本文作者：彭慶春 單位：湖南省岳陽市城建檔案館

現狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統移交，依靠的是法律、行政、經濟三位一體的制約保障手段。但在具體執行時，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經過多年的法制建設，檔案法制體系已初步構建，但細化不夠，可操作不強。國家有關檔案法規比較宏觀，強制性較弱，只規定了程序過程，而對令不行、禁不止的行為監管處理辦法相對欠缺。據筆者多次調研考察了解，內地很多省市地方性城建檔案法規尚未跟上，針對性不強，執行檔案法律法規力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設行政主管部門以及規劃、質監等部門支持把關。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現工作斷鏈和漏洞，監管責任不清晰，容易出現推諉扯皮現象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據了解，湖南省內大多數城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因為人員配備、執法經驗以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時，城建檔案部門是否應具有行政職能在業界意見不一。如瓦房店市檔案局認為，城建檔案館是一個文化事業單位，不具備行政職能的基本條件。事實上，這也是大多數城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發展中“行政職能部門”給“文化事業單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應注重的是其實效價值，而非其行政執法功能。目前，一些建設部門實行了聯動機制，對移交城建檔案在程序上進行了進一步理順，邁出了規范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質量的優劣掛鉤，作為其重要參考數據之一，筆者認為還有很多工作要做。三是經濟手段不長效。經濟手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設單位交納一定檔案押金。對確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設資金，對重點工程和邊施工邊報建工程的檔案報送缺乏制約等。上世紀九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經濟手段不再存在。

當今城市快速發展，社會對信息需求具有廣、快、精的特點。城建檔案信息量大、類別雜，必須實行標準化、信息化管理才能適應社會的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號文件明確指出，數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，需要各業務部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項長期的工作任務。建設數字城建檔案館必須要大量資金投入，這個過程不像建設項目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負責人缺乏長遠眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財力，檔案經費緊張，管理和開發利用設施落后，還停留在計算機應用初級階段。同時，檔案宣傳、調研工作也難以開展，社會對城建檔案部門了解甚少，一些服務對象不知道到哪個部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現狀不符，服務被動，利用有限，難以滿足社會需求，如城市地下管網檔案等，不能發揮城建檔案信息的優勢。反過來，利用率的低下又嚴重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環。

對策措施

筆者認為，要增加城建檔案事業的動力與活力，確保與城市建設、經濟建設協調發展，當務之急是要加強以下幾個方面的工作：加強配套法規建設，完善檔案法制體系依據《檔案法》、《城鄉規劃法》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規，借鑒沿海城市做法，結合本省實際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設工程檔案專項驗收認可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對性、配套性和操作性。一是應明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時明確規定城建檔案的歸檔時間和報送要求。二是應明確城建檔案機構行政職能和行政執法資格。賦予城建檔案業務指導、行業管理和監督職能。明確城建檔案經費納入城建經費年度計劃，特別是《數字城建檔案館的建設》要立項，列入年度預算。三是城建檔案法規應列入城建法規體系。即在規劃、工程質量、房地產等法規中體現城建檔案要求，明確城建檔案的執法條款，明確城建檔案執法人員職責和處罰細則。建立檔案領導機構，理順行政管理機制一方面，組建綜合協調機構。

成立城建檔案委員會，由分管城市建設的副市長為機構主要負責人，成員由建設系統各職能部門和檔案局、城建檔案館等部門主要責任人組成，負責對全市城建檔案工作協調和監管，解決城建檔案工作中遇到的較大問題。另一方面，理順行政管理體制。要疏通檔案進館渠道，推行并貫徹落實《工程建設檔案報送責任書》和《建設工程檔案專項驗收認可辦法》，明確規定建設單位在辦理規劃手續前，必須先簽訂責任書；工程竣工驗收前，檔案必須通過城建檔案館的專項驗收；辦理工程竣工驗收備案產權證前，檔案必須先報送城建檔案館。加強公共關系工作，增強社會認同意識要實現檔案準確、齊全、及時報送的目標，必須開展公共關系工作，要加強與各職能部門聯系，密切配合，還要主動通過新聞媒介，甚或與之進行互惠合作，宣傳報道城建檔案的現實功用與歷史價值，通過新聞媒介宣傳城建檔案法律法規，促使社會加深對城建檔案的了解，提高社會城建檔案意識，為全方位開展城建檔案工作創造良好的環境氛圍。改進檔案服務理念，提升專業服務質量要爭取社會公眾的信任、理解和支持，以開發城建檔案信息資源，服務現代化城市建設，服務國民經濟和打造幸福宜居城市為指導思想，積極開發利用信息資源，努力提升服務質量，從根本上增強動力與活力。

一是強化服務觀念。增強開發利用信息資源的緊迫感，以市場需要為前提，以滿足社會為目的，對城建檔案信息服務對象、服務內容、服務方式進行科學深入的思考研究，把信息資源開發當作一件重要工作來抓，作為一個系統工程，實行短期任務和長遠目標結合的方式，有計劃、分步驟地開展城建檔案信息化工作。二是實行提前服務。積極參與城市建設的有關活動，掌握城市建設項目和動態，根據城市建設和經濟建設的實際需要，了解用戶需用的信息，不斷開拓新的服務項目和渠道。三是深入服務對象。從館藏內容出發，走出庫房，主動尋找檔案利用市場，實現以政府、建設系統為服務重點，以相關企業和建設系統信息網絡為服務戰線，以社會為總服務面的點、線、面的立體服務體系。四是改進服務方式。多層次、全方位地提供服務，如提供原件、電話咨詢、主動上門、編印簡報、匯編文件、制作副本、檔案展覽、聯機檢索、編寫專輯、網絡查閱等。重點放在信息的深度開發上，走專業開發與社會共同開發的道路，編研有價值的精品。五是總結服務經驗。建立專門的利用服務檔案，總結、積累經驗。同時與其它城市建立信息網絡、交流經驗，逐步提高信息開發能力。當前，我國已進入經濟轉軌、社會轉型的關鍵時期，各種經濟、社會矛盾交織。這一巨大的社會變遷及其引發的管理范式轉型使現有的檔案政策中的一些隱藏性問題不斷凸顯，這就迫切要求我們對檔案政策進行重新調整。在新形勢下，要保證城建檔案事業的健康發展，就必須站在城市建設和經濟建設的高度，用全局、系統的觀念總攬城建檔案工作，通過科學掌控城建檔案工作規律和特點，不斷研究探索，不斷加強城建檔案綜合治理，使城建檔案工作沿著科學、規范、有序的道路健康發展。