一、煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的難點(diǎn)

1.檔案管理人才缺乏，兼職過(guò)多，歸檔不規(guī)范。煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及地質(zhì)勘探、采煤方法、礦井建設(shè)、土建工程，設(shè)備安裝、供電配電、信號(hào)控制、鐵路專用線等專業(yè)，科技含量高、專業(yè)性強(qiáng)、工作量大。單項(xiàng)工程、單位工程眾多，所以對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)水平要求更高，也就是說(shuō)，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作人員不僅要有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備一定的礦井專業(yè)知識(shí)。

2.檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不同步，審核把關(guān)不嚴(yán)，歸檔材料質(zhì)量差。項(xiàng)目建設(shè)初期有關(guān)項(xiàng)目檔案資料散存在個(gè)人手中，或裝在麻袋中雜亂無(wú)章，到項(xiàng)目進(jìn)入中后期才動(dòng)員人力去突擊、去補(bǔ)救。其原因：一是建設(shè)項(xiàng)目檔案工作沒(méi)有與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，檔案收集整理滯后。二是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收審查把關(guān)不嚴(yán)。關(guān)鍵是驗(yàn)收主管單位與檔案管理部門(mén)兩張皮，有的項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)沒(méi)有檔案管理部門(mén)的人員參加，三是收集存檔的無(wú)效文件多。有的煤礦建設(shè)項(xiàng)目中重要文書(shū)材料多為復(fù)印件，缺少原件，失去檔案的法律效力。收集到的原件中存在無(wú)公章，無(wú)簽字、無(wú)日期的無(wú)效文件。四是建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)容缺項(xiàng)。

由于長(zhǎng)時(shí)期沒(méi)有專人收集管理，往往出現(xiàn)請(qǐng)示與批復(fù)不符，目錄與檔案內(nèi)容不符，標(biāo)題與材料不符，圖紙與實(shí)物和設(shè)計(jì)變更不符等不完整、不規(guī)范的檔案材料。五是忽視設(shè)備隨機(jī)資料收集，歸檔。煤礦建設(shè)項(xiàng)目中設(shè)備檔案歸檔難尤為突出，設(shè)備開(kāi)箱時(shí)隨機(jī)文件、圖紙等資料一般都在施工方技術(shù)人員手中，自行保存起來(lái)，有的甚至不進(jìn)行記錄，造成設(shè)備使用單位對(duì)設(shè)備的安裝、調(diào)試、使用和日后的維護(hù)、檢修，技術(shù)改造非常難。

二、做好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

1.更新理念，提升水平。第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的關(guān)鍵。建設(shè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性、專業(yè)性和復(fù)雜性。樹(shù)立牢固的責(zé)任意識(shí)，項(xiàng)目建設(shè)初期要指定分管領(lǐng)導(dǎo)，并同時(shí)成立專門(mén)機(jī)構(gòu)(含領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室)，提出工作要求，把檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并與經(jīng)濟(jì)利益和考核內(nèi)容掛鉤。第二，全員參與是搞好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與其他類別檔案管理最大的不同之處，就在于必須靠各部門(mén)和全員(檔案形成者)的支持和配臺(tái)，必須是全員具備檔案意識(shí)，積極參與。第三，過(guò)程管理是搞好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的保證。建立項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案管理的要求與措施貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各領(lǐng)域、全過(guò)程。實(shí)行以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計(jì)。施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理控制為重要手段，實(shí)施事前介入、事中控制、事后把關(guān)的全過(guò)程管理模式。

2.完善制度，嚴(yán)格控制。近幾年，為了做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，國(guó)家和地方都分別制定出臺(tái)了一系列法規(guī)性文件，很多行業(yè)也根據(jù)本行業(yè)特點(diǎn)制定了有關(guān)的規(guī)章規(guī)定。核心是項(xiàng)目建設(shè)單位(法人)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施同步管理，這一條非常重要。要達(dá)到同步，必須從以下方面著手：一是充分發(fā)揮合同的作用，將項(xiàng)目檔案工作納入合同管理。建設(shè)、使用、設(shè)備、施工、監(jiān)理各方簽訂合同、協(xié)議時(shí)，都應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款，明確規(guī)定有關(guān)工程文件、圖紙及其他特殊載體等文件的整編歸檔內(nèi)容及各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。二是移交檔案資料與工程結(jié)算掛鉤，實(shí)行檔案管理部門(mén)不簽字，工程部門(mén)不辦理結(jié)算，財(cái)務(wù)部門(mén)不付工程款的工作制度。三是建立項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金制度。將單位工程、單項(xiàng)工程驗(yàn)收與其檔案質(zhì)量驗(yàn)收結(jié)合起來(lái)，分部分項(xiàng)工程檔案質(zhì)量驗(yàn)收不合格，工程不能結(jié)算，扣押保證金。四是建立獎(jiǎng)罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度。將經(jīng)濟(jì)利益與各部門(mén)和個(gè)人的考核內(nèi)容掛鉤，促使他們認(rèn)真履行歸檔職責(zé)。五是建立大中型設(shè)備歸檔制度。對(duì)外簽訂設(shè)備合同時(shí)，對(duì)設(shè)備的技術(shù)資料做好明確的約定，對(duì)隨機(jī)技術(shù)文件進(jìn)行清點(diǎn)、登記，驗(yàn)收、歸檔。

3.加強(qiáng)管理，注重實(shí)效。一是要加強(qiáng)宏觀管理。審批項(xiàng)目的主管部門(mén)和檔案行政主管部門(mén)要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局和國(guó)家發(fā)改委關(guān)于《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法中規(guī)定的程序執(zhí)行。由于建設(shè)單位一般都是新組建的隊(duì)伍，人員素質(zhì)參差不齊，工作制度也有一個(gè)建立、完善的過(guò)程。因此，上級(jí)檔案管理主管部門(mén)和建設(shè)項(xiàng)目主管部門(mén)要主動(dòng)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，盡早介人，全程跟蹤，及時(shí)掌握項(xiàng)目信息．做好安排部署。二是要加強(qiáng)建設(shè)單位負(fù)責(zé)制。決策層要統(tǒng)籌安排，掌握信息，全面負(fù)責(zé)，牽頭抓總。執(zhí)行層要扎實(shí)工作，一項(xiàng)一項(xiàng)去落實(shí)，針對(duì)問(wèn)題，提出整改，提高管理水平。三是要加強(qiáng)監(jiān)理監(jiān)管作用。建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理單位除按照建設(shè)單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對(duì)施工單位文件材料形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)。對(duì)施工過(guò)程中的每個(gè)控制節(jié)點(diǎn)、每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審核、簽署，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出整改。四是要加強(qiáng)檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高和有一定組織協(xié)調(diào)能力的人員從事檔案工作，并配備相應(yīng)的庫(kù)房、裝備、裝具，為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提供必備條件。

本文作者：董劍華 單位：中煤國(guó)際工程集團(tuán)沈陽(yáng)設(shè)計(jì)研究院