如何提高城建檔案的管理水平

　　城建檔案是城市發(fā)展建設(shè)的重要資料，需要妥善保管，強化城建檔案管理工作有重要意義。本文主要探討如何提高城建檔案的管理水平。

　　《廣東檔案》堅持為社會主義服務(wù)的方向，堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導(dǎo)，貫徹“百花齊放、百家爭鳴”和“古為今用、洋為中用”的方針，堅持實事求是、理論與實際相結(jié)合的嚴(yán)謹(jǐn)學(xué)風(fēng)，傳播先進的科學(xué)文化知識，弘揚民族優(yōu)秀科學(xué)文化，促進國際科學(xué)文化交流，探索防災(zāi)科技教育、教學(xué)及管理諸方面的規(guī)律，活躍教學(xué)與科研的學(xué)術(shù)風(fēng)氣，為教學(xué)與科研服務(wù)。

　　現(xiàn)今世界將信息看作是量種與能源、材料同等重要的人類社會的三大支柱之一。這—說法確立城建檔案這種信息在人類社會中的重要性，且不說它是憑證與參考作用，單單就它具有的信息屬性就決定它的社會地位。展望未來世界的前景，信息必將會成為人類社會的強有力的支柱。

　　一堅持檔案工作的基本原則，就要維護檔案的完整。在檔案的樓量上要求齊蛤成套、準(zhǔn)確系統(tǒng)，不能割裂分散。

　　作為一個城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動真實有參考憑證作用的歷史記錄，城市建設(shè)的許多特點集中體現(xiàn)在城建檔案中。城市建設(shè)是一種規(guī)模大，周期長，涉及面廣的社會活動，在單項工程的整個建設(shè)過程中，一般要經(jīng)過決策-----勘察設(shè)計-----組織施工----竣工交付使用幾個階段，每個階段又包括許多環(huán)節(jié)，每個階段又包含許多環(huán)節(jié)，每個階段和環(huán)節(jié)有各自特殊的內(nèi)容和任務(wù)，這就要求城建檔案數(shù)量齊全，要有整體性，在具體的工程項目和某些門類的城建檔案中，強調(diào)完成和系統(tǒng)使之保持成套性。成套性是衡量科技檔案質(zhì)量的重要指標(biāo)，每項工程都有一定的建設(shè)程序，各個階段都會產(chǎn)生反映工程程序和文件材料，例如：前期文件是建設(shè)單位辦理基建工程項目手續(xù)的過程中形成的所有文件材料，而施工內(nèi)業(yè)是指施工單位在施工過程中所形成的所有記錄材料，這要求城建檔案要完整、成套、系統(tǒng)。準(zhǔn)確性是指城建檔案的重要特點，它包括檔案的可靠程度和檔案的精度要求，這樣，接收和保存有法律效力的檔案原件和內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)精確可信的城建檔案就有了重要的意義，這是城建檔案能否發(fā)揮自身價值的重要條件和保證。因而，前期文件必須是圍繞該項過程形成的文件材料，不能張冠李戴;施工過程中形成的技術(shù)的文件材料也必須要如實地反映工程建設(shè)的客觀情況，嚴(yán)格按施工圖和現(xiàn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，施工主驗收規(guī)范施工做到施工各部位有記錄，各項記錄印章簽字俱全，試化驗有報告，預(yù)制構(gòu)件和材料要有詳細(xì)準(zhǔn)確及時，不得后補，竣工圖的修改要有手續(xù)，設(shè)計變更要有依據(jù)，圖物相符，不得擅自更改、偽造及事后補做。只亨這樣，一份完整齊全成套系統(tǒng)的檔案材料才能產(chǎn)生。

　　為了維護檔案的完整，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就要有相應(yīng)措施避免接收不合格的檔案材料，首先要有明確的歸檔制度并嚴(yán)格遵照執(zhí)行，也要實現(xiàn)工程建設(shè)施工過程與檔案管理同步進行，了解基建計劃，做到心中有數(shù)，還有建設(shè)單位施工單位密切聯(lián)系，相互配合，深入施工現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，從工程開工起就主動下去進行指導(dǎo)，檢查建設(shè)單位或施工單位是否有專人負(fù)責(zé)檔案的收集積累工作，己形成的檔案材料是否完整正確、系統(tǒng)成套、有無遺漏，與實物是否相符，并及時提出修改意見和方法，也可以和城市建設(shè)管理部門相互配合共同把關(guān)，如質(zhì)量監(jiān)督站一般都要檢查施工單位形成的技術(shù)材料。還應(yīng)采用經(jīng)濟干預(yù)手段和經(jīng)濟處罰手段，強化保證金制度。•.

