本文作者：趙曼麗 單位：湖南商學院檔案室

高校教學檔案管理現狀

由于目前眾多高校缺乏統一的教學檔案管理計劃、規章制度和職責說明，使得許多高校的教學檔案示能進行集中統一管理，致使教學檔案分散在各職能部門，文件材料收集不齊全、保存不完整，甚至造成教學檔案材料的流失。同時由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異,導致各高校之間對于教學檔案管理操作的步調不夠一致,甚至存在極少數相互抵觸的情況,這就為教學檔案管理工作的效率帶來了障礙。檔案管理人員人為破壞和自然損壞現象在所難免。高校電子教學檔案雖已實施，但因為實施時間不長，檔案管理人員信息處理經驗有待加強，使得很多高校還只是將打印出的紙質教學檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的教學檔案信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響到高校電子教學檔案的完整性。以上是各高校教學檔案管理工作中比較突出的特點,也是高校教學檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，從中也可以看到，提高高校電子化教學檔案管理勢在必行。

利用電子信息技術進行高校教學檔案管理的利弊分析

首先,利用電子信息技術的強大信息處理功能,能大大提高高校教學檔案管理的工作效率。隨著高校的辦學規模迅速擴大，教學檔案管理工作量和難度也大大增加。比較傳統的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力物力,同時還容易疏漏出錯。在這種情況下，要求教學檔案管理跟上高校日益提升的教學發展水平，顯然是力不從心的。其次,電子文檔的存儲方式便于實現高校教學檔案的共享。傳統的紙質檔案的頻繁調閱，不僅會造成教學文件的遺失，還會降低教學文件的利用效率，同時文件在查找時也面臨諸多困難。利用電子信息技術，通過高效的電子文檔處理系統則可及時有效地進行檔案的查找與過濾，促進高校整體教學質量的提升。再次,以電子文檔形式保存教學檔案文件所需條件較紙質形式低。由于傳統檔案以紙張作為存儲媒質,環境因素對其存儲壽命影響較大,所以對紙質文檔的存放要求較高。同時,大量的數據消耗紙張,不利于環境保護。最后,采用信息技術還能提高文檔的時效性和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,存儲卡體積小重量輕，這些都是紙質文檔所無法彼及的。在安全性方面,因高校教學檔案傳輸頻繁，文件丟失等情況時有發生。在實際的檔案管理工作中，電子教學教學檔案在存儲和使用的過程中也在一定程度上存在以下風險。檔案保護措施缺失帶來的存儲安全性風險。電子教學檔案的保存也不一定是萬無一失的，因其自身內在諸因素以及外部環境因素的影響，電子檔案載體的使用壽命會受到一定的影響。如電子檔案載體的保存如果超過標準的溫度與濕度，存儲介質就會發生膨脹、收縮、粘連等問題，影響教學信息數據的讀取。同時，由于存儲設備具有高速讀寫速度,倘若被盜取,受侵害的程度更是大于傳統媒質。另外,由于信息化手段采用統一字體、統一標識,喪失了手寫漢字的特性,受侵害的文件不易被發現。這些安全問題都是不容忽視的。電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外,文件多處于開放狀態,更新不及時,便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜,存儲方式多樣,在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上,電子檔案就永遠不會脫離這種技術和設備,造成了信息對載體的依賴性。隨著電子技術的日新月異，計算機更新換代頻率加快，如果軟件開發標準不統一，兼容性出現問題,也可能造成信息的丟失,并導致縮短電子檔案的壽命。

信息化在高校教學檔案管理中的應用

針對電子教學檔案在實際運用中所涉及的風險問題,可以采取以下對策進行防范:加強電子教學檔案存儲設備以及網絡的安全性，加強知識產權保護意識。高校檔案管理部門應創建適應電子教學檔案管理的科學方法、途徑、標準與技術。同時，還要嚴格規定讀寫權限，對檔案及時備份，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。首先檔案工作人員應積極提高自身的服務思想與現代意識。在管理的標準化建設中要為檔案工作人員創造良好的成才環境與成長環境。檔案工作人員需掌握現代知識與技能，在檔案管理的各項工作中，嚴格按照檔案工作標準化管理的各項規章制度與流程進行。第三,為了保證電子檔案的壽命,使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術,保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限，做到職責權限同步,防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。并且，高校檔案管理部門還要采取嚴密的檔案保護措施，保障存儲設備的安全,專機專用，定時進行軟硬件更新升級與維護管理，保證存儲設備的良好狀態。

結論

在這個高度信息化的時代，隨著高校檔案管理工作的發展，高校電子教學檔案的意義和作用正被越來越多的人重視，高校教學檔案管理工作正向著更加系統化、高效化的方向發展。高校檔案工作人員應不斷學習，嚴格制度，落實措施，以高度的責任心和使命感，應對新形勢下的更新、更高的工作挑戰。使新形勢下的高校電子教學檔案管理工作健康蓬勃地發展。