第一篇

一、當前企業檔案管理存在的問題

1.檔案管理標準化程度低，規劃不科學

標準化程度是企業檔案管理現代化所必須的，檔案本身的復雜性、無序性要求檔案管理標準化，如果標準化水平低，大多數檔案沒有索引，沒有共享，必然會降低檔案的利用效率；同時，部分企業的檔案管理都是從局部到總體的管理，缺失總體的規劃，導致接口不順、傳遞不暢；雖然很多企業在檔案管理方面實現了信息化管理，但是效果并不理想，就其原因，主要是檔案管理人員缺乏對系統功能和數據質量的正確理解，缺乏把兩者整合在一起的能力，導致了信息化管理和手工管理并存，甚至信息化管理反而處在從屬的位置。

2.缺乏專業的高級檔案管理人才

高級檔案管理人才除了要求具有高度的政治理論水平和較高的文化素質，還要求掌握現代檔案管理的管理技術，但是現實的企業檔案管理人員大部分都是學歷偏低，由于身兼數職的情況存在，而且缺乏更新知識結構以及相應專業的檔案管理技能的培訓等，這些情況制約了檔案管理新技術、新方法沒有得到快速的推廣，在一定程度上影響了企業信息的獲取速度，導致了有些方面的檔案工作展開緩慢。

二、加強企業檔案管理的思考

通過以上的討論分析，企業檔案管理工作要達到最優化的效果，必須要擯棄以前的手工管理模式，利用現代信息化技術開展數據的收集、分類、管理、歸檔工作，實現企業檔案信息的產生，傳遞、處理，留存和自動化的功能。為實現這個最優化的目標，本文認為應該從以下幾方面進行努力：

1.樹立員工檔案的責任意識

首先從企業各層負責人抓起，把這作為一項制度固定下來，把檔案工作作為一項日常工作規范下來，讓每一個員工都知道自己要做什么。做完事物后該留下什么。

2.改革企業檔案管理模式

企業的檔案管理以企業核心業務為主線，確立歸檔模式，拓展存檔的內容，從產品周期和企業的生命周期出發，重新審視企業的檔案工作，創立更加完善、科學、全面的模式。

3.注重檔案管理過程

對過程更加注重，從企業經營發展來的角度來考慮，把企業的每一個項目，每一個工作過程中，具有借鑒意義的內容記入檔案，對企業的未來發展具有深遠的意義。

4.注重對企業失誤和失敗的記錄

企業在發展過程中，不可避免地遇到一些發展中的挫敗，把這些失敗的案例歸檔整理，才能以史為鑒，不再犯錯誤。同時還要把同行業的經營成果或者失敗的典型案例記錄下來，“他山之石可以攻玉”，吸取別人的教訓，避免自己走相同的路。

三、加強企業檔案管理工作的路徑

1.企業檔案管理制度化

制度化是做好企業檔案管理的基礎，實現企業檔案制度化就要依據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》精神，制定出一套適合本企業檔案管理的規章制度，使檔案管理工作做到有法可依。

2.企業檔案管理信息化

現代企業的生產經營等活動都實現了信息化，作為企業經營的工作之一—企業檔案管理也隨著企業的發展向信息化管理方向發展，傳統的手工信息管理模式已顯滯后，檔案管理信息化成了大的趨勢。要實現檔案管理工作的信息化，首先要因素是人，也就是檔案管理工作人員要求有一定的文化素質，有一定的現代計算機技術素養，否則檔案管理信息化也是空談。所以通過培訓等來提高檔案管理人員的水平是實現企業檔案管理信息化的有效措施。數字化的檔案管理工作不單單是檔案管理部門工作上的創新，更重要的是可以與國家信息接軌，不但可以發揮信息的優勢，還可以傳播企業的文化，營造良好的企業發展環境。

3.企業檔案管理標準化

現代社會，檔案管理工作已經步入了信息化管理的時代，信息化檔案管理要求信息共享，這更要求有統一的標準來進行管理，只有檔案管理標準統一，才能確保檔案管理現代化的各項工作有效實現；只有檔案管理標準化，才能做到依法管理檔案。企業檔案管理標準化有利于提高企業檔案工作的質量，只有高質量的檔案管理才能為企業的決策提供依據，才能有助于推動企業向前發展。

