個人數字檔案的收集、組織、管理方向研究

　　個人檔案出現了新的研究領域就是個人數字檔案，下面文章首先簡單分析國內外個人數字檔案存檔的基礎情況，針對個人數字檔案存檔過程中的問題提出了一系列的設想，包含收集渠道，收集范圍，收集方式以及數字檔案的相關鑒定。針對數字檔案的組織分類方法進行相關指引，對個人數字檔案的管理從個人和檔案部門分別論述，證明了個人數字檔案存在的價值，文章最后針對個人數字檔案存檔過程中的問題提出相應對策。

　　關鍵詞：個人,數字檔案,數字檔案存檔系統

　　隨著電子產品的大量使用，人們在工作、生活中產生了大量的數字信息，對數字檔案的研究個人數字檔案的收集、組織、管理和利用成了新的研究領域。

　　1國內外個人數字存檔概況

　　個人數字檔案是個人數字存檔的對象。個人數字存檔是采用信息技術手段對個人數字檔案進行收集、組織、管理、利用。國外對個人數字存檔已有相當的研究。2001年底，微軟研究院成立了MyLifeBits(我的比特人生)項目，旨在“存儲一生中的所有信息”。該項目包括系統開發(提供檢索功能)和Gordon Bell個人數字存檔實驗。

　　2012年，伊利偌伊大學圖書館的檔案部門也開發了一個項目，創建了iKive網站，主要提供了一種集中存檔的方式，可保存桌面文件、社交媒體記錄、電子郵件等文件。Cesar Kuriyama參與了美國的Second Everyday項目，用手機從30歲開始記錄一天中的一秒生活。這給他的生活帶來了非常積極的影響，讓他更加珍惜生命。CNN曾對其進行過專訪，在2012年時，被TED邀請做演講，引起了不小的社會反響。

　　而國內卻沒有相應的實踐項目，一部分文章討論了個人數字檔案云儲存環境、網頁存檔、電子郵件存檔和個人數字遺產方面的問題，為個人數字存檔管理提供了一些建議。

　　2個人數字檔案存檔過程

　　2.1個人數字檔案的收集

　　人們在日常工作、學習和生活中積累的大量數字檔案資源往往分散在不同的設備和載體上，包括各類硬盤、U盤、內存卡、電腦等電子產品、可穿戴設備以及目前較為流行的云盤等。在收集個人數字資源時，需要仔細查看以上涉及的數字設備，收集個人數字檔案。收集郵件中的數字資源時，需較全面地了解自身使用過的郵箱，并逐一查看。社交媒體是個人數字檔案的重點收集對象，包括微博、微信、空間、論壇等。最后就是即時通信中的重要談話內容，如阿里旺旺上跟賣家的談話，微信、QQ中重要聊天記錄等。由于個人數字檔案形式多樣，內容分散，因此還需要注意一些筆記或備忘錄軟件，包括印象筆記、有道筆記等。

　　在進行個人數字檔案收集時，需要確定收集范圍，可從兩個角度來確定，一是內容范圍，即根據個人數字檔案存檔需求，查看個人數字檔案內容是否相關，并確定該以怎樣的形式進行存檔;二是時間范圍，是指在個人數字檔案資源信息發生的時間上，根據收集的目的和需求確定范圍。

　　針對不同形式的個人數字檔案，其收集方式有所區別，例如對網頁更新頻率太快，需對其內容進行篩選，決定需要收藏的內容。

　　為確保檔案價值，需對其進行鑒定。2010年6月到2011年12月，澳大利亞Sue McKemmish采訪了20個人，詢問他們如何管理和保存他們的數字檔案，以及他們對其有沒有一個長期的計劃。在答案中，有關保存個人數字檔案的原因有以下幾點：希望對他人有潛在作用，如家族史研究或其他研究;希望自己被家人和朋友記得;極其喜愛某些文件、照片、錄音、視頻或其他數字的東西;不希望把自己的蹤跡忘在腦后;關注隱私，保存隱私;私人性質的文件，如科研論文、工作總結等;當下對自己的數字資源感興趣。

