本文作者：胡旭亮 單位：湖南師范大學

高校人事管理信息化建設的必要性

高校人事管理信息化建設是工作實踐的現實需要盡管經過前一個時期的建設，我國高校的信息化程度獲得了一定的提高，但由于種種原因，高校人事管理工作的信息化建設依然存在一些問題：第一、人事信息的管理存在部門分割化現象.。如教師的教學任務信息則由學院教務辦負責具體維護，匯總統計到學校教務處，而其科研業績歸屬科研部門管理。由于各部門對信息庫維護的標準不一致，掌握的各項關鍵數據互不共享，導致了人事基礎信息的多頭建立、標準化程度低和信息管理的零亂，嚴重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準確率。第二、人事部門內部各職能科室之間資源共享程度不夠。目前大多數高校的人事管理部門均依照業務劃分各職能科室。職能科室分工負責各自業務相關信息項，管理權限不同，數據變化更新頻率不一致，實現人事信息管理的系統化的標準不明確，使得各個科室各自為政，數據通用性能低下，資源分散，重復勞動。第三、信息技術的日益更新和不斷優化使得原有管理軟件逐步落后于工作需要。大多數普通高校目前自行開發或主管部門頒發推廣的管理信息系統軟件的使用對人事管理工作發揮了一定的輔助作用，但也存在不足之處，比如，職稱評審專用申報系統依舊為單機系統，各二級單位之間沒有集成，數據不能共享。各類信息管理系統并存且種類繁雜，數據在不同系統中重復冗余，不能有效地發揮信息共享的價值。

高校人事管理信息化建設的基本內容

隨著人事制度改革的不斷深化，作為事業單位重要組成部分的高校也不斷完善自身人事管理制度和管理手段。人事管理信息化建設向著科學化、專業化、集成系統化方向發展。工作職責范圍明確，內部分工合理，組織機構逐步發展完善。高校人事業務范圍主要包含以下幾方面內容：人員公開招聘和考察、人員調離及退休、機構編制的核定，崗位類別及數量的科學設置，校內人員的調配及考核，師資隊伍的建設培養，專業技術職務聘任，工資福利待遇的管理，職工保險繳納，人事紙質檔案管理，各級各類報表的統計上報。針對高校人事管理信息化建設的現狀和人事管理信息化的主要內容，必須建立統一的數據交換平臺，整合在一個高效的信息化系統之內。數據資源應規范、標準、通用性好、項目齊全的，可實現各部門應用之間的共享集成。高校人事、財務、教學科研等部門要從更好地服務于學校的總體戰略發展目標的角度出發，協助配合、資源數據共享，力促人事管理信息化建設與財務管理系統、教學管理系統，科研申報系統之間的無縫兼容。這樣，高校人事管理信息化建設不僅可以提升人事工作的水平，使工作效率大大提高，而且可以極大地促進財務、教務、科研等相應領域的信息化建設。加大投入，重視基礎網絡、數據軟件、硬件設備的建設，依托現有校園網絡平臺，建立人事管理信息化基礎數據庫。傳統的單機系統的數據庫維護已不再適應日益復雜的高集成度的人事管理信息，并且容易出現數據分散、多頭數據采集等問題。為此，構建網絡化的通信平臺，建立可靠穩定的數據庫服務器，大量的數據存儲、后臺管理任務由服務器完成，而終端客戶機則運行各類應用程序，運行完成前臺任務，將數據處理與應用程序相互分離，解決單機系統的網絡瓶頸。

建立完善、系統、科學的人事管理信息化功能。人事管理數據分類復雜，人員種類多樣，工作流程嚴格，為實現系統目標，系統必須具有以下基本功能：系統管理：系統初始化和系統備份;系統用戶的訪問權限管理，確保信息不被非法使用及修改；系統主要操作的日志管理。人員公開招聘及內部調配：人力資源開發辦公室使用。主要操作是新增教職工的基本信息采集、在職人員信息更新管理、辭職調離人員的刪除，離退休教職工的管理，可以根據動態的組合條件查詢各種相關信息，進行各種常用項目的統計分析。專業技術資格聘任管理：職稱改革辦公室使用。主要用于專業技術資格的評審工作:匯集申請人信息，統計分析各項教學科研考核指標，生成評審時所需的各類報表，建立評審專家庫，實現分學科評議，搜集并分析專業技術資格聘任的現狀。薪酬及績效考核管理：勞資辦公室使用。接收人事部門各相關辦公室的信息通知，進行薪酬變動、校內津貼調整、績效考核量化等。院系人事管理：各院系人事秘書使用。用于查詢本單位人員的人事信息、向人事處提交人事信息的變動情況等。輔助決策管理：處領導使用。查詢統計全校教職工的信息，掌握決策時所需要的參數，預測分析決策結果。整合各部門資源優勢，統一協調基礎數據的采集，最大限度的實現數據共享及信息交互。人事管理的信息化，并不是封閉的、孤立的，必須要服務于高校的總體戰略發展目標，同時，財務部門、教學科研部門等各職能科室要根據業務分工劃分相應管理模塊，統一教職工所有數據維護。因此，人事管理信息化還必須考慮跨部門數據采集的問題，使各相關部門能從自己部門的數據庫中定制數據并生成文件供人事處使用。

高校人事管理信息化建設的措施

高校人事管理工作的信息化建設是一個長期積累、循序漸進的過程。從長遠來說，加強高校人事管理的信息化建設又是必然趨勢，將新興的云計算技術、3G通訊技術、射頻識別技術等手段引入高校的人事管理領域是前景廣闊的。從人事管理工作服務者的視角，可從如下方面進行改進：更新觀念，深刻理解“信息化”的內在涵義及作用。信息化建設是一個技術需求，更是人事管理理念和高校發展思路的革新。由于區域經濟發展不平衡、人員技術水平差異，我國高校將來很長一段時期將處于手工操作與信息化管理交織并存的局面。原因在于傳統的手工操作及紙質方式，具有長期或永久保存的效用，“白紙黑字”，也有較強的法律效力。然而隨著存儲介質的多樣化和電子政務方面的立法逐漸推進，電子媒介將日益融入人事管理的方方面面。信息化并不是以“技術”為其特征。信息化是技術變革與制度變革以及用戶需求等各種觀念變化有機結合。既然是各種觀念構成的體系，就必須要求管理者更新理念，創新手段，構建多元的管理體制。以人事檔案信息化為基礎，依托現有網絡平臺，大力加強人事管理數據庫建設。“欲求木之長者，必固其本；欲求水之遠者，必浚其源”，無論技術手段如何先進，沒有扎實可靠的原始數據準備都無從談起。以人事檔案信息化為突破口來啟動整個高校人事管理工作的信息化建設，實現：原始紙質檔案——》人事信息數據庫——》人事管理信息化——》數字化校園網這一發展模式。以各個高校現有的校園網絡為基本的硬件平臺，建設學校的公共數據庫，在硬件設計時考慮如下幾個方面的問題：①存儲容量設計及長遠的升級擴容;②服務器對并發訪問量，吞吐量，最大延時要求等各種具體指標的設計;③訪問安全和系統管理控制方面的考慮。