本文作者：祖慶芝 張慧麗 單位：徐州醫(yī)學(xué)院檔案館 鹽城衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院

檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作目的的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這在醫(yī)學(xué)院校的檔案館顯得尤為重要。隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，醫(yī)學(xué)科技檔案的數(shù)量和種類不斷增加，質(zhì)量的不斷提高，這就對醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率提出了更高的要求。所謂檔案利用效率，是被利用檔案與庫存檔案，檔案有效能量與檔案原有數(shù)量，檔案利用服務(wù)單位勞動量與檔案利用服務(wù)單位勞動時間的比率。因此，檔案利用效率的高低受經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的制約，醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，也受醫(yī)學(xué)科技進(jìn)步和發(fā)展的制約，同時又反作用于醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，最終推動醫(yī)學(xué)科技的進(jìn)步。

一、當(dāng)前醫(yī)學(xué)科技檔案利用率低的原因分析

1．人們的檔案意識不強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科技檔案大部分來自于醫(yī)療實(shí)踐中，一些專業(yè)技術(shù)人員的檔案形成意識和利用意識非常淡薄，他們不了解檔案究竟有什么利用價值。多數(shù)人有“自留自方便”的想法，尤其是一些基礎(chǔ)學(xué)科室的科研人員，他們十分珍惜自己的勞動成果，舍不得也不愿意把這些科研材料歸檔，更不愿意向檔案部門移交，個人封檔現(xiàn)象十分普遍。這就造成了本專業(yè)，或者個人在一下次工作中無法利用這些檔案資料，因而要浪費(fèi)時間、精力，去重新收集原始數(shù)據(jù)，不同程度地影響了科研和工作的進(jìn)展。

2．醫(yī)學(xué)科技檔案管理體制不健全

首先檔案工作得不到應(yīng)有的重視。有些醫(yī)學(xué)院校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作可有可無。沒有把檔案館基本建設(shè)、檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、檔案工作者待遇等問題納入學(xué)校議事日程，使得檔案館硬件軟件建設(shè)滯后、檔案工作者積極性不高，從而影響了檔案館社會功能的發(fā)揮以及社會對檔案館的認(rèn)知程度。其次管理制度不健全，缺乏責(zé)任追究制度，有的醫(yī)學(xué)院校仍未建立檔案館甚至綜合檔案室，科技檔案材料仍散在各處室。有的單位雖然建立了檔案室，但檔案沒有集中統(tǒng)一管理。另一些單位檔案管理人員仍處在“重藏輕用”的被動、單一、封閉狀態(tài)，坐等利用者上門，主動介入的服務(wù)意識較差。

3．指導(dǎo)性利用不夠

所謂指導(dǎo)性利用，就是為尋求規(guī)律指導(dǎo)當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研和臨床醫(yī)療工作而進(jìn)行的檔案利用。目前這種類型檔案利用還很少，究其原因：一是可利用的檔案是否具備指導(dǎo)醫(yī)學(xué)科研和臨床醫(yī)療工作的信息；二是檔案指導(dǎo)性利用的利用者很少。作為醫(yī)學(xué)檔案利用服務(wù)部門和醫(yī)學(xué)檔案利用服務(wù)工作者不能只是停頓在“你利用我提供”的層次上，要善于研究利用者，科學(xué)預(yù)測利用趨勢，按照利用者的需求，大力開發(fā)檔案資源，努力提高檔案質(zhì)量，積極提供主動利用服務(wù)。

二、提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的建議

根據(jù)以上分析，經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和醫(yī)學(xué)科技的進(jìn)步以及醫(yī)學(xué)科技檔案的特點(diǎn)要求，提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率勢在必行，然而目前科學(xué)技術(shù)檔案利用的現(xiàn)狀不容樂觀。針對醫(yī)學(xué)科技檔案利用存在的問題，作者提出如下建議，供同仁們參考并批評指正。

1．更新觀念，增強(qiáng)檔案利用效率意識

更新觀念首先要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，實(shí)現(xiàn)由重保管到重利用的轉(zhuǎn)移，真正做到“重利用”。正確處理好利用與保密之間的關(guān)系，確立開拓性服務(wù)意識，徹底消除“等客”的現(xiàn)象，采取有效的辦法向社會推薦自己，讓社會充分了解檔案資源，盡最大努力開發(fā)檔案的有效能量，變“死”材料為“活”資料，變“潛”價值為“顯”的價值，變歷史的作用為現(xiàn)實(shí)作用。根據(jù)醫(yī)學(xué)形勢發(fā)展的需求，根據(jù)科研進(jìn)展的需要，來提供必要的、原始的、真實(shí)數(shù)據(jù)和記錄，充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)科技檔案在實(shí)際工作中的利用價值。

