”管理后，員工在ERP信息系統中對員工的證書記錄的身份信息、證書號等信息要登記錄入系統，只有在檔案內存放了員工的證書復印件，才能保證對員工的信息的及時錄入與核實。

（四）加強紙質檔案與電子檔案同時進行管理

供電企業中人力資源管理過程采用了人力資源管控與ERP系統進行人員信息收集，因此，紙質檔案與電子檔案需要同時進行管理，并按照相應的流程管理制度進行操作與運行。完善ERP信息系統內人事信息調整的流程管理。電子檔案與紙質檔案實行同步管理，應具備健全的制度與操作流程，并嚴格按照有關要求操作。紙質檔案與ERP信息系統維護要嚴格一致。檔案信息收集有助于相關檔案內容完善，并保持檔案內容及時更新。ERP系統可對檔案基礎信息進行多種多樣分析與處理，便于人力資源管理工作的數據處理。日常工作中，應做到及時ERP系統信息維護，保證人事檔案材料與ERP信息系統材料準確一致。

（五）ERP信息系統內建立員工人事檔案電子版的原始材料

供電企業人力資源管控系統與ERP信息系統同時運行，人力資源管控系統通過ERP信息系統定時進行數據更新。在ERP系統中，員工的所有基本信息的變更都按照上級的流程從員工所屬單位專業人員提出申請（附有變更材料的有效證據及電子版檔案材料）→上報市級專業部門審核→上報省公司專業部門審核→審核同意后變更員工基本信息。在ERP信息系統的人力資源專業業務運行過程中，已收集到大量的員工電子版的歸檔材料，如學歷證書掃描件、學歷電子注冊備案表、職業資格證書掃描件、身份證掃描件，還有部分學歷檔案。根據現有條件，文書檔案信息系統已經做到了所有數據電子化，如對ERP進一步開發，在ERP內建立完整的人事檔案電子版數據是可行的，這將記錄性質的員工信息與員工的人事檔案材料完全對應，將對人事檔案管理工作是跨躍式的進步。

（六）宣傳人事檔案工作的重要性

隨著人力資源管理走向法制化與制度化，人事檔案對人力資源開發與利用的作用越來越大。人事檔案只有做到通過審閱檔案記錄，能發現哪些候選人現在所從事的工作是低于他們所具有的知識水平和能力水平的，可以發現哪些人具有發展潛力，人才需要哪些方面的培訓；可以發現哪些人已經具備了從事空缺職位的能力與背景。建立人才技能庫，當某一部門有空缺時，即將接受過該部門技能培訓或者具這種能力的人都列出來，然后由人事部門直接與這些人對接，征求他們對該部門的意見和建議，并適時選出恰當的人選。在提高人事檔案在企業內部的利用率的同時，加強對企業領導與員工人事檔案重要性的宣傳，灌輸人事檔案材料與ERP信息系統材料一致的意識，最終實現ERP信息系統與人事檔案數據電子化，將是人力資源管理工作的又一重大提升。

三、結束語

人事檔案管理工作要與時俱進，改變過去傳統的觀念，適應企業的發展與改革，真正起到人才的開發與利用的作用。

作者：王洪 單位：國網湖南省電力公司懷化供電分公司