一、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性和意義

（一）有助于提升企業(yè)形象

知識經(jīng)濟時代的到來使得文化軟實力的競爭影響力逐步上升，企業(yè)之間的競爭已經(jīng)不再是資金投入量獨尊的時代，競爭的焦點逐漸轉(zhuǎn)向企業(yè)綜合實力的比拼。越來越多的企業(yè)開始注重增強企業(yè)軟實力，爭創(chuàng)企業(yè)品牌文化，爭樹良好的企業(yè)形象，競相釋放企業(yè)文化所具有的無限正能量，知識服務(wù)也隨之變成了業(yè)屆新寵。企業(yè)檔案忠實地記錄著企業(yè)發(fā)展的全過程，記載著企業(yè)生產(chǎn)、開發(fā)及其他各項活動的始末，印刻著企業(yè)前進的每一縷痕跡，是企業(yè)發(fā)展過程最真實最深刻的寫照，這也使它成為了企業(yè)對外進行宣傳提升企業(yè)形象的最具說服力的極佳素材。企業(yè)數(shù)字檔案館作為企業(yè)信息資源的集合體，既是讓外界了解企業(yè)的窗口，可以在第一時間有效的傳播企業(yè)信息，助力形象提升。同時也是開展知識管理的平臺，尤其是面向企業(yè)內(nèi)部的知識服務(wù)的基礎(chǔ)。

（二）有助于實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案資源是企業(yè)一筆寶貴的財富，如何管理這筆財富才能使其為企業(yè)效益的增加提供更多的有效服務(wù)是企業(yè)檔案工作長久的努力方向。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案領(lǐng)域的計算機利用率逐漸增加，檔案管理現(xiàn)代化也隨之被提上日程。用科學(xué)、現(xiàn)代、有效的方法對檔案實施管理，并在一定的時間內(nèi)獲得最佳效益的手段稱為檔案管理現(xiàn)代化。企業(yè)之所以要進行所謂的現(xiàn)代化檔案管理，原因主要有：檔案壽命有限是檔案事業(yè)發(fā)展的一大威脅，如果能增加它們的壽命，使其為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮更多的熱量，那么企業(yè)將會很樂意去開展這項工作；為了實現(xiàn)檔案信息資源的深度開發(fā)使其能更好地為企業(yè)決策、生產(chǎn)、研發(fā)等一系列活動提供信息支持，從而促進企業(yè)效益的增加；管理現(xiàn)代化在增加企業(yè)自身效益的同時為社會提供檔案信息資源，為信息社會的建設(shè)添磚加瓦。而且，在當(dāng)今社會時間就是效益，企業(yè)競爭態(tài)勢瞬息萬變。檔案信息資源是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出決策、科研部門開展研究、宣傳部門對社會做出宣傳的重要參考資料，檔案部門必須能夠及時、準(zhǔn)確、有效地提供檔案信息給各部門才能實現(xiàn)檔案的價值，滿足企業(yè)對它的要求。

（三）有助于促進信息共享

每一個企業(yè)數(shù)字檔案館都是一個信息資源整合體，全社會眾多的企業(yè)數(shù)字檔案館通過計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以建成一個有機聯(lián)系的信息網(wǎng)，由于數(shù)字檔案館具有利用網(wǎng)絡(luò)化、開放化的特點，如此一來，海量的企業(yè)信息資源便可輕松實現(xiàn)互聯(lián)共享。這對社會信息化發(fā)展以及知識經(jīng)濟繁榮的推動作用是顯而易見的。但是，在這一過程中一定要注意檔案信息安全問題和知識共享的中可能涉及的法律問題。因為，信息具有極強共享性的同時企業(yè)信息是擁有明確的隸屬性的，甚至有些是涉及企業(yè)的商業(yè)機密的，一旦不經(jīng)許可而將其信息泄露將有可能給彼此帶來法律糾紛。同時，一般情況下，用戶只有進行相應(yīng)的個人信息注冊才能進入相應(yīng)的網(wǎng)站獲得知識共享的權(quán)限，這也容易造成用戶個人信息泄露等問題的出現(xiàn)。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)原則

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)雖然是當(dāng)今檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢，但是目前并非每一家企業(yè)都適合或者有足夠的能力建設(shè)數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)首先需要具備一定的條件。第一，企業(yè)要有一定的信息化基礎(chǔ)。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案工作。第三，企業(yè)擁有一定數(shù)量的檔案資源。當(dāng)然，每家企業(yè)都有其矛盾特殊性，但是筆者認(rèn)為企業(yè)只有基本具備了上述三項條件才適合開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，同時在進行數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要遵循以下原則：

（一）以知識服務(wù)為動力

隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識在社會經(jīng)濟中的地位越來越突出，企業(yè)的知識成為了與能源、資金、人力等并列的資源，并將成為企業(yè)的第一生產(chǎn)要素。因此，對知識進行有效的管理使知識充分發(fā)揮作用是一個企業(yè)充滿競爭力的重要手段。檔案作為企業(yè)發(fā)展歷程的忠實記錄者，印刻著企業(yè)發(fā)展的每一縷痕跡，是知識的承載者，因此，開展知識服務(wù)傳承企業(yè)記憶是企業(yè)檔案最基本的使命。作為企業(yè)知識的集聚地，數(shù)字檔案館自然地成為開展知識服務(wù)最重要的平臺，其建設(shè)工作過程中須始終以此為動力，讓進行知識管理開展知識服務(wù)的理念貫穿在工作的各個環(huán)節(jié)中。

（二）以統(tǒng)籌規(guī)劃為向?qū)?

