機關社交媒體文件歸檔動因及策略探析

　　摘要：機關社交媒體文件是機關開展其職能活動的原始記錄，不僅具有重要的憑證價值和參考價值，更是反映社會政治、經濟、文化等諸多方面的社會記憶，微時代下對機關社交媒體文件的歸檔工作刻不容緩。文章從技術環境、制度環境和社會環境三方面的變化深刻闡述了機關社交媒體文件歸檔的動因，并從樹立歸檔意識、提升歸檔技術、培育歸檔人才、創新協作方式和建設法治環境五個方面提出了當前機關社交媒體文件的歸檔策略，期望對之后相關制度的研究和法律的完善有所幫助。

　　關鍵詞：社交媒體;機關文件;歸檔動因;歸檔策略

　　《檔案》(雙月刊)創刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。

　　1引言

　　隨著信息化程度不斷加深，以微信、微博、微視頻和客戶端為代表的社交媒體與我們的生活聯系日益緊密。利用這一工具和平臺，人們發表意見和建議，分享經驗與見解。以“三微一端”為代表的新媒體不僅為黨政機關和各級人民團體(以下簡稱“機關”)發布信息提供了新的路徑，也使機關與群眾密切互動成為可能。傾聽人民的意志，凝聚人民的智慧，解決人民的后顧之憂，這不僅體現了我國對公民的尊重，更有利于機關鞏固自身公信力。

　　機關社交媒體文件作為機關開展其職能活動的原始記錄，既有重要的憑證和參考價值，又反映了社會政治、經濟、文化等諸多方面的社會記憶，微時代下，歸檔機關社交媒體文件勢在必行。

　　2機關社交媒體文件歸檔的動因

　　機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄[1]。通過梳理我國機關社交媒體文件歸檔的相關政策法規可以發現，早在2016年，檔案事業“十三五”規劃中就提到，要研究、開發并收集重要Web資源和歸檔社交媒體文件的方法[2]。但是直到2019年，《機關檔案管理規定》(國家檔案局令第13號)的第23條才正式將社交媒體產生的機關文件納入機關檔案的范圍，即“機關檔案包括：業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案”[3]。此后，國家檔案局辦公室于2019年3月向社會及有關部門征求對《政府網站網頁歸檔指南》《政務服務事項電子文件歸檔規范》等六個檔案行業標準項目的意見。由此可見，目前，我國尚未就機關社交媒體文件的歸檔發布具體的標準規范或政策指導方針。然而隨著技術環境、政策環境和社會環境的不斷變化，機關社交媒體文件在社會中扮演著愈加重要的角色，其歸檔問題迫在眉睫。

　　2.1技術環境的變化：Web2.0時代和大數據時代的到來

　　社交媒體建立在Web2.0的理念和技術之上，允許用戶為其內容創建和交換一系列基于Internet的應用程序[4]，涵蓋了客戶端、微信、微博、微視頻、博客、論壇等。目前，中國互聯網已全面進入Web2.0時代，不同主體可以通過雙向互動從而實現信息共建[5]。社交媒體的開放性與互動性，為機關的宣傳打開了新的維度，從信息的單向傳播轉向聽民意、聚民智的雙向互動;社交媒體的即時性，為機關的信息公開和輿情應對開啟了新的窗口，重要事件發生后，權威與主流的聲音將通過社交媒體占領傳播高地。目前，許多機關已在社交媒體上開設公共賬戶。“截至2017年底，新浪政府微博賬號超過17萬，騰訊政府微信公眾號超過51萬，政府事務APP超過1000個。2017年，僅在新浪微博上，他們就發出了超過8000萬條信息，總閱讀量為3303億，擁有24.6億粉絲。”[6]也就是說，通過社交媒體平臺，各級機關都積極與公眾進行雙向互動和信息互建。機關社交媒體文件也應運而生。

　　大數據時代，機關在社交媒體中產生的與其工作相關的各種法律、規定、指示、通知、計劃、總結等數據總量呈爆炸式增長，最終作為機關社交媒體檔案保存下來的信息也相應激增，僅憑“紙、筆和聰明的頭腦”，已經不能分析處理絕大部分的數據。同時，機關社交媒體文件種類繁多，除去文本、數字、圖片、音頻、視頻等常規類型外，還涉及超鏈接、二維碼等新類型。數量龐大、種類繁雜、邏輯簡單容易理解的結構化數據比例越來越少，而非結構化數據的總量在2015年已經超過85%，并且其增速是結構化數據增速的兩倍以上[7]。

　　因此，Web2.0和大數據的時代背景下，歸檔數量龐大、種類繁多的機關社交媒體文件，必須制定統一的歸檔格式標準，采用專門的社交媒體文件歸檔軟件，緊跟時代發展的潮流。

　　2.2制度環境的變化：檔案事業“十三五”規劃和國家檔案局第13號令的頒布實施

　　2016年4月，國家檔案局發布了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，將社交媒體文件的歸檔及管理列為主要任務和指標之一。此前，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)提出，關于網頁、社交媒體類電子文件的歸檔范圍，參照2006年12月發布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)[8]。不難發現，雖然我國越來越重視社交媒體文件的歸檔，也發布了相關的規范、規章等，但參考的歸檔范圍標準太過陳舊，無法處理當前數量龐大、類型多樣的社交媒體文件，更無法對其歸檔提供更有針對性的指導。

