“數字中國”視野下檔案工作研究策略

　　一 、引言

　　2015年12月，習近平同志在出席第二屆世界互聯(lián)網大會時強調“中國正在實施‘互聯(lián)網+’行動計劃，推進‘數字中國’建設”，標志著“數字中國”成為未來數十年中國信息化發(fā)展的目標。2017年12月，在中共中央政治局就實施國家大數據戰(zhàn)略進行第二次集體學習時，習近平同志強調，大數據是信息化發(fā)展的新階段，海量數據對于經濟發(fā)展、社會治理、國家管理與人民生活都產生了重大影響。為了適應推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的背景以及順應我國經濟進入高質量發(fā)展時代，我們要增強利用數據為生產生活服務的能力，把握大數據發(fā)展規(guī)律。

　　《檔案》(雙月刊)創(chuàng)刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。

　　“數字中國”覆蓋經濟、社會、文化、生活等方方面面，對經濟發(fā)展方式轉變、產業(yè)轉型升級、創(chuàng)新社會管理、保障和改善民生、提升國家競爭力發(fā)揮至關重要的作用，其作用得以發(fā)揮，離不開背后海量數據的支撐。政治、經濟、文化、社會、生態(tài)等各個方面管理活動的開展，一方面涉及人財物的管理，另一方面還涉及對數據的管理。數字化條件下，我國管理工作，正實現(xiàn)著從事后總結經驗和教訓，演變?yōu)橐晕募n案信息為依據的精細化的事前與事中控制，實現(xiàn)以客觀實際為基礎，不斷進行科學決策，而且這一發(fā)展趨勢正逐漸取代傳統(tǒng)的粗放式的“一拍腦袋做決策”。檔案的本質屬性就是原始記錄性，我們檔案工作追求的目標就是確保與業(yè)務活動相伴而生的記錄的真實、完整、安全，以此為基礎促進其利用，輔助科學決策。

　　檔案工作者具有長于管理與業(yè)務活動相伴而生的記錄的職業(yè)優(yōu)勢，因此在建設“數字中國”的時代背景下，檔案工作者的職業(yè)定位應為管理各行各業(yè)業(yè)務活動中產生的數據，確保數據質量、維護數據安全、加強數據開放，為依托于數據開展的各項業(yè)務活動提供基礎性支撐。

　　二、“數字中國”視野下檔案工作面臨的變化

　　(一)檔案數據大量產生

　　2018年12月15-16日在北京召開了第九屆電子文件管理論壇，從其中的主題發(fā)言可以看出檔案界對單軌制的歡迎和目前單軌制已經在一些地區(qū)、機構有所應用，并取得較好成效。直接以電子方式運行和保存電子文件逐漸成為業(yè)內共識。推行單軌制的一個結果是在業(yè)務工作中產生的文件全部都是數字信息，大大助力了檔案的“增量電子化”。

　　除了各類組織機構正在建立與自身業(yè)務活動相適應的信息系統(tǒng)，在業(yè)務活動中產生大量業(yè)務數據。隨著智能技術的廣泛應用，利用各種傳感器、微處理器等感知技術也在產生大量客觀數據，這一發(fā)展趨勢意味著人類社會活動將實現(xiàn)“全數據”的覆蓋。我國是世界第一人口大國，并已成為世界第二大經濟體，人口13億多，法人單位1100萬，人口和經濟規(guī)模決定了我國是世界數據資源大國。因而伴隨業(yè)務活動產生的具有原始記錄性的檔案數據也會大量產生。

　　(二)檔案數據的安全面臨挑戰(zhàn)

