“雙軌”制文件在流轉過程中以兩種載體的形式并存，有保存價值的記錄成為檔案以紙質和電子的形式移交檔案館。此外，檔案館在進行檔案數字化處理，對紙質檔案進行數字化掃描、文字識別處理形成紙質檔案的電子版，也是館藏檔案的重要組成部分。電子檔案既實現了紙質檔案的備份又為檔案利用提供便捷的服務，提高了檔案的利用效率。

一、檔案管理的現代化、信息化是提高

檔案利用效率的重要保證檔案管理是理論性與技術性緊密結合的一項工作，面對信息技術的發展和電子文件的膨脹，現代化信息技術對檔案管理產生了深刻的影響。一方面，現代化的管理技術使檔案信息的獲得更加方便快捷，另一方面，管理對象的數字化、管理手段的現代化、管理模式的多樣化為檔案利用提供便捷、高效率的服務。

1.建設專題檔案數據庫和數字化檔案，是提高檔案利用效率的基礎。國家檔案局、中央檔案館關于《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確指出要積極推進檔案數字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平。大力開展館藏檔案的數字化，建設數字化檔案館，提供數字化檔案服務是今后檔案工作發展的必然趨勢。

2.檔案網絡是提高檔案利用效率的重要手段。網絡資源使檔案館的工作發生了翻天覆地變化。局域網、遠程網、公眾信息網、國際互聯網，已經成為各級檔案部門向用戶提供檔案的重要渠道。通過自主開發的檔案管理系統，借助局域網、遠程網利用者了解了檔案館的基本工作制度、檔案利用制度、館內新聞、檔案館現狀以及檔案工作人員發布的聲音資料、影像資料、最新檔案編研成果、最新展出的特色檔案等。通過檔案信息網絡交流平臺使檔案利用信息需求和反饋信息即時在交流平臺上實現，如對檔案服務利用的需求、檔案提供利用的方式方法的評價、對檔案工作人員服務態度的評價、檔案利用工作中存在的問題和不合理之處、檔案歸檔過程中的技術問題及檔案工作人員對用戶借用檔案的超期提醒和催還等，從而使檔案編研的方向和歸檔范圍根據利用反饋的信息及時得到調整，工作中的疏漏可以隨時糾正，檔案庫房盤點工作隨時進行，不至于積壓到年底。

二、高素質的檔案隊伍是提高檔案利用效率的需要

1.檔案館主管領導的業務能力和領導能力至關重要。網絡時代，檔案管理信息化對檔案管理和檔案利用提出了新的要求，檔案館主管領導對檔案管理事業的長期發展應具有預見性，前瞻性。

（1）主管領導的專業技術能力。主管領導是檔案管理的領軍人物，不但要具備寬廣的專業知識背景，還應深入基層，熟悉、鉆研檔案業務、善于接受新生事物、新的思想觀念，發現檔案管理過程和利用過程中存在的問題，并根據工作需要提出解決問題的策略。

（2）主管領導決策利用人才、培養人才的能力。檔案管理既需要檔案意識強、業務能力高、計算機操作熟練的檔案管理從業人員，又需要信息技術技能強，綜合素質高的IT人員，這就要求領導在深入檔案管理過程中，在選人、用人與培養人才方面要綜合考慮，建立科學的人才評價機制，注重實踐背景，選擇能力強、懂管理、懂技術、懂業務的復合型人才。

（3）主管領導的組織公關能力。檔案事業的發展依賴于方方面面，要搞好檔案工作，需要社會各界的參與、支持和配合。檔案管理資金、數字化專項資金籌措需要主管領導出謀劃策做好各方面協調工作；購進先進的軟硬件設備需要主管領導的積極參與和決策。主管領導要真正“融入”到檔案事業長期發展的規劃和決策中，不僅要把握檔案事業發展的方向而且又要有開拓創新，以較強的領導能力、以較高的綜合素質影響全館人員，提升檔案管理的水平，為檔案利用創造良好的平臺，促進檔案事業的可持續發展。

2.加強檔案隊伍建設是提高檔案利用效率的有力支持。

（1）精深的檔案專業技術知識。檔案特有的形成規律決定檔案工作具有與其他管理性工作不同的一套科學的理論原則與技術方法，檔案人員必須具備檔案專業知識，掌握檔案工作的理論原則和技術方法，具備較高的專業素質。檔案主管領導具備寬廣的檔案專業知識背景，是為檔案管理的宏觀決策服務，而檔案從業人員是日常檔案工作的主力軍，工作中要做到做真、做細、做實，因此檔案從業人員要具備較為廣博的檔案學基本理論知識即檔案整理分類知識、檔案編研知識、檔案鑒定和檢索知識、檔案文獻編纂知識以及情報學知識、目錄學知識等，還應系統掌握檔案法規知識、信息化管理知識、檔案保護知識等，并運用這些知識指導實際工作。

（2）團結協作的能力。檔案工作是扎實、有序、規范的檔案業務管理和提供有效檔案利用的綜合性工作。如果各科室各自為政、業務不銜接、信息資源不共享，檔案業務工作則無法開展，檔案從業人員之間要充分溝通、相互協作、相互支持、相互信任，處理好業務部門和技術部門之間的關系；要協調好內部人員與各利用單位人員之間、上下左右之間的關系，只有處理好各種關系，才能為檔案工作的開展創造良好的環境。

保存檔案的根本宗旨在于檔案的利用,我們在做好檔案編研、數字化工作的同時,既做到主動提供檔案信息服務,實現檔案的價值，提高檔案的利用效率,還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科學的態度,把檔案工作做好,使之發揮出更大的作用。

本文作者：高東輝 單位：阜新市清河門區房產處