　　2018年10月，國家檔案局再次發布第13號令，正式將社交媒體檔案納入機關檔案的范圍。這無疑對機關文件的歸檔提出了新的要求：除去傳統的文書、音像、實物檔案等，機關在社交媒體中形成的與公務活動相關，對國家和整個社會有查考、利用及保存價值的歷史記錄，都將作為機關檔案保存下來。然而，新規定的頒布并沒有相關法律規范的銜接，直到2019年3月，國家檔案局辦公室仍在征求有關部門對六個檔案行業標準項目的意見，如《政府網站網頁歸檔指南》和《政務服務事項電子文件歸檔規范》。因此，隨著政策環境的不斷變化，機關社交媒體文件相關的歸檔管理和開發利用問題都必須盡快提上議程。

　　2.3社會環境的變化：公眾崛起時代的到來

　　2014年5月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出“規范并支持社會力量參與檔案事務。充分發揮檔案學會等社會組織的作用……支持企業，社會組織和個人依法設立檔案事業發展基金”[9]。可以看出，公眾參與是檔案管理走向檔案治理的必然要求。

　　就社會集體而言，機關社交媒體文件反映了當今社會的政治、經濟、文化等諸多變化，記錄著社會發展的歷史軌跡，理應歸檔保存。作為社會記憶的一部分，機關社交媒體檔案不僅使研究人員能夠不斷開發利用這類檔案信息資源，了解、梳理國家機關的關注熱點、政策變化等，而且有利于學界更加全面研究國家的立法過程、社會流行熱點演變等現實變遷問題。

　　就公民個人而言，新時代下，公眾不再是“看客”，他們是機關社交媒體文件的互動群體和受眾，生產和提供機關社交媒體文件信息資源。公眾參與和監督對于變革機關社交媒體文件的歸檔管理方式至關重要。機關社交媒體文件歸檔工作，不僅涉及網絡服務提供商的技術存儲問題，還涉及公眾參與互動、信息不間斷動態增長的問題。因此，機關社交媒體文件的歸檔工作，必須發揮公眾的智慧，多方協作，支持機關社交媒體文件的歸檔、保存管理和開發利用。

　　3機關社交媒體文件歸檔策略

　　鑒于當前我國機關社交媒體文件歸檔工作存在歸檔技術落后、政策銜接不到位、標準不一致等問題，筆者從樹立歸檔意識、提升歸檔技術、培育歸檔人才、創新協作方式和建設法治環境五方面，對機關社交媒體文件的歸檔工作提出如下策略。

　　3.1樹立“記憶自覺”意識是先導

　　正確的意識對于促進客觀事物發展并引導人們實踐至關重要。只有意識到機關社交媒體文件歸檔的重要性，樹立“記憶自覺”意識，才能為其歸檔工作做好準備。

　　一方面，各級機關要積極樹立“記憶自覺”意識。首先，要不斷強調社交媒體文件的歸檔意義，讓機關工作者認識到社交媒體檔案的價值，領悟到機關社交媒體文件歸檔的必要。其次，檔案部門等記憶機構可與各級機關展開合作，在如何歸檔機關社交媒體文件方面展開相關的培訓教育，“加強一線負責人的歸檔意識，改進工作人員的操作方式”[10]。

　　另一方面，各級機關要主動幫助社會公眾樹立“記憶自覺”意識。例如在機關檔案工作者的指導下，招募選拔部分社會志愿者進行社交媒體文件歸檔實踐，以多元化的方式展現機關社交媒體檔案的價值，幫助社會公眾樹立“記憶自覺”意識，同時增強社會公眾對機關的信任，方便之后開展高效便民的機關工作，與公眾共建共享社會記憶等。

　　3.2提升機關社交媒體文件歸檔技術是前提

　　社交媒體文件的捕獲和歸檔方式，目前包括“直接存檔、網絡鏈接存檔、內容尋址存檔等”[11]。一般來說，“社交媒體捕獲歸檔工具應考慮其爬取內容的限制，抓取的頻率，抓取的質量，抓取內容的輸出格式和存儲位置，捕獲數據的分析和檢索，兼容性，通用性，安全性等特點”[12]。

　　根據《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)，歸檔機關社交媒體文件的過程大致如圖1所示。機關社交媒體文件形成后，經過一定時間的轉發、評論、回復等信息傳播活動后，依照社交媒體文件歸檔范圍和保管期限的規定進行價值鑒定，將不歸檔的信息直接過濾，對于需要歸檔的元數據信息，依據統一的歸檔標準對其進行格式轉換，再導入至機關的檔案管理系統。“然后，系統根據元數據進行分類，確定文件檔號并對信息進行著錄，完成上述步驟后進行數字簽名。最后，對信息的真實性，可靠性，完整性和可用性檢測后，再保存信息。”