1存在的主要問題

1．1管理制度不健全

制度建設是檔案管理工作的保障，建立健全檔案管理制度能夠保障檔案資料及時、準確與完整地歸檔。個別水土保持部門沒有建立健全的工程檔案管理制度，致使在檔案管理過程中原件資料丟失與損壞現象時有發生。

1．2檔案管理不規范

規范的水土保持檔案管理必須做到及時、完整、準確、系統，歸檔的資料首先經過分類整理，并按照要求組成案卷，再按檔案管理規定的原則和方法，將有保存價值的資料系統整理并編制目錄，最后經過詳細核對后裝訂成宗卷。部分地區的水土保持工程檔案資料缺少統一的編碼管理，致使個別地區檔案資料調閱、調集或查詢的難度增加，降低了檔案信息利用效率。

1．3個別地區無“專人專屋專柜”管理

個別地區水土保持管理人員不足，做不到水土保持檔案的專人管理，致使部分應歸檔材料未能及時完整地歸檔。個別地區檔案沒有專門的檔案存放地點和書柜，致使檔案資料無處存放，或保管過程中丟失、破損。

1．4管理人員素質亟待提高

檔案管理人員的業務高低直接決定了檔案管理工作的好壞，特別是信息化和數字化的深入發展對檔案管理人員在信息化設備操作能力方面提出了更高的要求。目前，個別地區檔案管理人員傳統的業務知識和操作能力沒有得到及時的更新和提高，不能很好地適應信息化檔案管理的新形勢和新要求。

2建議

針對目前檔案管理工作中存在問題，在總結已有的成功經驗的基礎上，結合自己參加檔案管理工作的實踐，談談加強水土保持工程檔案管理工作一些體會。

2．1領導重視，統籌安排

為了確保水土保持工程檔案資料完整、準確與系統地歸檔，水土保持部門應成立由領導班子組成的檔案工作小組負責日常工作的組織協調。在日常管理過程中，將檔案管理工作視為內業管理的重點，并從經費投入和制度建設等方面上保證日常管理的需要。加強與專業檔案管理機構的交流，探索水土保持信息有償服務反哺檔案建設等事宜，從而不斷提高水土保持檔案管理水平和檔案利用率，使檔案管理過程得以順利實施，為建檔工作的順利開展創造良好的組織保障。

2．2建立規章，規范管理

近年來國家制定了完整的檔案工作規章制度與標準規范，對歸檔文件材料的整理原則和具體做法做出了明確的規定，遼寧省很多地區也都結合本地區的特點制定了細化與可操作性較強的管理制度。如朝陽市水土保持局不斷的探索過程中，規范了包括收集?整理?分類與歸檔等環節的任務和要求，從而規范水土保持工程檔案管理工作的各個環節，使檔案管理工作有章可循。在檔案管理過程中，針對檔案本身的特點和檔案管理工作的特殊性質進行科學安排，合理歸類。建立完備的借閱制度，做到借閱登記，歸還簽字，避免丟失，充分保證全部檔案資料安全有效地服務于各項工作。

2．3統一標準，科學管理

日常管理嚴謹細致，統一編號。按年建檔，嚴格分類，認真整理，及時歸檔，定期整理，確保所有重要資料能夠及時歸檔并妥善管理。規范操作流程和分類標準。首先將全部檔案分類:文書檔案、業務檔案、會計檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案7大類。每一類又分為若干小類，例如，業務檔案又分為:小流域綜合治理規劃設計、建設項目水土保持方案、坡耕地治理實施方案、水土保持監測、“四荒”資源出讓與治理和水土保持行政執法等7類。每一小類再按照年度細分，同年度的再按照“永久、長期、短期、10a和30a”等5類保管期限分別整理。先錄入軟件，再打印目錄，裝入標準的檔案盒，盒外按統一格式貼好標簽，按照順序存入檔案柜。

2．4專人負責，全員參與

各類檔案資料分別由各科室分類整理，待資料全部齊全后移交給檔案專管員統一保管。移交時雙方分別簽字，落實責任，實行層級負責制。各類檔案均齊備后移交檔案專管員，專管員負責登記、歸檔，錄入檔案軟件。在檔案由專人負責的基礎上，每個人將代表單位參加的重要會議材料等資料及時收集、整理、分類、歸檔，形成了人人參與、人人有責的制度。檔案管理時充分發揮單位職工專業技術特長。技術檔案及重要技術資料均由多年從事水土保持專業的技術人員負責收集、整理。文秘檔案、文件資料及音(影)像資料由辦公室人員負責收集、整理。圖片和照片由擅長攝影技術的專業技術人員負責收集、整理。電子檔案(備份資料)一應俱全，由微機室專門技術人員隨時整理，隨時歸類、存儲于專門電腦，并加設密碼，嚴格執行保密制度，其他人員禁止使用。

2．5加強培訓，完善設施

加強檔案管理人員的現代信息處理技能培訓，提高檔案管理工作的技術含量。不斷補充和完善信息規范化技術采集數據，形成紙質檔案庫、計算機數據庫及查詢系統為一體的互動管理模式，逐步實現水土保持檔案管理信息化，并根據實際情況和工作利用的需要實時更新檔案總目錄、編制必要的檢索工具。加強基礎設施建設，完善檔案存儲條件，設立專門的檔案室，增添電子信息設備，安裝檔案軟件，裝備布置檔案室，使空調、溫濕度計、滅火器等設備齊全，落實防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等措施，有效改善檔案室的軟硬件條件。

3結語

經過多年實踐證明，堅持“領導重視是關鍵、規章制度是保證、人員素質是基礎，專人負責是保障”能夠切實做好遼寧省水土保持工程檔案管理工作。但是檔案管理工作需要大量人力、物力的投入，加之水土保持檔案管理工作財政投入有限。因此，除了重視水土保持工程檔案管理，穩步提高檔案管理效能之外，還要在水土保持信息有償服務反哺檔案建設等方面進行有益的探索。

作者：韓冰 凡勝豪 單位：遼寧省水土保持局