一、明確管理客體，構(gòu)建三類多級(jí)的內(nèi)容體系

高校資產(chǎn)無(wú)論是有形資產(chǎn)還是無(wú)形資產(chǎn)的管理，都具有客觀性，其檔案管理工作同樣要符合資產(chǎn)管理和檔案管理的一般規(guī)律。從內(nèi)容來(lái)說(shuō)，一般可分為存證性檔案、使用檔案和制度性檔案三種類型。存證性檔案是記錄資產(chǎn)購(gòu)置、形成和滅失情況的檔案，包括資產(chǎn)的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、銷毀等方面的資料；使用性檔案則是記錄資產(chǎn)使用、維護(hù)，產(chǎn)生的客觀效益等方面的檔案，它是高校資產(chǎn)檔案管理的主體內(nèi)容；制度性檔案則是記錄高校為做好資產(chǎn)檔案管理工作所制訂的各種規(guī)章制度及其實(shí)施情況的檔案。

這三類檔案中任何一類檔案的缺失意味著高校資產(chǎn)管理檔案內(nèi)容體系的重大缺陷，不可偏頗。同時(shí)，我們應(yīng)該看到，與高校資產(chǎn)檔案運(yùn)行體系相對(duì)應(yīng)的，這三類檔案的管理不是一種單一、平面的管理，而是立體、多級(jí)的差別性管理。以使用檔案為例，學(xué)校、院系，資產(chǎn)領(lǐng)用（保管）人都需要進(jìn)行相應(yīng)的資產(chǎn)檔案管理，這種管理是有所區(qū)別的。

從范圍看，學(xué)校層面需要對(duì)全校的資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，院系只對(duì)本部門的資產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，而資產(chǎn)領(lǐng)用（管理）人則只需記錄、整理與自己相關(guān)的少數(shù)資產(chǎn)的檔案資料。

從側(cè)重點(diǎn)看，學(xué)校比較重視資產(chǎn)效益與安全方面的檔案記錄與分析；院系除此之外，還會(huì)重視資產(chǎn)維護(hù)、調(diào)整方面的記錄情況；而資產(chǎn)領(lǐng)用（保管）人則注重本人所管理資產(chǎn)的原始使用記錄。這三類多級(jí)的資產(chǎn)檔案管理內(nèi)容體系各有側(cè)重，各司其責(zé)，共同完整、立體地描述出高校資產(chǎn)管理的真實(shí)情況。

二、明確評(píng)價(jià)主體，構(gòu)建二維動(dòng)態(tài)評(píng)監(jiān)體系

有資產(chǎn)，就有資產(chǎn)運(yùn)用，就會(huì)產(chǎn)生資產(chǎn)管理檔案。由于高校資產(chǎn)檔案涉及面廣，每個(gè)單位、每個(gè)職工都有可能是相關(guān)檔案的產(chǎn)生者；動(dòng)態(tài)性強(qiáng)，每時(shí)每刻都在產(chǎn)生新資料。要做好高校的資產(chǎn)檔案管理工作，需要有一套科學(xué)的評(píng)監(jiān)體系。高校資產(chǎn)管理檔案的評(píng)監(jiān)體系應(yīng)是二維的評(píng)監(jiān)體系。

一方面，應(yīng)從檔案的角度出發(fā)，評(píng)價(jià)各單位資產(chǎn)檔案收集、整理、保管、分析利用的質(zhì)量；另一方面，還應(yīng)從資產(chǎn)管理出發(fā)，從檔案中去分析資產(chǎn)管理的效益性和安全性，尋找改進(jìn)措施。資產(chǎn)檔案的評(píng)監(jiān)體系也應(yīng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的評(píng)監(jiān)體系。動(dòng)態(tài)主要體現(xiàn)在監(jiān)控上，應(yīng)定期、不定期對(duì)資產(chǎn)檔案管理的某個(gè)環(huán)節(jié)或多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、督促，及時(shí)掌握工作狀態(tài)，促進(jìn)質(zhì)量提高。有條件的單位可開發(fā)網(wǎng)格管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)即時(shí)性管理。

三、明確投入主體，構(gòu)建質(zhì)量支持保障體系

資產(chǎn)檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要人力、物力、資金和技術(shù)支持。作為資產(chǎn)檔案管理效益的受益者，學(xué)校應(yīng)是投入主體，多方支持這項(xiàng)工作。一要將資產(chǎn)檔案管理經(jīng)費(fèi)列入資產(chǎn)管理部門或檔案部門的年度專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算體系，確保經(jīng)費(fèi)足額；二要設(shè)置專兼職資產(chǎn)檔案管理崗位，制訂相關(guān)職責(zé)；三要在專用設(shè)備采購(gòu)，現(xiàn)代檔案管理軟件，信息收集平臺(tái)建設(shè)等方面給予支持，不斷提高資產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和現(xiàn)代化水平。

作者：劉春霞 單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院