一、做好電算化系統的前期實施工作

1．做好人員的崗前培訓。在選擇好適合的軟件系統后，由系統開發人員對會計人員進行上崗前的培訓，一般1-2個月時間，每個人要做到對系統的各個步驟都熟練掌握，培訓未合格人員，可做其他輔助工作，不能上機操作，這樣可杜絕系統數據的破壞或丟失，保證正常工作的進行。系統操作人員必須取得會計電算化初級培訓等級證書，沒有證書者不能上崗。

2．完善基礎信息錄入。系統調試成功后，進行企業會計信息錄入，包括科目的選擇與設置、編碼、期初余額、人員信息、往來單位信息及各明細賬的設置等。輸入信息是會計電算化系統的數據信息源頭，無效信息的輸入會產生大量的數據垃圾，必須仔細認真。輸入完各科目的期初余額后，可用系統的試算平衡功能，來檢查錄入的數據是否平衡，如果系統顯示期初余額不平衡，需要重新修改。輸入結束后，應由兩人以上對錄入的數據與手工記賬的賬本進行反復核對，只有核對無誤后，方可進行系統的正常操作。系統試運行后，至少在3個月內，實行手工和系統雙重記賬，只有經過一段時間的使用，系統運行正常，數據保存成功，取得與手工記賬相一致的結果，才能停止手工記賬。

3．建立電算化系統管理制度。系統操作時必須遵循一定的操作規程進行，操作規程應明確各操作人員的職責、操作程序和平時應注意的事項，并形成一套本企業的會計電算化系統文件，打印成冊，同時公開張貼，組織會計人員學習，并在使用的過程中不斷加以完善。

二、做好電算化系統的日常使用管理

1．操作權限的設置。在系統中，應設置不同的權限，要層層設置，最大權限的人只能是會計主管一人，嚴禁每個人都設置成最大權限，每個崗位只能擁有自己的權限，每個人按照所授予的權限對系統進行操作，防止非法操作和越權操作，防止財務機密外流，確保會計數據的安全、準確、可靠。操作權限控制采用設置口令來實行，每人應設置本人密碼，不能所有人共用同一密碼，每人對自己的密碼有保密的義務，嚴禁泄露，也不能故意竊取他人的密碼。密碼應由會計主管統一授權和管理。操作人員如果離開工作現場，必須在離開前退出已經運行的程序。對關鍵步驟如反結賬、大額調賬等特殊環節，要建立操作審批記錄，并簽字留檔，以備查驗。

2．財務數據質量管理。輸入信息是會計電算化系統的數據信息源頭，無效信息的輸入會產生大量的數據垃圾，必須仔細認真。憑證輸入后，系統將自動進行多項業務處理，一旦輸入操作不當，將會引發日記賬、明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤，因而數據輸入管理是整個會計電算化業務處理程序中關鍵的控制環節。

3．賬表輸出管理。每月在結賬后，進行報表的打印。對于現金科目和銀行存款科目應每日制證，每日打印憑證和日記賬。出納人員每日根據日記賬余額和庫存對賬，做到賬實相符、賬證相符，做到當日賬頁打印出來，當日對賬完畢，如有不符，及時查找。其他科目，可視具體情況，選擇合適的時間制證，但當月發生的經濟業務當月必須制證完畢，并在審核無誤后，及時打印憑證和財務報表。選擇在年底打印賬簿，平時對稽核人員的要求就比較高，企業應設專人擔任稽核工作，每月核對憑證與所記賬目是否相符，報表和各明細賬余額是否相符等。稽核工作非常重要，必須由有責任心的人員擔任，做到當月記賬，當月稽核完畢。如有不符，及時查找原因并進行更正。打印輸出的賬表憑證應由有關人員簽字蓋章，并裝訂成冊。

4.電算化系統的日常維護。由于電算化系統軟硬件由于種種原因可能出現硬件或者軟件的故障，而導致無法正常使用時，操作人員不應擅自進行系統軟件的刪除、修改等操作，不得擅自升級、改變系統軟件版本或更換模塊，不得擅自改變系統環境的設置。企業應設專人擔任系統維護員，一般是由會計人員擔任，負責系統的日常維護或者與軟件服務商直接聯系，以便及時解決問題。

三、做好電算化系統的備份與安全管理

1．備份管理。系統應定期備份，由系統管理員負責，其他人員不得擅自備份，可以每個月為周期，也可以按企業的具體情況而定。一般系統都有強制備份功能，除在計算機上進行備份外，還應在另外的光盤人質或磁介質上進行備份，一般應備份兩份，以免財務軟件出現故障，數據丟失。每隔一段時間，對備份文件進行檢查，看是否運行正常，防止由于磁介質損壞而使會計檔案丟失。

2．安全管理。會計電算化條件下，數據從后臺上來看是完全開放式的，因此保密性、安全性等都比傳統模式更加脆弱，如系統數據被刪除、破壞和非法篡改并且不會留下任何痕跡和審計線索，這使電子數據的安全保護、備份和恢復、禁止非法操作變得極為重要。一是，要設置并實施完善有效的系統管理制度，提高會計人員素質，規范和完善操作管理章程、重視內部稽核、增強數據安全是當前會計電算化系統日常管理的關鍵，只有這樣，才能確保企業財產的安全，為企業經營者提供完整信息，創造更高的效益。二是，要積極防止病毒對系統的破壞與入侵。企業應盡可能做到財務系統的相對封閉運行，及時更新防殺病毒軟件，充分運用加鎖存儲設備，加強磁盤讀寫控制。在網絡財務軟件環境下，還應采用防火墻、網關封鎖、身份認證、驗證密碼等安全技術，確保系統的安全。

作者：賀玉芝 單位：大同煤礦集團煤氣廠