一、電視大學學籍檔案管理的特點

電視大學的學籍管理是電大教育管理的重要組成部分，是保證電大教育質量的重要手段之一，在廣播電視教育中發(fā)揮著重要作用。廣播電視大學有其自身的發(fā)展規(guī)律和特點，它不同于普通大學，也不同于其他成人高校，所以學籍檔案的管理工作也必須從自身的規(guī)律和特點出發(fā)，不能搬用或套用現(xiàn)成的管理方式、方法。電大的學籍檔案的特點：一是學員人數(shù)多，成分雜分布廣，辦理各種學籍管理手續(xù)周期長、難度大；二是學員始終處在“動態(tài)”的學習環(huán)境中，常常因為工作調動、出差、休假等，而出現(xiàn)要求轉學、退學、借考等情況，致使學籍每學期都有變動；三是學籍檔案材料中表證多，填寫、統(tǒng)計、發(fā)放量很大。這些特點客觀上給電大學籍管理帶來了許多困難和問題，筆者通過電話、走訪廣東部分市、縣（市）級電視大學后，認為全省各級電大要采取有針對性的措施做好學籍檔案管理工作，保證電大教育質量。

二、我省電大學籍檔案管理存在的問題

（一）對學籍檔案的重要性認識不足。電大成立幾十年來，取得了令世人矚目的成績，電大教育的管理和制度建設也日臻完善和規(guī)范，但在對學籍檔案管理重要性的認識上，仍存在著一些不足。一是認為現(xiàn)代遠程教育條件下學籍檔案的作用不大；二是認為電大學生絕大部分是在職的成人，有各自的單位，學校的學籍檔案不用太復雜，簡簡單單用些表格記錄就可以，很容易管理；三是認為電大學籍檔案沒有普通高校學籍檔案有價值，實用性不大。此外，電大系統(tǒng)普遍存在重學校人事檔案、輕學籍檔案，重教育檔案、輕學生檔案的現(xiàn)象；在學籍檔案材料中，普遍存在著重歷史記錄，輕才能反映、輕現(xiàn)實信息等現(xiàn)象。這些錯誤認識使得電大學籍檔案管理始終處于一種比較粗放式的管理狀態(tài)，沒有發(fā)揮其應有的功能。

（二）對學籍檔案內容的界定標準不一。從大環(huán)境看，我國高等院校所形成的學籍檔案可謂形形色色、各自為政。從電大系統(tǒng)學籍檔案歸檔材料的內容看，學籍檔案的歸檔范圍也不明確，有的學校多、雜、亂，材料的數(shù)量很多，但是把不應收集的材料歸檔，歸檔的材料也不完整；有的學校則是量少、質次，該歸檔的材料沒有，該寫明的內容不填，該重點反映的信息缺失。之所以出現(xiàn)上述問題，一個重要原因就是學籍檔案的內容缺乏相對統(tǒng)一的標準。

（三）對學籍檔案的管理規(guī)范不明確。由于管理制度不健全電大學籍檔案管理工作的隨意性大。一是不按照國家《教育管理信息化標準》的分類標準來劃定收集的內容，造成了學籍檔案材料的缺失、不合格；二是沒有按照國家檔案技術規(guī)范的要求來整理和歸類學籍檔案，沒有對學生在校期間形成的文件材料進行全面清理、分類和編目，沒有對這些文件材料進行價值判定和及時歸檔；三是不重視學籍檔案的制度建設。

（四）對學籍檔案的管理人員配備不全。人員配備不足，難以滿足工作的需要。有些電大學校，有幾萬的學生，但卻沒有一個專職的學籍管理人員。人員專業(yè)知識不足、業(yè)務能力不強、技術水平不高，對遠程開放教育的理念認識模糊。由于學籍檔案的管理人員素質和能力與實際要求均存在差距，往往造成學籍檔案量少、質次，管理工作不到位的現(xiàn)象。

（五）對學籍檔案的保存和利用重視不夠。長期以來，電大（特別是基層電大）學籍檔案的保存條件較差，保存方法陳舊，保存技術落后，給電大學籍檔案管理帶來了許多問題，也給電大教育的聲譽和地位造成了一定的負面影響。此外，一些單位的領導對學籍檔案保存的意義認識也不夠。這樣，容易造成學籍檔案信息不全，甚至丟失。

三、加強我省電大學籍管理的意見

目前我省電大學籍管理中單一的純文字檔案已經遠遠落后于遠程教育的步伐。特別以學籍管理為主的教務管理軟件不斷升級，學生學籍電子檔案的出現(xiàn)，對做好學籍管理工作，提出了更高的要求。

（一）首先要從思想上重視學籍檔案工作。要把學籍檔案工作擺在學校工作的重要議事日程上來，抽調精兵強將，充實學籍檔案管理崗位，讓那些熟悉計算機基本知識、協(xié)作精神好、吃苦精神強、具有一定檔案專業(yè)知識水平和實際工作能力的同志擔此重任，以保證各項學籍檔案業(yè)務活動的正常進行。學籍檔案工作的根本目的是為教學管理提供學生在校期間的學分、成績、學籍變動等檔案和這些檔案的利用。在資料檔案形成、保管和利用的過程中，主導應當是檔案管理工作者。只有我們的管理者真正懂得檔案工作的價值和意義，才能充分重視學生的學籍檔案工作，樹立以學生為本的管理思想，創(chuàng)造性的開展工作。因此，提高學籍檔案管理工作者的業(yè)務素質和工作能力對于做好教務工作是非常重要的。要采取各種形式的培訓，讓他們掌握檔案管理專業(yè)知識，提高信息技術能力，養(yǎng)成嚴謹、科學、實事求是的工作作風。在工作中力爭做到資料收集齊全，整理規(guī)范，保管科學，及時開發(fā)信息資源，提供熱情優(yōu)質服務，克服“重保管輕利用”的思想，從而提高學籍檔案工作的地位。

（二）分門別類、建立多載體形式的學籍檔案。

檔案的形式不同，類型多種多樣。參加學習的學生學籍檔案，起碼應具備純文字和電子文本兩種形式的檔案。文字檔案以書寫的形式保存并反映學校、地區(qū)、專業(yè)、級別、教學計劃、學員姓名、性別、年齡、身份、政治面貌、個人簡歷、各科學習成績等。電子文本以光盤為載體，將文字檔案利用軟件儲存于計算機硬盤之中，利用信息技術進行管理和綜合利用。學籍檔案還應該按專業(yè)、類別分層次建檔，從學科、年級等方面入手，建好學生個人檔案。

（三）應用現(xiàn)代信息技術傳遞信息。社會的發(fā)展要求以教師為中心的教育模式向以學生為中心的服務模式進行改革，在現(xiàn)代教育理論的指導下，應用現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)教育現(xiàn)代化，教育人性化，管理現(xiàn)代化已成為歷史的必然。

學生檔案管理中，常常要將一些學籍信息及時地通知給學生，如考試時間、考場安排、課程安排、考試成績等。要使這些信息傳遞的準確及時，必須依靠現(xiàn)代信息技術的力量，如E-mail、網絡系統(tǒng)、學籍信息電話語音服務系統(tǒng)均可用來傳遞這些信息。如今，E-mail逐漸發(fā)展、變化，以其方便、快捷的特點，日益成為人們交換信息的熱線。E-mail主要用于傳遞文本信息，同時也能傳遞圖片、視頻和聲音剪輯。E-mail可以實現(xiàn)一個人對一個人、一個人對多個人的信息傳遞，它比普通郵件的傳遞更為有效。利用E-mail可以在全國電大范圍交流信息，討論問題，互通情報。