建設項目文檔全過程的控制與管理

　　摘 要：本文立足于陜煤集團榆林化學有限責任公司煤炭分質利用制化工新材料示范項目，以項目建設過程中產生的項目文檔作為具體研究對象，根據項目建設的不同階段劃分項目文檔不同階段的管理工作，對文檔全過程管理進行探究，提出前期控制、過程控制、后期控制等方面的參考性措施，為本項目及今后其他建設項目的文檔管理工作提供借鑒。

　　關鍵詞：建設項目;文檔;全過程控制

　　陜煤集團榆林化學有限責任公司煤炭分質利用制化工新材料示范項目是陜煤集團“十三五”期間重點規劃建設的大型煤轉化項目，總投資1022億元，項目檔案正在經歷著和陜煤集團榆林化學有限責任公司(以下簡稱“榆林化學”)一樣從無到有的歷程。從2017年12月公司成立起，項目文件逐漸產生，該項目投資金額大、建設周期長，文件來源廣泛、數量巨大、專業和門類多、內容、歸檔過程復雜以及管理難度大，因此必須要加強項目文檔全過程管理，為各專項驗收及項目竣工驗收奠定基礎。

　　一、前端控制階段

　　1.建立項目文檔管理組織機構

　　檔案管理應遵循統一領導、分級管理原則。由公司主管領導總指揮，榆林化學項目檔案歸口管理部門統一指導公司各單位(部門)、施工單位、監理單位文檔部門，組建完整的文檔管理結構，明確該項目文檔移交的各項具體要求和檔案移交考核機制。各參建單位在開工前需確定各自的文檔管理機構，配備專業的文檔管理人員，由建設單位檢查各參建單位的文檔組織架構，對文檔人員進行崗前面試，滿足要求后進行文檔培訓和指導。監理單位根據自身職責對施工單位的文檔工作進行督查，如果存在EPC模式，那么總承包單位文檔部門對相應的分包單位的文檔工作進行指導和管理，確保設計、施工、供應商等單位的文檔工作合理化、規范化。根據文檔組織結構確定的職責，各參建單位的文檔管理人員應多溝通協調，做好項目文件的接收、流轉、登記、保管等工作，在當前信息化背景下，更要做好項目文檔的數字化工作，完成項目文檔紙質和數字化雙軌運行。

　　2.制訂合理的文檔管理制度體系

　　“無規矩不成方圓”，合理的規范、程序對文檔管理有重要的指導作用，因此必須在榆林化學項目建設之初就建立一套系統、可操作性強的管理體系，對組織機構、人員職責、激勵機制，項目檔案的收集、整理與歸檔、移交等做出明確規定。公司項目文檔歸口部門應根據實際工作需要制訂一套針對項目文檔管理的程序文件，包括項目文檔編碼程序、施工監理文件編碼程序、文檔控制程序、文檔控制工作流程、項目檔案管理規定、項目檔案竣工移交程序等，并將程序文件下發至各參建單位作為執行標準，以此來保證整個項目文檔管理工作的標準和規范。

　　3.納入項目合同管理

　　首先，將項目文檔管理及要求納入合同，在簽訂合同時嚴格把關、控制，從源頭進行強化，確保項目文檔工作順利開展。榆林化學建設項目參建單位眾多，不同參建單位的管理要求、水平、標準不一，直接影響建設項目文檔的質量，因此檔案管理人員應提前介入項目招投標文件的編制及合同談判過程中，要求在招投標文件及合同中明確參建單位項目檔案管理職責，提出文檔歸檔范圍、質量要求、歸檔套數、歸檔時間及違約責任等要求。其次，提前明確榆林化學建設項目文件收集及檔案整理的相關規范，以及專業技術人員共同確定建設項目用表參照標準，寫入合同，確保項目文檔管理過程“有據可循”避免標準不一影響文檔移交進度。最后，根據項目實際情況，制訂合理、有效、具體的文檔工作考核細則，把項目檔案的質量與移交進度納入合同管理，與項目工程款項直接掛鉤，便于建設單位對合同方進行監督和有效約束。

　　4.提高檔案意識

　　首先，作為文檔管理者要從自我做起，樹立檔案意識，明確檔案在公司項目建設、生產經營、產品開發等方面的作用。雖然文檔工作人員的日常工作瑣碎平凡，但瑣碎中有著崇高的使命，這份神圣的職業會使文檔工作者充滿自信。其次，文檔歸口管理部門通過開展檔案展覽，以圖片、視頻等多種形式向大家進行宣傳、展覽，用真實的案例使大家明白項目文檔就是工程建設的反映，是經濟糾紛的憑證，是公司生產發展、良好運營的動力、資源與財富。最后，通過文檔工作者自身的努力，獲取領導的重視，只有獲得領導的關注，才能確保在項目前期準備階段為文檔管理配備必要的人力、物力和財力。

　　5.建立標準化檔案室(館)

　　檔案作為公司重要的隱形資產，有著較高的保管要求，只有改善項目檔案管理條件，保證項目檔案的安全、完整，才能為項目工作的順利開展、公司生產運營提供信息保障。首先，要保證有獨立、安全的檔案室(館)，室(館)址周邊1500m內沒有嚴重空氣污染企業，50m內沒有可燃、助燃石油氣等儲蓄罐區;室(館)內各功能分區布局合理，做到檔案室(館)庫房與辦公室、閱覽室分離，鍋爐、變配電室、食堂操作間等與庫房分離，確保庫區內無其他用房。其次，檔案室(館)內要做到防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防水、防高溫的檔案庫房“九防”管理，在此基礎上，編制并落實檔案安全責任制度，配備符合標準的檔案密集架、溫/濕度監測儀器、空調、加/除濕機、滅火器等設備，滿足檔案保管需求，消除實體檔案安全隱患。另外，根據榆林化學建造“智能工廠”的目標，將“數字化檔案館”納入工作計劃中，由于榆林化學才成立不久，檔案館尚未建立，因此在項目初期就將該計劃考慮在內，編制數字化檔案室(館)設計方案與需求，與智能化工廠完美融合。最后，要充分做好文檔保密工作，在檔案室(館)建成之前，保證紙質文件的安全，使用專業的數字化軟件、檔案管理系統，保證電子文件的可靠性和安全性。

　　二、過程控制階段

　　項目在建設過程中產生大量文件，全廠性工程、各生產裝置、公用工程等各專業工作全面展開，資料龐雜，在攻堅克難階段，文檔人員必須要主動做好對項目文件控制工作、文件質量監督檢查工作。

　　1.建立溝通協調機制

　　一是加強信息溝通。建設單位文檔管理部門與參建單位，項目管理部門、計劃部門、財務部門、設備管理部門等加強溝通交流，通過工程月度會、監理例會、進度會、發函、口頭溝通、面對面約談、專題報告等形式了解項目建設情況，便于處理項目文檔問題;二是要相互理解，相互支持。在項目建設期間，建設單位內部各部門、各單位同心協力、積極配合，形成全員參與文檔管理的共識，根據文檔管理部門的要求做好文件形成、收集等前期工作，把文檔“等、靠、要”的思想扼殺在搖籃里，主動配合、主動工作。溝通交流使檔案人員融入各業務工作交流之中，有效推動項目竣工文件管理目標的實現，從而保證項目文件能夠完整無損地歸檔。

　　推薦閱讀：建筑企業財務管理信息化建設問題研究