　　根據這幾點，個人數字檔案的鑒定可根據以下兩個方面來考慮，一是根據用戶自身的需求進行鑒定。根據用戶自身喜好，對數字檔案進行甄別和選擇，自行確定其價值;二是根據家庭或社會的整體利益進行鑒定。美國國會圖書館在2013年1月發布了題為《Update on the Twitter Archive at the Library of Congress》的Twitter存檔白皮書。主要強調了社交媒體信息歸檔的重要性，為學者研究人民群眾的某些活動或者習性提供了有關社交檔案的樣本數據，也能夠使未來的學者們更全面地了解今天。此鑒定原則在一定程度上脫離了個人判斷，而要求收集個人數字檔案的人員有意識地進行選擇。

　　2.2個人數字檔案的組織

　　個人數字檔案分類的方法有很多，包括按個人數字檔案產生的時間分類，即按年度或者時期進行分類;按個人數字檔案類型分類，包括照片、音頻、視頻、網站、社交媒體等;按個人數字檔案內容分類，包括個人工作類或學習類或娛樂類或生活類數字檔案。

　　以上這些分類法都是所謂單式分類法，在實際工作中，單式分類法不能很好地滿足個人保存和查找時的需求。因此采用兩種或兩種以上的分類法，進行這樣的存儲或查找可以節省時間。分類標準不唯一，用戶可根據個人習慣進行調整。

　　對個人數字檔案只進行分類還不夠。個人數字檔案中占比最多的是照片檔案。它們很難進行精確的分類和整理，對于個人用戶來說，想要對它們進行比較精確的劃分，則可采用添加元數據和標簽的形式，如Instagram中的“tag people”功能，可以為每一張照片添加用戶標簽，采用“# 用戶名”的格式。Lightroom可以快速地對大量照片進行管理和后期處理，同時能為照片添加元數據，只需在Lightroom中導入想要打開的數碼照片，在右側的工具欄中點擊在導入時應用下的元數據，點擊新建預設，就能為照片添加詳盡的元數據了。

　　分類和標引的最終目的是更好地幫助用戶進行檢索。因此需要構建個人數字檔案目錄，目錄中各條目所記載的文件或文件夾按統一命名規則進行命名，例如“形成時間+標題+類型”。endprint

　　2.3個人數字檔案的管理

　　個人數字檔案記錄用戶生活，保存用戶記憶，因此對用戶來說是重要的，但是這些數字檔案本身是脆弱的，需要通過軟件和設備才能訪問。因此對它們進行合理的保存和管理是必要的。

　　對于個人來說，首先需要有進行個人數字檔案存檔的意識?，F在很多用戶在使用如U盤、移動硬盤等存儲工具方面并沒有問題，但卻無法做到時常對數字檔案進行更新，同時，對類似云存儲這樣的存儲介質不甚了解。如今微信成了非常流行的社交軟件，根據CNNIC第39次中國互聯網絡發展狀況統計報告(2017年1月)：2016年，79.6%的網民最常使用的APP是微信，如圖1所示。

　　圖12016年網民最經常使用的5個APP

　　用戶在使用微信等即時通信工具時，經常會使用朋友圈或QQ空間記錄自己的生活，通常會以“圖片+文字”的形式出現。這作為數字檔案會保存在運營商的服務器中。其次，對用戶個人來說，數字檔案存檔的途徑包括：線上途徑，即使用個人云存儲。用戶只需要記住用戶名與密碼即可，在有網絡的環境下，在電腦、平板或智能手機上就能在云盤中查看、管理自己的數字檔案;線上線下結合途徑，線上發布數字檔案的同時，在線下的實體存儲設備中保存一份同樣的，有利于日后該數字檔案的獲取與使用。

　　而對于檔案部門來說，如何保存重要的個人數字檔案也是為研究人類記憶做相應的資源儲備。相對比較可行的方案是建立個人數字檔案網站或系統。國外的個人數字存檔系統相對完善，目前有三款系統：人生流、干草堆和無固定位置的文檔。

　　人生流(Lifestreams)是一種用于管理個人數字檔案的新模式和系統，采用“時間軸”的方法來管理個人數字檔案。

　　干草堆(Haystack)是麻省理工學院的項目?？蛻舳耸且粋€研究性個人信息管理程序(PIM)，這個程序提供了統一的框架，通過一個單獨的界面來管理用戶的所有信息。

　　無固定位置的文檔(Placeless Documents)是由Xerox Palo Alto研究中心的研究團隊開發，是一個基于個性化文檔屬性、以用戶為中心的文檔管理系統。

