第一篇
一、高校學生檔案管理的重要性分析
高校應該建立專門的檔案管理部門，對學生實體檔案進行有效管理，同時制訂完善的學生檔案管理制度和流轉規范，才能真正做到合理開發利用學生檔案資源，促進高校學生檔案的數字化管理，最終實現信息資源的共享與交換。目前，很多高校都建立了專門的學生檔案管理部門，但在開展管理工作時仍然面臨諸多問題，包括高校領導重視程度不夠、學生檔案流轉流程存在弊端、學生檔案資源共享面臨的法律問題等。
二、高校學生檔案管理工作存在的問題
1.高校學生檔案管理不規范
高校教育教學活動主要以教學和科研為主，主要針對科研項目、教學活動檔案進行管理。但是，由于學生檔案數量龐大、流動性較強，大部分高校認為只要將學生檔案妥善保存，當學生畢業時將學習材料裝入檔案，再郵寄給學生就業企業就算完成了檔案管理任務。由此，學生檔案管理一直屬于應付工作的狀態。尤其是高校實行擴招之后，生源數量不斷增加，造成了學生檔案材料歸檔流程不規范、內容不完整等情況，使學生檔案無法真實客觀反映學生情況，對學生未來就業和發展帶來了影響。
2.高校學生檔案管理流程不科學
目前，大多數高校對于學生檔案管理工作主要采用兩種方式，一是集中管理模式；二是分散管理模式。集中管理學生檔案可以提高檔案信息的安全性，降低資金成本。但是，由于學生檔案管理涉及高校教務處、學生處、招生處等多個職能部門，集中管理工作量大，部門之間協調工作困難，容易出現學生檔案材料收集不夠全面、歸檔流程不正確等現象。分散管理學生檔案耗費資金成本較高，管理困難、工作效率較低，容易出現部門之間責任不明、相互推諉等現象。
3.高校學生檔案信息化管理落后
資源信息化管理有著存儲量大、查找方便、效率快捷等優勢，信息化資源建設已經廣泛應用到社會各個領域工作中。高校學生檔案信息化管理是新課改背景下適應現代社會發展的需求。但是，我國沒有制訂統一的高校學生檔案信息管理標準，各個高校開發設計的學生檔案信息管理系統相互存在差異，各自為政，難以進行有效的統一管理，也無法按照統一標準形成學生電子檔案。同時，由于高校擴招規模帶來了生源數量過多的問題，高校學生檔案信息化管理工作量大，高校現有的學生檔案管理部門人員不足，水平較低，即使實現學生部分檔案信息化，也難以保證學生在學習期間的實踐活動、個人表現實現信息化管理。而且，高校開展學生檔案信息化管理，也不能完全向社會公開，學生檔案利用方面受到較大限制，高校學生畢業之后仍然需要通過郵寄紙質檔案到用人企業，最終無法真正實現信息化管理。
4.高校學生檔案利用過于滯后
檔案開發利用效率是檔案資源內在價值的體現。目前，我國高校對于學生檔案資源開發利用較少，學生在入學初期，其檔案就會被收集匯總到檔案管理部門進行管理，學生檔案在四年期間幾乎不會被調用，直到學生畢業時，高校相關部門才會將學生個人材料歸入到檔案中，并向學生所在的用人企業寄出。如果用人企業需要到學校了解學生情況，只能查閱到學生小學到高中的個人材料，不利于用人企業對學生作出客觀的整體評價，學生也無法將個人優勢展現給用人企業，隨著現代社會就業形勢的日益嚴峻，很多學生容易因此喪失良好的工作機會。
三、高校學生檔案創新管理策略
1.加大資金投入，強化學生檔案管理隊伍建設
高校學生檔案管理是高校教育教學活動中的重要組成部分，隨著現代社會的飛速發展，以及社會對綜合素質人才的實際需求，高校學生檔案作為學生畢業就業、職務職稱晉升、人才選拔考核的依據，其真實性對學生就業和發展有著深遠影響。高校學生檔案的有效保管十分重要。因此，高校領導應該基于學生發展考慮，充分體現“以學生為中心”的理念，以促進學生順利就業作為出發點，加強對高校學生檔案管理的重視，將其納入高校整體戰略發展中，加大學生檔案預算經費，完善檔案管理設施，促進學生檔案管理的規范性和完整性。同時，高校應該加強學生檔案管理人員隊伍建設，開展檔案管理專業培訓活動，聘用專業技能較強的檔案管理人員，有效提高檔案管理人員綜合素質。
2.規范檔案管理制度，加強檔案管理監督考核
