一、建章立制，保證質量

在教務管理系統的使用上，我們通過培訓來保證開放教育的學籍管理者都能熟練使用，同時培養他們能夠對一些常見問題的獨立處理能力。鑒于原來全省學籍管理員變動平凡的特點，規章制度的研討和管理系統的培訓需要建立常態化機制：一來可以使新接手學籍管理工作的人員有一個學習的機會使其克服畏難心理和情緒，二則可以對前段時期學籍管理工作進行全面的梳理和總結，為后續的江蘇開放大學學籍管理各項規程的完善和學籍管理工作順利進行奠定基礎。江蘇開放大學掛牌近一年多來，我們正在從原來的管理工序的流程化向學籍管理工作的標準化進行努力。除了做好自身規范建設，我們的學籍管理部門還要會同招生、考試部門共同完成質量控制的重要任務。

二、規范管理，做好服務

學籍管理包括新生入學注冊、課程注冊、學生基本情況管理、學生成績查詢、學籍異動、畢業審核和學位審核等工作，它主要是記錄學生的學習過程和解決學生畢業的問題。學籍管理工作的特點，首先表現為時間性強，學籍管理的任何一項工作都具有階段性，必須在規定的時間完成，是不允許滯后的，否則，后續工作將無法進行；其次表現為可塑性小，學籍管理中的許多運作都具有政策性、制度性很強的硬性要求，是不便變通執行的，否則，將會發生原則性錯誤；最后表現為準確性高，任何一項學籍信息數據，都要求規范準確，否則，發生的錯誤將給學校和學生造成無法彌補的損失。因此，學籍管理工作者只有具備了較強的時間觀念、政策水平和業務能力，才可能搞好學籍管理工作。在日常管理中，我們以江蘇開放大學的學籍管理辦法為依據，制定了符合江蘇開放大學自身特點的各項學籍管理工作流程。這使學籍管理人員在工作中更能心中有數，明確了什么事不能做，什么事必須要做，而且什么時間要做好。通過網站、電子郵件、短信平臺、QQ群等多種途徑，保證信息通道的暢通，對江蘇開放大學在學籍上的新規定、新要求第一時間下達到各管理人員手中。

我校現已形成了一年兩次的學籍管理員的工作例會，對管理人員進行培訓、對階段性問題展開研究和討論，既解決熱點問題，又促進管理上新臺階。在強調規范管理的同時，我們對全省各級學籍管理人員強化責任意識、服務意識、奉獻意識。學籍管理工作時效性、階段性很強，而我們面臨人手少、時間緊、任務重的困難。除了加班加點，我們還想方設法調動每一個同志的積極性，并牢記“我們萬分之一的失誤，就會對學生個人造成百分之百的傷害”。我們還要求每一位學籍管理工作人員擺正心態，站在學生的角度換位思考，明確學籍管理的嚴肅性要靠各服務中心學籍管理員的愛崗敬業、堅持原則、認真細心、無私奉獻才能實現。為了能及時解決學生的問題，我們在網站上公布了工作電話和接待電子信箱，對學生提出的問題給予耐心、周到的解釋，解決了很多學生的疑惑和對學校的誤解，收到了很好的效果。我們建立了各服務中心的學籍管理員QQ群，并且在開放教育教務處設有遠程接待服務中心，增加了一個便捷為學生和各服務中心服務的途徑。在教務管理系統中實現了學生自主選課和繳費，改革了課程注冊的方法，提高了工作效率。

三、打造核心，上下互動

江蘇開放大學目前學籍管理人員只有4人，既要進行國家開放大學的學籍管理，也要為江蘇開放大學的學籍管理而忙碌。由于江蘇開放大學新成立不久，很多工作業務和流程對于我們來時也是全新的。從教務管理系統中學籍管理模塊的需求調研、開發跟蹤、測試驗收，再到各項學籍規章管理制度的訂立，在嚴重缺編的狀態下，面對如此巨大的工作量，僅靠4個人的力量是很難完成的。為解決這一問題，培養一支業務素質過硬的服務中心學籍管理員隊伍就成為我們當前最為緊迫的任務。在進行業務培訓過程中，我們要求學籍管理人員要全面掌握學籍管理知識，提高管理水平和能力，熟練掌握計算機和網絡應用技術，提高工作效率。在這支隊伍中，我們對技術力量強、業務素質高的同志進行著重培養，以點帶面打造學籍管理的工作核心，這使得我校的學籍管理模式完成了從原有的樹狀結構向網狀結構的轉化。凡有管理人員變動時我們也可以實現以老帶新，而不需要完全依賴每次的業務培訓。在普通管理工作中遇到的問題各服務中心即可互通有無、互相幫助支持，大大減輕了省校的工作負擔。

四、與時俱進，苦練內功

我校教務管理手段一直緊隨信息技術發展步伐，從電大1995年“注冊視聽生”試點我們就有了DOS版的教務管理系統；1999年開放教育試點之初，中央電大又推出了“廣播電視大學教務管理系統網絡版（JWGLNET）”；2007年中央電大又推出了“開放教育教務管理系統（CPS1.0）”；江蘇廣播電視大學更名為江蘇開放大學后，我們現在擁有了自己的江蘇開放大學教務管理系統。該系統確保了今后江蘇開放大學學生日常教務管理工作的正常開展，同時為系統功能的健全和完善提供了實踐的平臺，也為以后新教務管理系統的開發提供了經驗借鑒。管理技術手段的進步使教務管理模式發生了轉變，也對學籍管理人員提出了更高的要求。現在作為一名開放大學的學籍管理員，必須在熟練掌握該系統學籍模塊功能的基礎上，還要對教學計劃和考務管理有一定的了解，這樣才能具有一定的分析問題、解決問題的能力，才能更好地完成學籍管理工作。我校從事學籍管理的四位同志，認真鉆研業務，注意自身技術水平提高，苦練內功，從學籍工作的細節做起，逐步分解、整合，建立起了一套切實可行的管理流程，至今還在不斷完善。以上便是江蘇開放大學成立一年多來學籍管理工作中的幾點做法和體會。實踐證明，學籍管理人員只要嚴格遵循了相關的規章制度和認真執行了業務流程，基本上不會發生原則性失誤，如果在此基礎上再發揮自己的能動作用，那么，學籍管理工作就會更出色。時至今日，我校的學籍管理已逐漸步入了制度規范化、管理人本化、監控系統化、操作程序化的軌道。

五、總結

開放教育的學籍管理工作發展到今天，已經成為一項政策性與技術性結合很強的工作，這要求我們必須從細節做起，從基礎做起，善于發現問題，勇于解決問題。現在我校各服務中心還存在學籍管理隊伍力量不足，隊伍的理論素質偏低，對學生個性化服務也需完善的問題。這些工作要做好，還要走很長一段路，但我們有信心，在教育廳的指導下、在校領導的領導下，把江蘇開放大學的學籍管理這項工作做得更好。

作者：趙暉 單位：江蘇開放大學