4.企業檔案管理市場化和社會化

企業檔案管理一切以市場為導向，市場的需求就是企業的需求，檔案信息也要環繞市場來建檔；在企業檔案市場化的同時，部分企業處于節約資源的目的，將全部或者部分檔案管理工作交由社會上的檔案服務機構來完成，社會檔案服務機構能為企業提供形式更豐富，范圍更廣的服務，從未來發展趨勢上看，企業檔案管理社會化是大趨勢。

四、總結

總之，現代化的企業檔案管理不能再停留在傳統的資料收存與查閱上，而是要在信息化下，規范檔案管理標準，依法存檔，檔案管理也要與市場和社會接軌，把檔案管理工作做好。

作者：黎曉英 單位：中國有色集團（廣西）平桂飛碟股份有限公司

第二篇

一、我國企業檔案管理工作的現狀分析

目前，我國企業的硬件設施已經非常完備，很多單位也都配備了較為完善的檔案室或檔案館，檔案管理人員也具有一定的專業素質。但是，我國企業的檔案管理工作所存在的問題還有很多，如更新周期長、信息資源少、使用率低以及特色不明顯等。因此，企業應充分利用網絡信息技術，采取積極有效的措施，推進檔案管理的信息化建設。針對當前企業檔案管理工作的現狀，筆者認為，企業檔案信息化建設的主要任務主要是建設和完善檔案數據庫，同時加強電子檔案的入檔和管理工作。檔案數據庫的建設主要是建設檔案目錄數據庫以及部分全文數據庫，推進現有檔案資源以及特殊檔案資源的信息化進程，而在此過程中，最為重要的就是實現對檔案資源的全部錄入和網上查詢。

二、加強企業檔案管理信息化建設的策略

1.要建立科學安全的檔案管理制度

要想實現檔案信息的資源共享，就要建立健全企業的安全管理制度，完善檔案資源的安全管理措施，從各個環節杜絕虛假信息。由于檔案管理工作具有一定的服務性，所以作為企業的檔案管理人員應該最大限度的開發檔案信息，從而使檔案信息的利用率得到最大發揮，實現檔案信息的資源共享。

2.檔案信息化建設要做到標準化和規范化

在檔案信息化建設的過程中，做到規范化和標準化是非常重要的，這也是檔案管理工作是否達到現代化水平的基本標準。企業在制定內部管理標準體系時，應根據自身的發展需求和特點，按照國家信息化管理標準進行完善和補充。檔案的目錄數據庫建設應該在符合國家標準的基礎上，對檔案的相關文件、內容、項目、格式以及數據庫結構等有一個統一規定，同時還要統一對管理軟件、數據指標、硬件中文檔的格式等進行要求，從而解決檔案資源在共享時需要轉換或無法讀取等問題，使實際操作簡單方便。

3.加強檔案信息資源方面的建設

檔案信息的資源建設是檔案管理信息化建設的核心問題，如果沒有足夠可用的檔案信息資源作為基礎，那么檔案管理信息化建設的效率和速度便無從談起。信息資源是檔案的優勢所在，而這一優勢的生命力就在于信息的規模，只有成規模的信息才能使檔案具有豐富的內容，從而滿足用戶的各種需求。因此，檔案管理信息化建設的主要精力應放在檔案信息資源的開發上，使檔案信息盡快成規模，同時，必須要以資源管理作為有力支撐。

4.加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業素質

在檔案管理信息化建設的過程中，檔案管理人員應自覺培養自我學習的能力，對檔案管理方面的專業知識也要加強學習。目前的科技發展要求檔案管理人員必須要掌握新技術，以適應新時期的檔案管理工作，這就需要加強檔案管理人員對新信息的獲取能力，進而正確評估信息，并進行合理的加工利用。在單位用人方面，要確保職位分配合理，運用熟練掌握計算機技術的員工，并將檔案管理工作與計算機技術相結合，并定期培訓他們的實際操作技能。

5.使網絡信息技術充分發揮作用

企業應不斷拓寬檔案信息的渠道，完善檔案數據庫的建設，認真核實收集來的信息數據，對數據庫進行及時更新，以保障數據庫的時效性和安全性。在此過程中，要充分發揮網絡技術的作用，加強檔案管理部門的網絡科技建設，最終建成一個網絡平臺，實現檔案資源的共享，使檔案的管理工作更加高效、便捷，從而促進檔案管理的信息化建設。