高校學生檔案記錄了每一名學生在校學習期間的成績水平、道德表現、社會實踐等信息，是學生走向就業崗位的基本材料，因此，學生檔案的妥善保管發揮著不可替代的作用。因此，高校在培養綜合素質人才的同時，應該規范學生檔案管理制度，按照我國《檔案法》的相關規定，嚴格管理學生檔案流轉程序，制訂《學生檔案分類》、《學生檔案歸檔內容》、《學生檔案管理工作職責》、《學生檔案流轉程序》和《學生檔案管理工作監督考核標準》等一系列規章制度。明確高校不同職能部門之間的職責，堅持層層負責、責任到人，注意加強學生檔案管理工作的監督和檢查，將學生檔案管理納入到工作人員績效考核評價中，激勵學生檔案管理工作人員切實做好檔案管理工作。
3.統籌規劃管理，改善學生檔案管理模式
學生檔案管理與其他類型檔案管理存在一定差異，有著數量龐大、內容復雜、收集廣泛、流動性強的特點，同時學生檔案管理涉及多個職能部門。由此，如果簡單地采用集中管理和分散管理模式，并不能得到良好的效果。因此，高校應該積極采用綜合管理模式對學生檔案進行管理，綜合管理模式的本質就是集中存儲、分級管理。而且，高校應該積極改善學生檔案收集管理模式。隨著國家教育教學改革的持續推進，高校教育教學的最終目的是提高學生綜合素質，學生檔案管理不能僅僅包括學生成績、日常表現等材料，而是要注重收集學生在興趣愛好、個人特長方面的材料，掌握每名學生的個人發展特征，將學生參加社會實踐、技能考試、年度獎懲、個人誠信等信息記錄到學生檔案中。在學生檔案收集方面，利用不同部門提供、檔案部門收集歸檔的方式，同時，使學生可以了解檔案管理的本質意義，主動向學校提供個人檔案相關材料，充實個人檔案內容，由學生檔案管理部門對其進行鑒定歸檔，一方面促進了學生檔案的完整性，還激發了學生自我管理、積極向上的健康發展。由此可見，要優化學生檔案管理模式，必須加強統籌規劃、完善制度建設、保證監督到位，使學生檔案管理工作更加標準化、科學化和規范化。
4.著眼服務社會，提高學生檔案信息化管理水平
隨著現代社會信息化建設的推進，高校學生檔案管理工作的信息化發展已經成為國家推進教育教學改革背景下的發展方向。高校學生檔案的信息化管理可以切實提高工作效率，增強檔案信息的安全性，同時有著存儲量大、查詢方便、資金成本低等優勢，能夠很好地適應高校擴招模式下學生檔案數量龐大、流動性強等特點。高校應該積極與軟件企業合作，共同研發設計適合學校的學生檔案信息管理系統，將學生檔案管理與知識管理融合，通過不同載體建設學生檔案管理平臺。高校學生檔案信息管理系統的建設可以為用人企業提供學生檔案基本信息，以便用人企業對學生有個全面了解，避免出現盲目選拔人才的現象。高校學生家長也可以利用賬號對學生在校期間表現等方面進行查詢，真正提高家校聯動教育的成果，學生也可以通過系統了解個人發展情況，盡早規劃個人職業生涯。綜上所述，高校教育教學活動主要是以學生為本，為學生提供高效服務。因此，做好高校學生檔案管理工作，不但可以促進高校學生就業率的提升，更提高了高校教育教學管理水平，增強了高校自身競爭力，本文對于高校學生檔案創新管理的深入研究，具有較強的理論參考價值。
作者：李紅蓮 單位：保定學院
第二篇
一、高校大學生檔案管理現狀
1.高校大學生檔案管理制度不完善
國家針對高校大學生管理先后頒發了《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等文件。2008年教育部和國家檔案局又聯合下發了《高等學校檔案管理辦法》，在“歸檔范圍”中增添了“學生類檔案”，這充分體現了國家對高校大學生檔案的重視。但直至今天，我國沒有統一的高校大學生建檔標準及規范，這就使得高校大學生檔案管理相對混亂，有的高校把大學生檔案放在校辦管理，有的高校放在各院系部管理。而且大部分屬于兼職管理，造成對檔案管理不重視，大學生檔案管理沒有切實可行的規范、制度、工作流程等，檔案管理隨意性大。
2.高校大學生檔案管理內容不規范
