一、知識管理與高校檔案館管理
1.高校檔案館知識管理的內涵和特點
高校檔案館是信息管理的組織機構，所從事的是與知識相關的業務。因此知識管理背景下的高校檔案館管理是以知識管理的理念和方法為指導思想，有效組織、整合、記錄、挖掘、創新檔案館內、外知識資源，將知識與技術密切結合，實現知識的重組、再造、共享，最終實施開放型、針對型、多樣型、知識密集型服務的過程。由此看來，高校檔案館知識管理囊括了檔案信息知識資源、人力資源、檔案館設施、計算機信息技術資源。其特點概括如下：檔案館知識管理以檔案信息管理為基礎，是檔案信息管理的繼續和延伸;檔案館知識管理是使知識增值、創造新知識并逐漸向現實生產力轉化的管理;檔案館知識管理通過人的行為能力使信息資源與技術結合達到最佳狀態;檔案館知識管理以用戶滿意為根本宗旨，以實現知識配送、知識共享為最終目標。
2.高校檔案館實施知識管理的現實意義
傳統的檔案管理側重于檔案實體的管理，實體檔案數量大、種類多、載體多樣、內容分散，多以孤本形式存于檔案庫房，不利于檔案的有效利用。高校檔案館開展知識管理能把信息與信息、信息與人聯系起來，從而進一步把握知識之間的內在關系，形成完整的檔案信息知識系統。
（1）知識管理有利于促進高校檔案館的可持續發展
知識管理是以知識為核心的管理，包括顯性知識管理和隱性知識管理。檔案館顯性知識管理是借助現代信息技術手段對現有實體資源進行結構化和有序化的處理，建立起內容豐富全面、調用便利快捷的信息知識庫的過程，強調人與文檔、人與工作之間的關系。檔案館隱性知識管理是以“人”的知識和智慧為工具，通過個體之間相互交流、討論，充分表現員工的聰明才智，實現知識共享，強調人與人之間的關系。知識管理為檔案館內、外互相學習，實現知識共享創造了新途徑，有利于建立學習型的檔案組織，能夠使檔案館隱性知識最大程度地顯化，不斷創新知識和傳播知識，從而實現檔案管理創新、服務創新，有效提升檔案館的生存發展、服務能力，推動高校檔案館的可持續發展。
（2）知識管理有利于提升高校檔案館的組織應變能力
傳統的高校檔案館管理是以館藏檔案實體為中心的管理，服務是坐等用戶、被動的、手工式的服務，這使得檔案館缺乏現代社會的競爭力，無法適應現代用戶多樣化信息需求。知識管理背景下的用戶需求由信息單元向知識單元轉變，這要求檔案館必須改變傳統的管理方法和服務模式，將用戶需求同信息資源結合起來，加強檔案館的整體應變能力和組織協調能力的管理。首先，知識管理能提升高校檔案館的管理功能。高校檔案館知識管理將管理中的“人與人”“、人與物”結合起來，加強組織內部人與人、人與信息之間關系，使組織內部協調更加有效，信息交流更加及時，對外界的反應更加靈敏。其次，知識管理促使高校檔案館服務主動化。高校是人才濟濟的殿堂，這對檔案館管理和服務提出更深層次的要求，要求高校檔案館在深入研究用戶需求，分析用戶需求傾向基礎上，深化服務內容，優化服務項目，變被動為主動服務，使偶爾用戶變為經常用戶，潛在用戶變為現實用戶，真正實現“以用戶為中心”的知識服務。再次，知識管理保障了檔案信息資源共享。隨著信息技術的發展和知識傳播手段的日趨成熟，高校檔案館努力營造知識共享環境，利用現代信息技術中的數據挖掘技術、信息檢索技術、網絡技術、智能傳輸技術等，實施信息知識轉移，擴大了知識共享范圍，深化了知識共享的深度。
（3）知識管理有利于提升高校檔案館的核心競爭力
高校檔案館實施知識管理既是知識創新管理又是知識服務管理。檔案管理的單位向檔案知識元轉變，通過對檔案知識進行組織、存儲、共享和創新，構建以滿足用戶知識需求為目標的靈活的檔案知識服務體系。高校檔案館通過館員為學校的教學、科研提供優質的知識服務，創造社會效益和經濟效益，有效提升檔案館的信譽度和知名度，形成高校檔案館獨特的核心競爭力。