2．機(jī)制創(chuàng)新，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量

醫(yī)學(xué)科技檔案的利用服務(wù)創(chuàng)新，首先必須建立全新的服務(wù)機(jī)制。有先進(jìn)的服務(wù)手段與服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)多樣化服務(wù)。現(xiàn)在已有的服務(wù)方式包括：醫(yī)學(xué)檔案的信息加工，醫(yī)學(xué)檔案的咨詢，科技文件的閱覽、借閱等。這不僅對檔案利用效率的提高起到了促進(jìn)和保障作用。而且也會對廣大師生用戶產(chǎn)生強(qiáng)烈的吸引力。提高高校教師，特別是一線教師、科研人員對檔案的認(rèn)識，增強(qiáng)工作效率，提升工作質(zhì)量。

3．手段翻新，加強(qiáng)檔案利用基礎(chǔ)建設(shè)

必須采取新的手段，加強(qiáng)檔案利用的基礎(chǔ)建設(shè)。一是優(yōu)化利用服務(wù)的環(huán)境。優(yōu)雅、安靜、整潔的檔案利用環(huán)境能吸引廣大的利用者；合理、寬敞的檔案利用場所能容納眾多的利用者；提供周到的服務(wù)，如可以進(jìn)行打字、復(fù)印、翻拍等服務(wù)業(yè)務(wù)，可以方便利用者。二是必須有豐富的利用資源，隨著現(xiàn)代化發(fā)展和醫(yī)學(xué)科技的進(jìn)步，廣大的醫(yī)療工作者對檔案信息資源的需求越來越大，要求也越來越高，單純的僅靠單位工作過程中形成的檔案，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足要求。急需挖掘反映目前國內(nèi)外處于領(lǐng)先地位的并且專業(yè)水平高、具有創(chuàng)新成果的檔案資料，作為提供的利用資源來滿足利用者。三是運(yùn)用現(xiàn)代化的服務(wù)手段。提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，充分運(yùn)用現(xiàn)代化的利用手段是十分必要的，現(xiàn)代化利用手段主要表現(xiàn)為數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用。利用電腦操作檢索檔案，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資源信息，讓所有的利用者都能在網(wǎng)上直接利用檔案等，這極大地提高了檔案利用效率。四是建立科學(xué)的檢索體系。用不同方式，不同的角度，按照準(zhǔn)、快、全、穩(wěn)的具體要求，編制檔案檢索工具，確立功能齊全的科學(xué)的檢索體系。例如：醫(yī)學(xué)科技檔案應(yīng)按照不同專業(yè)、不同學(xué)科、不同類別，編制檢索工具，將各學(xué)科檔案信息的內(nèi)容、形式、特征以及其他情況介紹給利用者，最大限度地提供所需信息，增強(qiáng)利用者對檔案信息的了解和再利用。五是加強(qiáng)高素質(zhì)的檔案利用服務(wù)者隊(duì)伍的建設(shè)，充分發(fā)揮利用服務(wù)者的主觀作用，這也是提高、檔案利用效率的根本措施。

4．編研常新，充分挖掘檔案利用價值

重視編研工作要充分挖掘檔案利用價值，它是變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變一般性服務(wù)為高層次服務(wù)的具體實(shí)踐。在新形勢下，我們要確立新的檔案工作理念，調(diào)整檔案工作重心，在醫(yī)學(xué)教學(xué)和醫(yī)學(xué)科研過程中，檔案工作者要主動挖掘檔案情報，開發(fā)檔案信息，通過具體實(shí)踐，研究開發(fā)一批實(shí)用性強(qiáng)、指導(dǎo)性強(qiáng)、利用價值高的檔案編研成果。要按照新形勢下的醫(yī)學(xué)發(fā)展的要求，根據(jù)原有的實(shí)際情況，有計(jì)劃地提出一些編研課題，為醫(yī)學(xué)科研服務(wù)，要針對各個學(xué)科和專業(yè)的實(shí)際，突出編研特色，增強(qiáng)編研效果，提高編研利用效率。