大學生檔案是記載大學生在校期間生活經歷、思想品德、學習成績等內容，包括入學通知書、基本情況登記表、軍訓情況登記表、成績單、獎學金材料、入團（黨）有關材料、獎懲材料等等信息。領導管理意識淡薄，檔案管理人員及學生對檔案重視程度不夠，常常出現諸多如成績單無教務處印章、復印件當成原件存檔、文字材料紙張規格不一、歸檔材料用圓珠筆書寫，甚至學生的成績單，獎懲材料等缺失等。此外，還有一些應該歸檔的材料如外語成績、計算機證書、助學貸款證明等沒有歸檔，嚴重影響了大學生檔案的質量。
3.高校大學生檔案管理者素質有待提高
目前高校的檔案管理者大都半路出家，有的高校甚至將年齡大、身體弱的員工放到這樣的崗位，這部分人本身銳意進取的工作熱情不高、工作能力有限，在當前信息化快速發展，給各項管理工作帶來革命性沖擊的形勢下，顯得力不從心，加之這些人員參加專門的業務技能培訓學習機會又很少有，導致檔案工作現代信息技術應用明顯滯后，計算機技術、網絡技術、數據庫技術等現代化技術未能充分運用于檔案管理工作中，嚴重制約了高校檔案工作的發展。
4.高校大學生檔案管理手段陳舊落后
長期以來高校大學生檔案工作被邊緣化，高校檔案的管理手段多年處于紙質化、人工化的落后管理模式，即便一些高校有了電子化檔案，也是檔案管理人員一個字一個字輸入成電子版的，檔案管理仍處于被動的“、看堆式”的管理，網絡數字化檔案管理一直是紙上談兵。近些年來我國高等院校擴大招生規模不斷擴大，高等教育從以前的精英式教育到現在多數人接受教育的發展模式。因此，隨著高學的入學人數的遞增，大學生歸檔材料和利用的檔案越來越多，這種傳統的手工操作的管理模式已不適應目前的教育管理和迅猛發展的社會需要。
二、強化高校大學生檔案管理的對策思考
為使高校大學生檔案管理在新的形勢下發揮更大作用,為大學生和社會提供高效、優質的檔案資源服務,筆者就強化高校大學生檔案管理談幾點思考。
1.強化高校大學生檔案管理工作的領導
《高等學校檔案管理辦法》指出“，高校檔案工作由高等學校校長領導”，并賦予其四項主要職責。辦法還規定“遇有特殊情況，應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導增強檔案管理意識，把其作為學校管理工作的重點。要做好這項工作，高校領導重視是關鍵，要把檔案管理工作列入學校工作的重要議事日程，即納入到學校長遠發展規劃中、納入到學校日常管理工作中、納入到干部考核中，要與高校的教學、科研、校園文化建設等工作一同布置、一同檢查、一同驗收。
2.提高高校大學生檔案管理者素質
要采取多種形式加強檔案管理者在職培訓和在崗教育,積極組織檔案管理者參加各種專業學習。教育引導檔案工作者要有熱愛本職工作、吃苦耐勞、忠于職守的工作態度；耐得住寂寞、守得住清貧的奉獻精神；刻苦學習、努力鉆研的進取精神；牢固樹立服務思想。要在提高檔案工作者管理能力、創新能力和對新技術吸納整合能力上下功夫，使廣大檔案管理者成為既懂檔案管理，又有較高計算機水平和良好信息處理能力的全才。要加強業務指導，拓展學習領域，更新知識結構，為推動高校大學生檔案管理現代化提供人才支持。
3.強化高校大學生檔案管理制度建設
建立完善大學生檔案管理工作制度和管理制度，以制度管人，憑規矩辦事。要以國家《檔案法》為指導，貫徹國家《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，健全高校大學生檔案管理工作制度，如工作條例、管理標準、歸檔范圍、保密制度、庫房管理細則等；建立健全大學生檔案收集制度和檔案保存制度，確保大學生檔案管理工作有法可依、有章可循；同時要建立健全大學生檔案工作的檢查、考核與評估制度，保證高校大學生檔案管理工作有序、高效。
4.增加高校大學生個性化資料的歸檔
大學生個性化資料是不可忽視的重要歸檔內容。要把大學生的誠實守信、堅忍不拔、無私奉獻、積極參與慈善事業、熱心參加社會活動等反映優秀品格方面的有關材料作為重要歸檔內容；要將反映大學生創新實踐能力、發明創造能力，以及反映敢為人先精神等有關材料歸檔；此外，還要將大學生反映精神情感、經受磨煉、耐受挫折等品質方面的材料歸檔。對于促進大學生健康成長、全面準確分析大學生的綜合素養具有重要意義。