二、高校檔案館實施知識管理的策略
1.構建基于知識管理的檔案館管理機制
知識管理理論為現代檔案管理和服務構建了全新的理論平臺。構建基于知識管理的檔案館管理機制是高校檔案館開展知識管理保障。首先，建立有效的學習機制，構建知識型檔案館。基于知識管理的檔案館學習機制，將促使檔案館成為一個終身學習、全員學習、全過程學習、團隊學習為特征的學習型組織，館員之間，館員和用戶之間互相學習和交流，使學習成為日常的、自覺的事情。其次，構建有效、健全的溝通機制，促進知識交流。良好的工作氛圍和人際關系，有利于部門之間、上下級之間的協調關系的形成。檔案館要結合本館實際情況，豐富溝通方式，營造良好的溝通氛圍。一方面要充分發揮傳統交流形式的作用，如檔案館開展定期培訓、座談、檔案知識競賽、檔案櫥窗等，實施定制式的溝通交流；另一方面通過現代信息技術保證館員自由溝通，如通過網絡視頻、網絡論壇、QQ聊天、微博、微信等形式促進館員之間的溝通。再次，建立有效的信息服務反饋機制。用戶和檔案館之間是相互依賴、利益共存的共同體，檔案館及時捕捉用戶需求心理傾向，分析檔案利用中存在的問題，采納用戶意見，調整檔案管理方向，有助于及時解決問題，彌補工作中的失誤。
2.重視檔案信息資源知識管理，創設有效的知識管理內容
知識管理背景下的檔案信息資源須有序化、數字化、知識化，因此檔案館重視檔案信息資源的知識管理，創建有效的知識管理內容是檔案館實施知識管理的關鍵。首先，重視館藏檔案信息知識管理，促進顯性知識系統化、結構化。對數量龐大、種類繁多、內容分散的館藏檔案信息有針對性地加工、提煉，使無序的信息變得有序，使固化的信息變得活化，形成特有的檔案館精品信息，促進信息知識的形成。為更好地為學校師生服務，南京信息工程大學檔案館重視檔案信息資源的知識管理，精心提煉館藏信息，構建了學校歷年機構設置、干部任免、歷年畢業生基本信息、歷年畢業生學位論文信息等精品信息，為檔案館實施知識管理奠定了良好的基礎。其次，加快檔案數字化建設的步伐，構建知識化的數字檔案產品。知識管理的最終目標是實施知識服務，檔案數字化產品是知識服務的實施對象，因此高校檔案館應有計劃、有步驟地加快館藏檔案的數字化進程，形成具有知識價值的數字化檔案產品。再次，挖掘特色檔案信息資源，構建個性化、定制化的知識產品。特色檔案信息資源體現鮮明的館藏特色和學科、專業特色，將特色檔案編撰成為系統性、知識性強的專題，形成適合用戶需求的、量身定做的知識產品。
3.重視人力資源管理，培養知識型館員
高校檔案館是知識密集型機構，館員是信息加工和分析的主要實施者，是知識的創造者。知識管理背景下的檔案館員素質決定了知識管理的深度，影響了知識共享和知識創造。檔案館實施知識管理離不開專業性強、知識面廣、能力強和善于組織、挖掘、傳播知識能力的館員。首先，優化人員結構，合理配置人力資源。檔案館結合工作需要，根據館員個體專業水平，對檔案館管理層、館員隊伍成員進行合理配置，優化部門人員結構，充分調動館員的工作積極性和知識創造性。其次，鼓勵館員不斷學習，培養具有創新能力的知識型館員。檔案館應積極營造學習的氛圍，加強館員在職培訓和繼續教育，補充和更新知識，優化館員知識結構，培養能勝任知識管理的創造型、開拓型、復合型的知識館員。再次，培養館員的合作意識，組建知識型團隊。檔案館要以人為本，重視館員的自身發展，營造一種能讓知識自由流動的交換環境，鼓勵知識的創新與共享，促進部門之間、館員之間的交流合作，建立開放信任、團結向上的知識型團隊。
作者：郭崇蘭 單位：南京信息工程大學檔案館