三、結語

企業的檔案信息化建設是當前社會發展與科技進步的必然要求，各個企業在進行檔案管理信息化建設的過程中，要根據單位發展的實際需求，制定出一個總體規劃，借助網絡信息技術將網絡平臺建設好，同時加強檔案管理人員的專業素質，將提高檔案管理工作效率和保證檔案資源完整且具有時效性作為主要目的，最終使檔案管理工作適應時發表展，達到信息化管理的目標。

作者：周立明 單位：九臺市糧油衛生檢驗監測站

第三篇

一、檔案意識的培養

1.檔案管理者

檔案管理者是企業檔案管理好壞的關鍵和核心。只有管理人員的檔案意識提高了，才能為實現檔案科學正規化管理提供可能。目前，大多數國有企業檔案管理的專門人員在檔案意識上還很薄弱，他們中大多由黨政辦公室分管文書、行政等工作的人員兼任，受過檔案專門教育人員不多，身兼數職的現狀使他們很少接受檔案培訓，增強檔案意識和提高業務水平的機會有限。這為科學管理檔案帶來了很大難度。強化檔案意識是國企檔案管理首要解決的問題。加強檔案管理者意識，可以通過制度機制、管理機制、激勵機制、業務培訓機制、競賽機制等手段實現。專職檔案管理者檔案意識的增強，能夠帶動各部門兼職檔案員業務觀念和管理水平的提高，良好的檔案意識有利于從文件形成之初做好歸檔文件的信息采集工作，確保日后完整收集，規范整理和移交的一整套流程的有效開展。

2.檔案利用者

檔案利用是提高檔案管理水平，改進檔案服務的推動力。國有企業檔案大多是涉及企業生產經營活動的原始資料，主要服務于企業內部。在檔案利用者中，絕大部分是企業決策者、各部門管理者，以及從事生產經營活動的專業技術人員。他們經常需要利用檔案數據用作現實活動的參考和依據。利用者如果有較強的檔案意識，廣泛利用檔案數據開展工作，無形中強化了檔案管理者的工作意識，增強了檔案工作人員對檔案的重視程度。而科學規范的檔案管理，檔案價值的大力宣傳和體現，有助于更多利用者了解檔案，利用檔案，最大限度實現檔案的信息價值。管理與利用是相輔相成、辯證統一的關系。檔案利用者意識的提高，有利于檔案工作者加強和改進檔案工作方法，提高檔案服務質量和水平“，挖掘各種適銷對路的檔案信息”，探索提供檔案個性化服務和特色服務。

二、檔案管理質量的提高

1.上級部門的監督指導

據了解，國有企業檔案工作人員大多不是檔案專業學歷出身，未受過系統專業培訓，專業性工作能力不強。他們本身也想把檔案管理好，但苦于沒有機會進行業務學習和深造，缺乏專業人員的工作指導。而各級檔案行政部門著重針對黨政機關、企業及各級綜合、專門檔案館進行宏觀監管，對國有企業的具體業務指導、檔案服務工作建議相對不足。新時期檔案工作特點要求檔案行政部門必須轉變職能，加強對國企檔案工作的指導力度，尋找適合國企檔案管理工作的切入點，積極采取措施加以幫扶和引導。檔案行政部門要加強對國企檔案的特點分析，在強化共性的同時注重突出個性，探索適合各自企業發展需要和關注重點的特色檔案管理和服務建設，積極幫助企業檔案人員了解掌握現代化的管理手段和方法。要經常通過走訪調查、研究座談等方式加強與企業的溝通交流，及時發現管理中的問題提出改進建議，形成“以行政執法為主要職能、以規范業務為基本要求、以協作活動為主要方式、以目標管理為手段”的國企檔案監督指導工作新思路。

2.本單位檔案管理規章制度

健全的檔案管理規章是做好檔案工作的依據。國有企業要以國家和地方檔案行政部門檔案工作法律法規為指導，結合本單位實際情況，制訂適合自身工作特點和需要的檔案管理制度。要對企業文件材料歸檔范圍、保管期限、利用權限、借閱手續等作出明確具體規定，形成國企檔案管理有法可依、有法必依、違法必究的全新局面。要努力構建國企檔案管理制度創新體系，與時俱進，將最新的檔案管理理念、方式和手段融入進企業檔案管理制度中“，用檔案管理規章制度來指導規范現代企業的檔案活動，以實現國有企業檔案管理價值的增值”。