5.建立高校大學生檔案管理網絡化平臺
目前各高校檔案網絡化建設硬件條件基本就緒，網絡化建設所需計算機、網絡資源，以及有關數字化信息已基本具備，下一步工作重點是需要檔案信息數字化的加工與整合。要充分利用校園網絡資源優勢，將大學生檔案資料上網，設定共享信息使用權限，這樣會大大方便管理部門對大學生檔案的利用，也使得有關管理部門動態地輸入大學生的學習期間表現、思想動態及學習成績等信息；同時，利用網絡化管理，也使輔導員老師了解大學生的相關狀態，進行有針對性的教育；用人單位也可通過檔案管理部門及時了解大學生有關信息，提高了高校大學生檔案管理的科學化水平。
作者：王愛民 趙麗清 單位：中國醫科大學
第三篇
一、高校傳統學生檔案管理模式的問題
1.信息化基礎設施建設落后
目前，高校學生檔案管理的信息化建設已經擁有一定基礎，但仍然缺乏整體規劃，學生檔案的信息化管理目標不夠明確，難以利用現代信息技術提高學生檔案管理工作效率。還有部分高校對學生檔案管理的信息化建設并不重視，經常由于經費緊張、技術力量不夠等原因導致學生檔案管理工作出現問題，即使引進了計算機等設備，卻只是用于文字輸入、打印輸出等工作，學生檔案信息的加工處理、存儲保管和開發利用采用人工管理模式。由于信息化建設的落后，很多高校都沒有建立校園局域網和學生檔案信息管理系統，制約了高校學生檔案信息資源的共享。
2.信息技術資源建設滯后
高校學生檔案信息系統數據庫存儲的數據信息較多，硬盤存儲設備配置遠遠不夠，各個高校之間的數據庫建設沒有統一標準。高校學生檔案信息化管理缺乏標準制訂和統一規劃，學生檔案管理流程不規范。不同高校的學生檔案信息管理中心“各自為政”，缺乏與其他高校的交流合作，同時，在實施學生檔案信息化管理過程中，耗費了大量資金成本，造成了人力資源的浪費，與學生檔案信息資源共享建設發展的目標相互違背。
二、高校學生檔案信息資源共享管理的必要性
1.提高學生檔案信息資源利用價值
高校學生檔案管理的最終目的就是深入挖掘學生檔案信息資源，為學生就業、科研教學和行政管理提供有效支持，同時為用人企業提供查詢服務。在學生檔案管理工作中，服務是檔案管理的基礎保障，也是實現學生檔案信息資源共享的重要途徑。高校學生檔案管理部門存儲的學生檔案信息資源，必須通過網絡化建設，才能使高校各個職能部門實現聯動工作，為用人企業、科研建設等提供有效支持，使學生檔案發揮其最大價值。通過對高校學生檔案信息資源的開發和利用，可以為用人企業選拔人才提供服務，有利于高校與用人企業之間形成合作模式，為學生提供更多的就業機會。同時，高校學生檔案的信息化建設可以形成良性存儲、開發和利用體系，推動高校學生檔案管理的可持續發展。
2.提高學生檔案信息資源管理效率
如果高校學生檔案管理部門采用信息化管理模式，那么入的學生檔案信息可以被多次利用，在校園學生檔案管理部門內部實現數據信息共享。高校通過建立學生檔案信息管理數據庫，可以實現檔案信息資源的交流與共享。用人企業、授權人員都可以通過互聯網查詢學生檔案信息，節約用人企業到高校組織開展招聘會的資源，高校其他職能部門的用戶也可以根據自己的權限查詢學生檔案信息，減輕了學生檔案管理部門工作人員的工作量，提高了學生檔案信息資源的利用效率。同時，通過網絡系統可以隨時統計學生檔案信息數量、類型等，無須采用人工統計的方式，一方面降低了人工統計的錯誤率，也使學生檔案信息資源可以更好地服務于用戶。
3.提高學生檔案在資源共享中的地位
隨著高校信息化建設的深入推進，必須盡快實現高校信息資源的共享，為高校教學活動、科研發展、職能管理和領導決策提供服務，構成科學合理的公共服務體系。目前，現代信息技術在高校發展與建設中應用的日益普遍，為實現高校信息資源的共享交換提供支持。新形勢下，人們對于檔案信息資源的需求越來越多，要真正體現檔案信息資源的內在價值，必須深入挖掘、開發利用。高校學生檔案管理部門應該堅持“以學生發展為中心”的理念，面向用人單位開放學生個人基本信息，使用人企業可以正確評價學生的綜合素質，為學生創造更多的就業機會。