　　二、堅持檔案工作的基本原則，就要維護檔案的安全，維護檔案的安全一方面從物質(zhì)上力求改善保管條件，提高保管技術(shù)，防止自然因素和人為因素，對檔案物質(zhì)載體的損壞，最大限度地延長檔案壽命。另一方面要記錄健全保密制度，加強管理，使檔案不被盜竊、不丟失、不泄密，維護檔案的機密，確保檔案的安全：一是庫房筑要規(guī)范，二是空調(diào)設(shè)備要齊全，三是俱裝要合理。

　　庫房位置的選擇應(yīng)權(quán)衡考慮.，因為庫房是保存檔案的基地：是在檔案保護技術(shù)中長期起作用的因素，是最基本的物質(zhì)條件，在此還重申防火的事宜。為了防火安全，庫房與周圍建筑之間應(yīng)保持在30—50米的防火間距，以防火患：不能緊緊相連。空調(diào)設(shè)備是使檔案庫房取得符合要求的氣候條件的理想設(shè)備，目的是使室內(nèi)空氣的溫度、濕度，潔凈度和流動速度方向符合一定的要求，空調(diào)設(shè)備也因地制宜，象我們哈爾濱這樣的北方溫帶大陸氣候的城市只需要安裝一般空調(diào)，將庫房內(nèi)溫度和相對濕度控制在14-20攝氏度，50%--60%除去空氣中有毒有味有害的氣體即可，檔案裝俱是存放檔案的基本設(shè)備之一，由于檔案裝俱用量大，并以能存放檔案為最主要的目的，可以結(jié)合合理的裝訂方法在形式、用襯、結(jié)構(gòu)、規(guī)格上合理制作，以降低成本。

　　要延長檔案壽命還要從限制文件材料，圖紙的書寫材料上和制成材料上入手，在檔案材料中不少是用圓珠筆寫的，也有不少復(fù)寫件。由于記錄內(nèi)容的檔案字跡材料存檔一個耐久性的問題。紅墨水、純藍(lán)墨水最易褪色，鉛筆易被磨擦掉，復(fù)寫紙、圓珠筆易擴散模糊，印臺油易褪色變色或滲化模糊，它們均為不耐久的字跡材料。紙張材料要慎重選用在化學(xué)成分上，物理性能上符合檔案保護要求的紙張，如需加固托裱，應(yīng)使用淀粉打糨糊加上防蟲藥劑，不能用膠水。在無需加固的情況下檔案裝訂時不一定要托裱，這為我們應(yīng)用科學(xué)合理可行的整理方法提供了一點有益的啟示。另外聲像檔案包括影片、照片、錄音帶、錄像帶、磁帶、唱片、縮微片、計算機軟盤光盤等，這些載體的制成材料不同于紙張，化學(xué)成分不同，保護條件不同，應(yīng)分別進行保管。過去我們將照片檔案放入一般紙制檔案材料中同庫保管的方法顯然是錯誤的。為了防止紫外線的照射，庫內(nèi)使用人工照明時以用白熾燈為好，不宜使用日光燈。庫房內(nèi)還應(yīng)保持清潔、減少塵土，做好檔案入庫前的檢疫和消毒處理工作，防蟲防霉、確保檔案財富的安全。

　　三、堅持檔案工作的基本原則，還要便于城市建設(shè)和社會各方面的利用。這是城建檔案工作的根本目的。

　　大量的人力、物力、財務(wù)投入到保存和保管檔案的工作中，就是為了使城建檔案服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、能否實現(xiàn)城建檔案充分而有效的社會利用是衡量和檢驗檔案工作社會地位的標(biāo)志。為了實現(xiàn)城建檔案有效的社會利用，除了做好收集、整理、保管、統(tǒng)計、，鑒定等基礎(chǔ)工作外，還應(yīng)著手做好開發(fā)利用工作，編制各種科學(xué)的，符合需要的檢索工具，如編制地名、重點工程目錄、行政區(qū)劃索引等，要多科檢索，充分利用計算機優(yōu)勢，實現(xiàn)高速檢索。同時還要從城市建設(shè)活動的實際出發(fā)，積極進行城建信息資源的開發(fā)，有效主動超前地為建設(shè)工作提供各項服務(wù)，如公布一些館藏檔案，開放部分檔案，獲取更大的社會效益。

　　我們只有不斷找出差距，尋求紕漏，才能走上完善的途徑。為了造福子孫后代，堅持檔案工作的基本原則，是每個檔案工作者義不容辭的責(zé)任。讓我們承擔(dān)起自己的責(zé)任，將檔案工作提高一個較高水平，與更高的水平接軌。