　　大數據環(huán)境下，檔案數據管理主要基于非關系型數據庫，保存的主要是非結構化數據。因為數據無時無刻不在產生，產生的領域也極其廣泛，面對體量如此巨大的數據，再追求檔案數據的結構化實屬不易。在當下的環(huán)境中，檔案數據來源眾多、類型豐富，因為產生于分散的各個角落，數據質量不易控制，容易因為技術或人為原因導致產生虛假數據而難以發(fā)現(xiàn)，而且數據大多是產生于電子設備，若設備故障、外部突發(fā)狀況(如斷電)或人為操作失誤而造成數據缺失，難以補救;數據在收集、管理、利用的過程中，會存在不法收集數據、用戶隱私泄露、數據被非法竊取等安全問題。

　　(三)檔案數據的利用方式發(fā)生變革

　　以數據化形式產生、傳輸、存儲、利用檔案，極大地拓展了檔案利用的邊界。云計算在促進跨時空、跨地域數據資源共享，實現(xiàn)數據流通、消除數據孤島方面有獨特優(yōu)勢。技術的發(fā)展不僅使得檔案數據能在更大范圍內發(fā)揮價值，而且促使多領域、多層面的數據資源實現(xiàn)連通，創(chuàng)造新價值。當下環(huán)境的檔案數據的開放與提供利用，較之數字檔案館的檔案提供利用，具有檔案資源來源更廣泛、利用主體和需求更多元、利用方式更便捷深化、可形成可視化成果和可對利用行為進行實時記錄、分析、預測等優(yōu)勢。

　　(四)檔案工作者的角色、思維、意識都要有所改變

　　檔案工作者所追求的不再是類似“倉庫保管員”的角色，而應積極有為，對與業(yè)務活動相伴而生的檔案數據進行收集、管理，規(guī)范數據格式、保障數據質量和安全;認識數據的價值，更加關注對數據進行挖掘分析，提高利用效率，滿足用戶需求，同時也要平衡好數據利用與隱私保護，尊重數據來源方的數據權益，在法律規(guī)定范圍內盡量擴大開放范圍，以實現(xiàn)檔案數據價值;改變狹隘的數據觀念，倡導數據開放共享，推進跨區(qū)域數據共享平臺的建設，尋求與各方面、各領域的合作。

　　(五)檔案人知識結構需要更新

　　檔案數據大量產生、檔案數據安全面臨威脅、檔案數據利用方式發(fā)生變革以及檔案工作者自身角色、思維、意識面臨發(fā)生轉換的需求都推動著我們改善檔案人的知識結構、提升工作技能、培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案專業(yè)人才，以適應時代的呼喚。

　　三、“數字中國”視野下檔案數據管理目標

　　(一)保障數據質量

　　檔案管理工作在享受著數字化、信息化、智能化帶來便捷的同時，也面臨著數字文件易改、易丟、難以長久保存的危機。如作為國內人工智能行業(yè)領軍企業(yè)的科大訊飛研制出的檔案機，就將人工智能技術與檔案工作實踐相結合，助力了檔案現(xiàn)代化，一方面創(chuàng)新了檔案的記錄方式，另一方面激活了檔案利用方式。這是人工智能技術與檔案深度融合給我們檔案工作帶來便利的生動體現(xiàn)。但不容忽略的是，我們在享受數字化、智能化帶來便利的同時，也面臨著數據質量更加難以保障的危機。

　　檔案數據要發(fā)揮其作用，首先必須保證其質量，唯有其是真實、完整的，檔案數據的證據價值、決策價值才有可能得以實現(xiàn)，即我們才有利用檔案數據的必要性;而只有其是可讀、可用的，檔案數據才有發(fā)揮其價值可能性。目前諸如存證云、百度取證等電子存證平臺大量涌現(xiàn)，正在取代檔案部門進行數據的取證工作，如果檔案部門缺乏合法、合規(guī)的措施和技術手段來保障歸檔過程和歸檔后檔案數據的質量和可用，那么即使隨著單軌制實施以及各級各類組織機構建立的信息系統(tǒng)中伴隨業(yè)務活動而產生大量檔案數據，其也不具備利用價值，檔案工作便會被邊緣化。