一、煤炭企業(yè)檔案管理概述

隨著近年來我國煤炭行業(yè)向著良性運行的方向發(fā)展，在以往粗放式管理過程中出現(xiàn)的一些歷史遺留問題逐漸顯現(xiàn)出來，成為影響煤炭企業(yè)深化改革和可持續(xù)發(fā)展的重要阻礙。在處理這些問題時，原始的憑證以及資料能夠為煤炭企業(yè)以及相關(guān)部門掌握客觀情況，做出準(zhǔn)確判斷提供依據(jù)，進(jìn)而為解決歷史問題鋪平道路。但是由于過去煤炭企業(yè)檔案管理體系不夠完善，使很多的企業(yè)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。基于此，必須重視檔案管理系統(tǒng)的建立和完善，從觀念、制度、方法和人員上積極改進(jìn)，保證檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作面臨的問題

（一）煤炭企業(yè)檔案管理意識薄弱

當(dāng)前階段，在我國很多煤炭企業(yè)中存在著看重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的獲得而輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，使得檔案管理無論是資金投入、技術(shù)支持還是在人員配置上都面臨很大的困境。造成這種現(xiàn)狀主要有兩方面的因素，一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理不夠重視，認(rèn)為檔案管理不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，并且多數(shù)情況下對企業(yè)自身的發(fā)展不會有很大的影響，反而會加重企業(yè)的運營成本，因此在建設(shè)力度上明顯不足；二是檔案管理人員的管理意識薄弱，往往認(rèn)為檔案管理就是將資料信息進(jìn)行簡單的儲存，對于整理、統(tǒng)計、更新以及調(diào)取環(huán)節(jié)沒有有效的管理方式。檔案管理意識的薄弱是造成目前我國煤炭企業(yè)檔案管理困境的根本原因。

（二）煤炭企業(yè)管理設(shè)施落后

由于重視度不夠以及資金投入欠缺，使得煤炭企業(yè)的檔案管理基本設(shè)施無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。設(shè)施的落后主要包括以下內(nèi)容：第一是檔案管理設(shè)施陳舊，存放較高規(guī)格要求的檔案時需要使用專門的保管設(shè)備，但是目前我國多數(shù)煤炭企業(yè)并沒有建立起檔案管理設(shè)施專項基金，對于出現(xiàn)保管漏洞的設(shè)施不能進(jìn)行及時的整改，無法滿足某些特殊資料的保存要求，使重要資料保管的安全性大大降低；第二是檔案整理分析工具的落后，很多企業(yè)甚至還是依靠手動的編輯和檢索檔案文件，大大降低了檔案保管和使用的效率。在引進(jìn)計算機(jī)系統(tǒng)的企業(yè)中，由于不注重系統(tǒng)的更新，使得軟件系統(tǒng)滯后于檔案管理建設(shè)水平，也為檔案的管理設(shè)置了極大的障礙。

（三）煤炭企業(yè)檔案管理人才隊伍不完善

煤炭企業(yè)檔案管理是一項專業(yè)化程度很高的工作，需要具有較高綜合素質(zhì)的人員才能勝任這項工作。但是目前很多煤炭企業(yè)的檔案管理隊伍建設(shè)不完善，一是員工數(shù)量不足，二是員工綜合素質(zhì)偏低，甚至出現(xiàn)雇用臨時人員或者企業(yè)其他部門員工兼職檔案管理的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）建立和完善檔案管理制度

制度是進(jìn)行一切活動的前提，完善的制度能夠為煤炭企業(yè)檔案管理提供強(qiáng)有力的實施依據(jù)和組織力量。制度建設(shè)要涵蓋檔案管理的各個方面，首先要明確管理人員的相關(guān)職責(zé)，規(guī)定工作人員的具體工作內(nèi)容；其次要形成完善的檔案收集、整理、保管、使用體系，特別是要突出檔案的使用制度，不但防止了重要機(jī)密的泄露，還能發(fā)揮檔案的實際作用，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案管理的重要意義；最后要制定嚴(yán)格的獎懲機(jī)制，使制度能夠切實有效地在工作中予以落實。

（二）加大檔案管理的投入

對檔案管理的投入包含多個方面，在資金投入上要根據(jù)企業(yè)財務(wù)預(yù)算合理安排資金，如果條件允許還要建立起專門的檔案管理基金，用于相關(guān)工作的開展以及對工作人員的創(chuàng)新獎勵等。此外企業(yè)還要注意對檔案管理進(jìn)行政策性傾斜，如提升檔案管理工作人員的薪資福利和在企業(yè)中的地位，加強(qiáng)檔案建設(shè)與企業(yè)文化之間的聯(lián)系和緊密合作等。煤炭企業(yè)還要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)投入，無論是用于儲存的設(shè)備還是用于檔案資料的分類整理檢索技術(shù)，都要同國際相接軌。對于計算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)應(yīng)成為技術(shù)更新的重要內(nèi)容，特別要注重數(shù)據(jù)庫的建立以及檢索軟件的使用。

（三）重視人才隊伍的建設(shè)

在整個檔案管理系統(tǒng)中人才是最具有積極性和能動性的因素，完善的檔案管理人才隊伍能夠為企業(yè)的發(fā)展提供大量的有效信息和決策依據(jù)，并且對于企業(yè)核心競爭力的提升也具有重要的意義。完善人才隊伍建設(shè)要從三方面入手，第一是大力引進(jìn)高素質(zhì)人才，特別是具有檔案理論基礎(chǔ)和專業(yè)技能的人才；第二是根據(jù)檔案管理制度設(shè)置合理的崗位；第三是不斷加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時要緊密聯(lián)系企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及市場環(huán)境，有針對性的進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)。此外，在日常的學(xué)習(xí)中要注重對于理論知識的學(xué)習(xí)和運用，并不斷加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)以及風(fēng)險意識、抗壓能力等綜合素質(zhì)的提升，只有這樣才能更好的為企業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者：張琳 單位：陜西陜煤黃陵礦業(yè)有限公司