建設(shè)周期長，跨越部門多，牽涉范圍廣是數(shù)字檔案館建設(shè)的典型特點，要成功地完成一項如此復(fù)雜的系統(tǒng)工程，并非檔案管理部門憑一己之力就能夠做到的，必須以統(tǒng)籌規(guī)劃為向?qū)АＲ虼耍陂_展具體的建設(shè)工作之前，須成立一個數(shù)字檔案館建設(shè)工作主管小組對工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，該主管小組一方面要負(fù)責(zé)制定本企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)和管理條例，為其提供制度支持和明確的目標(biāo)向?qū)В涣硪环矫嬖撔〗M要負(fù)責(zé)牽頭并協(xié)調(diào)各部門與檔案室以及各部門之間的關(guān)系。因此，主管小組應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、檔案及其他各部門的負(fù)責(zé)人員共同參與組成，具備較強的組織能力和調(diào)動能力，使數(shù)字檔案館建設(shè)全過程都處于一個可控的和諧的環(huán)境之中。

（三）以信息資源庫為基礎(chǔ)

數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目的是“用”，用的前提是“管”，明確管理對象，確定要管什么能管什么建立檔案信息資源庫是開展其他各項工作的前提。企業(yè)數(shù)字檔案館的管理對象是企業(yè)內(nèi)部檔案資源，這些資源的來源途徑主要有兩種：一是由傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化處理得來；二是在企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接以數(shù)字化形式接收的電子文件。有了明確的管理對象就要對其進行收集處理建設(shè)檔案信息資源庫，具備豐富的數(shù)字化館藏是進行數(shù)字檔案館建設(shè)最基礎(chǔ)和最關(guān)鍵的工作。具體來講包括對傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理和對電子文件的接收。

（四）以信息系統(tǒng)為核心

企業(yè)數(shù)字檔案館并不是一個單一的檔案管理系統(tǒng)，它是由檔案信息、人員和檔案管理系統(tǒng)共同組成的一個集多種功能于一身的復(fù)合體，不過檔案管理系統(tǒng)在其中依舊占據(jù)著至關(guān)重要的位置。筆者認(rèn)為完整的檔案管理信息系統(tǒng)要支持檔案管理全過程的信息化處理需求，主要有檔案信息的收集、處理、存儲、利用、開發(fā)等，為檔案管理帶來便捷的同時也要為利用者提供完善高效的服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建方式主要有三種：第一種是與檔案信息系統(tǒng)開發(fā)公司簽訂合同定制符合企業(yè)自身需求的信息系統(tǒng)；第二種是從開發(fā)公司購買成品直接使用；第三種是企業(yè)內(nèi)部自行開發(fā)。綜合來看筆者較為傾向于采用第一種方式，但是采用此種方式的前提是要對企業(yè)整體情況進行調(diào)研，全方位的確定建設(shè)需求，然后再有針對性地去進行開發(fā)。待檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完成之后要以其為根據(jù)對本企業(yè)軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施進行相應(yīng)的調(diào)整和完善，從而形成企業(yè)整體意義上具有互聯(lián)性和可操作性的數(shù)字檔案管理體系。

（五）以檔案人員為重點

檔案員是數(shù)字檔案館的直接建設(shè)者和管理者，其知識結(jié)構(gòu)直接影響著數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。現(xiàn)在眾多企業(yè)的檔案管理人員一般都不是檔案專業(yè)出身，多數(shù)是經(jīng)過簡單的業(yè)務(wù)培訓(xùn)后就直接上崗。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)也是有其客觀原因的，因為在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理工作主要是以檔案實體為中心進行的，檔案員只要具備基本的檔案知識和扎實的手工操作技能就完全可以勝任檔案管理工作，導(dǎo)致檔案員知識結(jié)構(gòu)單一，技術(shù)性差。要想轉(zhuǎn)變檔案員的知識結(jié)構(gòu)，一方面可以依靠企業(yè)定期開展實用業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)來實現(xiàn)，另一方面要依靠檔案工作人員發(fā)揮主觀能動性積極主動的去開展學(xué)習(xí)，并逐漸地將所學(xué)內(nèi)容運用到日常的工作中。

三、結(jié)語

總之，隨著信息社會的發(fā)展，建設(shè)數(shù)字檔案館以及對檔案信息資源進行知識管理已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,但是知識管理是一個過程，不可急于求成。另外，進行數(shù)字檔案館建設(shè)要以企業(yè)自身的實際情況為基本依據(jù)，堅持適合原則，做到具體問題具體分析。

作者：萬曉娟 張賀苗 李嵐 單位：河北省唐山市豐潤區(qū)中建二局三公司檔案室