三、信息技術環境下高校學生檔案管理模式重構
1.創建高校學生檔案信息服務中心
高校學生檔案信息服務中心是高校各個職能部門溝通的紐帶，負責收集保管學生檔案、提供學生檔案查詢服務等，高校學生檔案信息服務中心的建立是當前形勢下檔案事業發展的需求，有著高效便捷、節約成本等優勢。高校學生檔案信息服務中心主要包括三種職能，分別是檔案收集部門、檔案處理部門和檔案開發利用部門。中心工作職責不僅僅包括對學生檔案的收集、整理、加工和存儲，更重要的是深入開發學生檔案信息資源，發掘其內在價值，為高校科研活動、用人企業咨詢提供準確的數據分析。高校學生檔案信息服務中心的重點工作是提高學生檔案信息資源的利用率，將其內在價值充分挖掘，增加學生檔案信息資源的整體價值，以此滿足用人企業、高校決策和授權用戶的利用需求。高校學生檔案信息服務中心是連接高校與社會的檔案信息服務機構，中心主要職能是承擔高校學生檔案信息資源的收集、整理和開發利用工作，不斷優化和補充學生檔案信息，深入挖掘其內在價值，以就業需求為導向，滿足用人企業查詢學生個人檔案信息的需求，使用人企業可以正確評價學生綜合素質，同時為高校教學科研、領導決策提供有力支持。
2.建立高校學生檔案用戶反饋系統
檔案信息資源反饋指的是由高校學生檔案信息服務中心輸出的信息經過外部環境的作用之后，產生的效果向中心進行反饋，將反饋信息與原始輸出的學生檔案信息進行對比分析之后，找出其中存在的差異，并根據差異結果及時調整高校學生檔案管理工作，以此提高學生檔案信息服務效率。首先，由高校學生檔案管理部門向用人企業輸出經過加工處理和挖掘優化的學生檔案信息，經過外部環境的充分作用后證明其內在價值和存在意義。由外部環境反饋的信息作為重要依據，對學生檔案信息資源的開發利用進行調整和控制，不斷改進高校學生檔案信息服務中心的服務水平和服務效率，高校學生檔案用戶反饋系統的建立目的主要是收集用人企業對畢業生綜合素質評價的信息，進行深入對比和分析之后，考慮高校設置的專業是否符合市場經濟的發展，并以此作為依據調整高校專業設置，完善學生檔案管理工作流程，確保高校改革發展工作得到順利實施。
3.構建高校學生檔案信息集成系統
信息技術環境下高校學生檔案管理模式的構建明確了學生檔案信息鏈的流動情況，為高校與上級學生檔案主管部門、高校之間、社會用人單位之間建立起一個信息資源共享與交流的平臺。高校學生檔案信息服務中心是專門為高校學生提供檔案保管、優化整理和價值挖掘的職能部門，也是高校內部職能部門之間、高校與高校之間的紐帶，使高校學生檔案信息資源可以為外部環境提供服務，中心輸出的學生檔案信息經過社會外部環境作用之后形成反饋信息，直接輸送給高校學生檔案信息服務中心，由中心將原始輸出信息與反饋信息進行對比分析，形成學生檔案信息循環控制體系，構成完整的職能服務型信息鏈。因此，高校學生檔案信息集成系統的建立可以有效打破高校與高校之間的信息流通壁壘，成為每個高校學生檔案信息服務中心的連接平臺，實現檔案信息資源的共享交流和開發利用。而且，交錯形成的學生檔案信息鏈可以提高學生檔案信息資源的利用效率，避免高校學生檔案信息資源的浪費。
四、總結
綜上所述，隨著全球信息化的推進，給高校學生檔案管理帶來了新的理念和機遇,也使學生檔案管理工作面臨著諸多挑戰和問題。如何充分發揮學生檔案信息資源的真正價值，提高學生檔案信息資源的服務效率，轉變傳統落后的人工管理方式，采用先進的知識管理模式，使高校學生檔案信息資源可以為用人單位選拔人才、高校領導科學決策、教育教學科研研究管理提供支持。本文提出的基于信息技術的高校學生檔案管理模式可以實現學生檔案信息資源的共享與交換，提高學生就業率、推進教育教學改革的順利實施。
作者：馬倩影 杜偉 單位：河北農業大學