　　我國檔案部門可以參考以上三個系統來提供相應服務，不僅接受用戶上傳的個人數字檔案，而且提供相應的鑒定、分類、檢索服務。相關檔案人員可從系統設計最初就參與進去，將檔案管理的理念融入系統中，確保檔案的真實性、完整性、有效性，為檔案的長期存取提供便利。同時，相關檔案部門在構建系統的同時，可開展相關的個人數字存檔活動，為系統進行前期宣傳。提高用戶的數字檔案收集、管理意識，強化管理技巧。

　　2.4個人數字檔案的利用

　　馮惠玲教授認為可利用數字檔案資源構建一個數字資源庫，通過豐富的多媒體形式記錄我國悠久燦爛的歷史文化和豐富多彩的社會生活，同時，各地區、行業可就本地區、本行業構建相應的子庫。而個人數字檔案便可充當此資源體系的素材，成為中國記憶中的一部分，記錄生活，折射歷史。

　　由于個人數字檔案具有真實性，那么人們可以在日常生活中利用它來維護自己的合法權益。如工作中通過來往郵件可直接確定責任人;微信、QQ、阿里旺旺等聊天記錄在具有合法性、真實性和關聯性的基礎上可作為證據提供。

　　個人數字檔案記錄的是個人的工作、生活，對于個人來說，最大的效用是作為一份回憶存檔，喚醒自身的檔案意識。同時由于這些檔案帶有真實性和原始性，對于他人來說是一份經驗參考，具有良好的引導和教育作用。

　　另外，已有一定數量的學者關注到隱藏在個人數字檔案背后的科研價值，且已有學者對此展開了課題研究，對研究當今的文化規范、交流用語、熱點事件等具有推動作用。

　　3個人數字檔案存檔過程存在的問題及對策

　　3.1缺少對用戶隱私問題的關注

　　雖然在個人數字檔案系統中的文件屬于個人或家庭，但是它畢竟是社會記憶的一部分，從長遠的角度來說，它必然會面臨向公眾開放的一天。另外，云存儲原本就是一個大資源池，用戶無法知道他們的個人數字檔案被保存在哪個國家哪個地區的哪臺服務器上。

　　想要解決這樣的問題，需要完善的權限規則和必要的技術措施，如馬賽克技術、數字簽名技術等。一方面國家或有關行業應在法律或行業規范上對用戶隱私進行相關規定，保護用戶的合法權益，另一方面，相應的個人數字檔案存檔系統應從技術上給予用戶保護自身隱私的權利。

　　3.2標注工作給用戶帶來麻煩

　　用戶個人產生的數字檔案量大，從一定意義上來講，用戶標注的質量高低直接影響整個系統的使用體驗和檢索質量。因此，用戶需要花費時間和精力認真標注。但是相應的會給用戶造成系統缺乏人性化、智能化的印象。

　　這個問題的解決方式有兩種，一是發展技術，實現內容識別與自動標引;二是在對用戶隱私進行保護的前提下，發動大眾進行標引，即將相應的數字檔案公布在相關的網站上，通過注冊的網民即可在該網站上進行相應的內容標注，而網站可建立一套規則進行補貼。

　　3.3個人數字檔案的長期保存

　　對個人數字檔案如何以一種有效、經濟、易于存取的形式保存下來，使這些檔案能夠不受任何技術水平或者時間長短的限制，能夠被永久保存、方便地使用。在這個問題上，首先，需要對個人數字檔案的保存采取一種合理化的策略，什么樣的檔案需要永久保存，不同類型檔案的保存期限，都需要根據情況進行不同的處理方法。另外，長期保存的技術越來越成熟，包括信息封裝技術、安全監測技術、完整性校驗技術、數據功能校驗技術等。將保存策略和技術相結合，個人數字檔案的長期保存才能實現。

　　4結語

　　本文主要針對個人數字檔案存檔的過程，包括收集、組織、管理、利用提出了一些設想。在這過程中，還存在很多問題，需要有針對性的解決方案，這樣才能保障存檔過程的科學性。隨著數字化信息的不斷增多，個人數字檔案存檔會日益凸顯其重要性。如何將個人數字檔案的價值發揮到最大，需要個人、檔案館乃至整個社會的共同努力。endprint

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