3.檔案工作者業務水平的提高

由于人們大多將檔案管理看做無技術含量、人員素質要求不高的工作，許多國有企業的檔案管理崗位成為壓縮編制、減員增效或者分流其他部門多余人員的主要對象。這種檔案管理人員專業不對口的現象造成了企業檔案人員的業務素質與檔案管理工作的要求不相適應。另外“，國有企業檔案人員大多是身兼多職，檔案業務生疏，不具備單獨開展檔案工作的能力”，他們較少機會接受檔案專業培訓，也缺乏對計算機、圖書、情報、法律等相關知識的了解和運用，這也是檔案管理人員缺乏對檔案科學管理的因素之一。

國有企業要將檔案人員的素質培養納入整個企業人才培養計劃中，通過專業培訓、繼續教育、進修學習等方式提高檔案管理人員的業務水平。企業還可以“引進和培養現代管理人才，通過招聘懂檔案管理、法律、會外語、精計算機的復合型人才改變目前檔案管理部門知識結構不合理、年齡結構老化的狀況”，提升檔案部門管理人員的整體層次。作為檔案工作者個人，也要加強自身業務能力的培養，在不斷學習先進的檔案管理理念和技術方法的同時，擴大知識領域，掌握計算機操作、公文寫作、檔案法律法規等常識，熟悉企業管理狀況及生產經營流程，用多領域知識指導檔案工作實踐，將檔案服務與企業生產有機結合，使檔案工作更好地為企業發展服務。

三、檔案信息化建設

1.紙質檔案數字化

紙質檔案數字化是檔案事業發展的必然選擇。目前，省、市級綜合檔案館以及城建、科技等專門檔案館已經致力于將館藏檔案進行數字化整理的系統工程，并取得了顯著的成績。而在許多國有大型企業中，這項工作尚未開展或進展緩慢，仍主要采用傳統調閱檔案的利用方式，這不僅威脅紙質檔案壽命，同時也降低了檔案利用效率，不利于檔案信息資源的最大限度開發。國有企業要認清整個檔案管理事業現狀，積極跟上發展步伐，將對企業發展有重大作用的文書、產品科研、基建設備等類別檔案率先進行數字化處理，切實保障企業利益，為使檔案能夠提供長遠、高效的信息利用服務而努力。

2.數字檔案管理

計算機產業的迅猛發展，使企業的生產經營活動越來越依賴數字化。無論從設計、生產到銷售，企業活動中的各個環節都離不開計算機的參與，期間形成了大量的數字信息。這些記錄生產經營活動的電子文檔，是現代化企業檔案館藏的重要組成部分。數字檔案以其特有的優越性將成為未來檔案事業的主流對象。建立科學的數字檔案管理體系是檔案管理的趨勢和發展方向。國有企業要了解數字檔案的地位和優勢，努力掌握科學的管理方法，制訂相關管理制度，加大人力、物力投入，促進電子文檔的標準化、規范化，保證數字檔案的安全保管和有效利用。

3.網絡環境下的檔案利用

所謂網絡環境下的檔案利用，就是將檔案提供利用的服務體系由傳統型向網絡化的轉變。這是時發表展的產物，也是檔案利用需求的進步。企業要實現檔案利用的網絡化，就要積極組建本單位檔案管理與利用的數據庫系統及門戶網站，依托互聯網資源將企業有價值的檔案信息通過權限設定有針對性地向本單位和社會特定用戶開放，及時查詢企業信息，為單位生產、產品研發及銷售等活動服務。另外，在國有企業改革不斷深入的大環境下，企業要注重加強檔案的特色服務。檔案部門要以本單位生產、科研等特色檔案信息資源為基礎，加大深層次開發力度，充分利用含有情報競爭價值的檔案為管理者提供行業動態跟蹤信息、競爭對手及企業自身動向信息，及時準確預測法規導向、市場需求、對手威脅等環境因素，為企業領導者作出正確的生產和銷售決策提供優質高效的信息利用服務。

作者：唐瑩 單位：遼寧石油化工大學