檔案是直接形成的歷史紀錄，它全面、客觀地反映了各個不同歷史時期、不同背景條件下發生的重大事件、重要人物及重要工作，是歷史的客觀真實反映。隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作在新時期也面臨著新機遇、新挑戰，因此，根據新時期的要求，準確把握檔案工作的特點，使檔案管理達到現代化，是目前檔案工作的重要任務。為此，我們有必要對當前檔案工作中存在的問題加以梳理，并提出有利于檔案現代化的措施。

1、目前檔案管理中存在的問題目前我國檔案管理工作的水平普遍較低，主要存在以下問題：

1.1對檔案管理工作的重要性普遍認識不足，重視程度不夠。

長期以來，相當一部分地區和部門普遍對檔案管理工作的認識存在著一些誤區，認為檔案工作就是保管事務性工作，不是部門的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就可以了。

同時，檔案管理人員身兼數職的現象較為普遍，不能集中精力做好檔案管理工作。

1.2.檔案專業人才匱乏。目前我國檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時發表展的要求相距甚遠，主要表現為檔案專業人員較少、專業知識老化、知識面較窄，知識結構不合理、計算機應用能力低等。許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

1.3檔案管理不夠規范。目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館，普遍存在管理不規范的問題，主要表現為：檔號不規范；案卷標題不規范；大部分案卷缺少卷內目錄；組卷混亂現象比較嚴重。這些問題的存在，嚴重阻礙著檔案工作的現代化。

1.4檔案管理制度不健全。目前，許多地區和部門不重視檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。雖然一些地區和部門按照有關要求制定了適用于本地區本部門的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。

1.5檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索兩種方式。目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求多不求精的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

1.6信息開發和編研工作上有誤區。一些檔案部門為達標升級、應付檢查，隨便選幾個題，人人都來編研，使編研產品層次低、質量差、實用性不大。有的選題雖好，但因編研時間過長失去了時效性而影響了作用的發揮。

綜上所述，檔案工作面臨深刻的變化，這些問題的出現既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。因此，我們必須正視現實，應對形勢的要求，改進檔案管理的方法，使檔案工作更具現代化。

2、提高檔案管理水平的措施

檔案的根本目的在于利用，因此，只有提高檔案工作的管理水平，才能為各地區、各部門的建設和發展提供更加快捷的服務。

2.1提高認識，加大對檔案工作的投入。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。各級部門應高度重視檔案管理工作的重要性，將其納入到議事日程。建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，加強有關檔案法律、法規的學習，進一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責任和義務。要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排。特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

2.2加強學習，提高檔案人員的專業技能和素質。檔案管理者的職責就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞；不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊；不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便；不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查。檔案管理者在工作之余必須加強理論學習，提高檔案方面的理論修養，充分認識檔案的價值，增強檔案管理工作的責任心和法制觀念。同時，扎實有效地推行專業繼續教育，提高現有人員的素質。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。

2.3建立健全檔案管理制度。首先，必須從思想上深刻認識檔案管理工作的重要性，認識到將有價值的資料有序地分類歸檔、編號保存，有利于工作的連續性，有利于對既往資料的考證、利用。檔案室要建立完善的規章制度，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。其次，要建立有效的激勵機制，將檔案建設作為檔案員的年度考核內容之一，以激勵他們的工作熱情，促進檔案事業的完善與發展。

2.4建立有效的激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變檔案部門存在的“鐵飯碗”現象。積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力，開拓創新的新局面，再上一個新的臺階。

2.5實現檔案管理的信息化。在信息飛速發展的今天，檔案管理現代化已成為不容置疑的事實，作為新時代的檔案管理者，必須具備超前的意識，熟練掌握計算機應用的基本知識，學會建立各類檔案數據庫，提高計算機對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務的工作力度。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。