一、建設與開發

1.系統開發。根據提升檔案信息化建設的業務需求，經過調研、立項、招標、調查等建設步驟，最終確定系統開發公司，系統開發堅持開放性、完整性、易用性、可擴展性、安全性、先進性、規范性、可靠性、高效性等原則，確定公司需求的檔案管理系統方案，依據系統方案開發檔案管理系統。

2.應用架構。建設規劃包含公司總部和所屬單位，系統設計考慮了公司總部和所屬單位的檔案系統應用問題，采用統一規劃、分級管理、按單位分布應用、數據集中存儲、實體屬地管理、數據逐級移交的總體管理模式，應用架構如下圖所示：

3.系統功能。根據業務需要總共設置為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發、系統維護等五大功能模塊，實現文檔管理業務的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。

4.數字化建設。檔案數字化建設包括電子文件接收、傳統載體檔案數字化裝換、資源整理加工、建立資源庫等內容，公司檔案室采取三種方式進行數字化處理：第一是借助接口管理將收發文管理系統和項目管理系統中的電子文件進行接收管理，經整理形成可用電子文件；第二是采取自主加工與委托方式，利用數字化加工設備對所需要數字化檔案進行加工，形成電子文件；第三是將積累保存的電子文件與檔案管理管理系統進行鏈接，有效地滿足檔案數字化需求。

5.保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統安全的軟硬件設施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權限管理、水印加密、網絡控制等措施實現在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。

6.平臺接口。平臺接口就是采用開放的數據格式標準、統一的數據轉換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統架構，無縫集成于OA平臺、項目管理系統以及各項業務系統中，通過WEBSERVICE，實現人員CA身份認證、數據檢索、數據傳輸和資源共享。

7.檢索利用。檔案管理系統全文檢索系統內嵌快速OCR技術，可以無須人工干預，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務網站之中，受到檔案權限的管理和控制，與檔案管理系統融為一體，利用者根據需求，調取利用文件，如需原件，可進行網上預約借閱，檢索利用。

二、成效與創新

截至目前，檔案信息化建設穩中求進，綜合檔案管理系統運行正常，所屬各單位及各部門反應良好，檔案管理網頁年均瀏覽量28012次/人，現場調閱年均5166次/人，年均借閱18617于件（卷），有效地服務于公司生產經營、安全運營和品牌建設，各個階段性成果受到上級單位及本單位領導的認可，特別是公司特級資質申報過程中受到國家住房建設部領導認可與好評。檔案信息化建設中探索適合于新形勢下檔案工作特點和需求的現代化檔案管理模式，結合項目檔案建設的自身特點和發展需要，開展檔案管理和利用模式的創新、理念創新和技術創新，建設成果體現了檔案信息存儲簡便、利用上不受時間和空間限制的優勢，同時，檔案工作者也在信息化建設過程中創新了管理。

1.新的技術成果廣泛利用。系統管理開發過程中，充分利用在線OCR技術、XML技術、圖像處理技術、檢索技術、數據交換技術、流數據文件瀏覽技術、高壓縮比技術和系統接口技術等前沿的新技術、新方法、新模式，體現了檔案信息化建設水平上的提升。

2.傳統借閱方式的改變。基于數字標簽識別技術的電子文件跟蹤系統的開發和應用，使得檔案管理系統能夠實現智能化的條形碼打印，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打印設備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統將自動讀取條碼信息，進行系統借閱，檔案利用者可以通過檔案網頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統管理方式，改變了傳統的紙質簽字手續方式，體現先進的管理水平。

3.靈活適用的系統開發。檔案管理信息系統靈活便捷體現在完善的定制工具功能上，系統采用結構化思想開發，各項功能采用積木式組合與集成，流程發生變化時可組合出新的需要管理平臺。可定義各種類型檔案的數據結構、屏幕顯示布局、打印格式、數據完整性限制要求、數據正確性限制要求、輔助組卷規則、快速輸入輔助信息等。通過定制工具，可以定制適合各自業務需求的檔案管理信息系統。

4.檔案信息的加快開放。檔案管理網頁上有室藏職能、法規宣教、管理制度、管理表格、綜合計劃以及檔案文件利用功能，檔案利用者可以通過管理網頁調閱相關檔案信息，改變了傳統利用檔案須到檔案室現場調閱的落后管理方式，實現了檔案信息網絡查詢和信息公開。

本文作者：胡志富 單位：中交第一航務工程局有限公司