一、系統剖析在高校資產檔案管理實踐中的重要意義
一方面，資產檔案管理作為資產管理活動的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產管理活動的真實狀況;另一方面，我們可以從系統性的檔案管理活動出發，反溯資產管理實踐中的不足，尋找解決問題的方法，提高資產管理活動的水平。此外，系統性還要求我們將檔案管理中的每個子系統放在整體中去分析其作用及相互關系，分析出影響檔案管理的關鍵因素，反溯出資產管理中的關鍵環節，從而促進資產管理和資產檔案管理水平的提高。
二、系統性視閥下高校資產檔案管理的主要因素
從系統論的視角來剖析高校資產檔案管理活動，可以將其整體分為主客體二大因素系統，每個系統下又可分為若干個子系統。主體系統主要解決“誰”，即由“誰”來主導完成檔案管理工作的問題;客體系統則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問題。
(一)高校資產檔案管理的主體系統
主體既指事物的主要部分，也指具有認識和實踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產檔案管理來說并非如此，其管理主體問題一直沒有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過中國知網檢索發現，截止2013年底，僅檢索到高校資產檔案管理相關論文20余篇，未見有文獻對此作出明確闡述;在管理實踐中，很多高校并沒有明確專門的部門或個體負責這項工作，造成大量的資產檔案，特別是資產使用檔案無序保管，開發利用率低下，需要我們以系統性的方法加以剖析，明確責任主體。
1．組織系統。高校學校層面與資產檔案管理密切相關的部門主要是檔案和資產二個部門。那么誰應當是責任主體呢?這個問題在許多學校沒有得到很好的解決。資產管理檔案是學校檔案的一部分，按照檔案法規的要求，學校的檔案管理部門應當負責起管理責任;而按系統性分析，資產檔案管理活動是具體的資產管理活動的映像反映，那么資產管理部門也應當是資產檔案不可分離的管理主體之一。也就是說，資產檔案管理應當是二元主體，關系到資產和檔案管理兩個組織系統，兩個責任主體。由于高校檔案管理的內容十分龐雜，量大而人員不足，而資產管理專業性十分強，資產檔案管理的主體工作需要依靠資產管理部門完成，應根據二者的職能進行合理分工。檔案管理部門主要承擔組織、協調、指導職責，而資產管理部門則在檔案管理部門的指導下，主要負責資產檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開發利用工作，從而形成二元主體的組織系統。
2．人員系統。明確了高校資產檔案管理的組織系統，那么相關部門的工作人員自然應當承擔所在單位的資產檔案管理職責。學校檔案館(室)應明確專人負責資產檔案的組織、協調、指導工作;資產管理部門應有專人負責資產檔案資料的收集、篩選、整理和開發利用;各二級單位的資產管理員應在兼職檔案員的指導協助下完成本部門的資產檔案收集與管理工作。
(二)高校資產檔案管理的客體系統
客體是主體認識和實踐的對象。高校資產檔案管理的客體系統指該檔案管理實踐中除主體系統外的客觀事物。按性質可分為三大體系。
1．內容體系。即高校資產檔案的全部內容范疇。包括三個方面:一是資產形成檔案，指在資產產生過程中產生的檔案資料，如各種論證報告、批文、合同書、安裝調試記錄等。二是資產使用檔案，指在資產使用、運行過程中產生的檔案資料，如各種操作規范(標準)、使用記錄、保管記錄、維修記錄等。三是開發利用檔案，指對資產檔案中的相關信息進行挖掘、加工，為教學、科研和管理服務過程中產生的檔案資料。資產檔案的內容體系實際上是資產從形成、使用、運行、滅失到信息利用的全部過程在檔案管理中的映射，是高校資產檔案管理的核心部分。
2．運行體系。指對高校資產檔案管理活動進行干預和調節過程中形成的檔案資料。包括資產檔案管理部門、崗位的工作職責，資產檔案管理制度、運行機制、監測考評體系等。也包括檔案管理過程中形成的各種工作計劃、總結、會議記錄等。3．保障體系。指高校各部門為資產檔案管理提供支持、幫助過程中形成的資料。如學校支持檔案管理的政策、經費、人力和技術保障等等。
三、高校資產檔案管理子系統在實踐中的相互關系
盡管我們用系統論的方法將高校資產檔案管理體系分成主客體二大系統，其下又分為若干個子系統，每個子系統間有其內在的邊界，但它們之間并不是割裂的，而是相互關聯、相互支持、相互影響的，共同構成完整的管理體系。
(一)主客體的關聯性
對一件事物而言，主客體之間總是相互伴生、相互關聯的，高校資產檔案管理亦是如此。高校資產檔案管理部門、崗位和人員的存在或變化是為完成資產檔案管理工作這個客體實踐服務的;主體在認知和行為能力方面的變化會直接影響客體質量。反之，客體的變化，會對主體的素質和能力提出新的要求。只有主客體協調一致，才能促進事物和諧，可持續發展。
(二)主體要素間的依存性
如果我們將高校資產檔案管理主體的組織系統和人員系統視為二個要素的話，它們之間應是一種依存關系。從要素產生的角度看，設置一定的資產檔案管理組織或崗位，是因為有一定的檔案管理工作任務，需要有相應的人員去完成;人員職責也要根據組織或崗位目標與工作任務來安排，二者相互依存。從事物發展的角度看，資產檔案管理組織、崗位和工作任務發生變化，人員也應隨之調整，否則會出現有崗無人或有人無崗的情況，影響工作的開展。
(三)客體系統中的整體性
客體系統中的幾個部分是根據高校資產管理實踐工作性質的不同所作的人為劃分，實際上它們是相互支持、相互影響、密不可分的。一方面，這幾個部分缺一不可。內容體系不明，我們會迷失工作目標;運行體系不暢會導致工作程序混亂;保障體系不力，工作就會失去支持。另一方面，整體水平的高低，不是取決于水平最高的那部分，而是決定于水平最低的那部分，“短板”決定整體水平。
四、高校資產檔案管理系統中存在的問題及優化建議
(一)主客體邊界不清
由于大多數高校對資產檔案管理工作重視程度不高，對其主客體的作用認識不夠，建設投入不力，造成主客體邊界不清。主要表現為三種現象:一是部分高校至今沒有設立專門的資產檔案管理部門或崗位，造成主體缺失，客體質量十分低下;二是雖有具體的責任部門或崗位，但客體建設不力，作用不明顯;三是系統性不強，用政策代替制度，用人員代替崗位，用運行中的做法代替崗位職責，用部分成果代替整體水平，造成整體水平低下。要改變這一現狀，需要各高校的檔案管理工作者加大宣傳，游說力度，讓學校領導充分認識到資產檔案的巨大作用，支持相關部門進一步明晰責任主體，完善客體體系建設，促進水平的整體提高。
(二)主客體不協調
這種不協調主要體現在主體建設不適應客體要求上。從近年監測的數據來看，各高校的資產動輒數以億計，這些資產在形成、使用、運行過程中會產生海量的檔案信息，需要有專門的部門組織人手去管理。但從各高校的管理來看，很少有學校設置專門的資產檔案管理部門或崗位，專職人員職數幾乎為零，從而造成大量的資產檔案信息缺失、變形或掩藏。建議各高校應以年度為時間單位，對學校的資產檔案管理工作進行評估，根據評估結果及時設置、調整崗位和人員職數。
(三)子體系水平參差
部分學校為了人才培養工作評估或特定的目標，比較重視內容體系建設，而忽視了運行體系或保障體系的建設，造成“短板”現象時有出現，整體水平下降或后續發展無力。建議各高校根據學校的實際情況，建立系統的資產檔案管理績效考評體系，全面考核資產檔案建設水平，發現“短板”，立即整改，促進資產檔案管理水平的整體提高。
作者：劉春霞 周曉蘭 單位：黃岡職業技術學院國有資產管理處 黃岡林業學校