第一篇

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）高校檔案管理工作不規范

我國的部分高校已經按照檔案法的相關要求，加強了對本校檔案的管理，并且建立起規范的學校檔案館。但是，仍然有相當一部分高校由于種種原因并沒有加強對檔案管理工作的規范。學校的檔案被分散到各處進行管理，因此我國高校的專職檔案管理人員的配備并不到位，加之對當前的管理制度并不完善，相當一部分檔案管理人員缺乏及時的和歸檔意識，對工作不重視，導致部分檔案缺失，這對高校的現代化發展的步伐也造成了一定的影響。

（二）高校檔案管理人員的素質較低

首先，當前我國仍有很大一部分學校的檔案管理人員尚且缺乏，加之專業技術人員的匱乏，使得高校檔案管理工作的開展難度較大。其次，我國檔案管理人員的專業素質還不能與當前社會發展的需要相適應。因此，這就需要我國的高等院校提高檔案管理人員的文化素質。伴隨著我國檔案管理范圍的進一步擴展，我國對檔案管理工作的現代化要求也在不斷的提高。當前我國的檔案管理人員的檔案管理意識尚不明確，對專業知識也不夠精通，創新意識也不夠突出。其檔案管理人員的素質也嚴重制約了檔案的現代化管理的更新提高。

（三）檔案管理方式較為落后

當前相當大一部分學校的檔案管理采用的是傳統的管理手段，這樣的管理方式難以適應現代信息化管理的要求。現在先進的網絡信息技術沒有運用到高校的檔案管理中來，雖然部分高校已經建立起了檔案數據庫，但是并沒有進行高水平的檔案管理工作，這樣一來使得檔案的信息化管理難以實現。

二、加強檔案管理工作的對策思考

（一）加強制度化建設，實行規范化管理

高校需要建立起完善的檔案管理制度，使我國的檔案管理工作能夠得到強有力的保障。各個高校要逐步建立起檔案管理體制，使得學校的檔案工作切實做到有法可依，有章可循。同時還要加強檔案管理工作的重視程度，使學校的各科人員都要高度重視檔案管理工作，這樣一來就保障了檔案管理工作的規范化。

（二）提高檔案管理人員的素質

隨著信息化建設的加強，我國的檔案管理工作也需要一大批專業的技術人員來適應我國高校現代化建設的需要。因此，我國的檔案管理人員要加強信息技術的培養，不斷提高自身的專業素養。高校也要定時對檔案管理人員進行定時的培訓和教育，以不斷優化當前的知識結構，更新他們的專業知識，從而促使他們綜合素質的發展提高。

（三）加強信息化建設的速度，推進其現代化速度

信息化建設作為新時期對我國高校檔案管理工作的要求，也是高校檔案管理水平的重要體現。因此，高校要促進檔案館的數字化建設需求和網絡建設需要。這就需要各大高校加大當前的資金建設的投入力度，以不斷完善學校的數字化設備，加強高校的數字化建設進程。檔案管理人員也要充分利用當前的網絡技術，加強對檔案管理工作的管理，以不斷提高當前的檔案管理的質量，使得本校的檔案能夠更好地服務于教學工作，科研工作和學生的就業。

三、結語

檔案管理人員在做好檔案的收集整理工作的同時也需要做到主動服務，使得檔案管理工作能夠轉化為檔案的自動化管理，以實現資源的共享，來進一步發揮檔案管理工作的價值，使得高校檔案切實能夠為學校師生提供全方位的優質服務，這樣一來，就更好的推動了我國高等學校檔案管理工作的進一步發展完善。

作者：劉利 單位：南昌工程學院

第二篇

一、高校檔案人本化管理的內涵與特征

將檔案館（室）隊伍建成一個氣氛和諧、裝備現代、管理科學、良性循環和持續高效的團隊集體，最大限度地發揮檔案館（室）信息資料、設備、資金的作用，更好地為教師的教學、科研、大學生成長成才及社會相關部門服務。在對檔案使用對象的服務過程中，堅持以人為本，以服務對象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現人文關懷，實現組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統的檔案管理機制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實現等需要，為檔案管理人員創造了各種有形和無形的條件和環境，為他們的自我實現和自我超越創造了空間。同時拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關系，以人性化的服務與管理實現了“內部”與“外部”的同步激活。

二、在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施

1.營造良好的檔案工作環境，引導檔案管理人員主動發揮自己的潛能

傳統的高校檔案管理集中表現為物本管理，把主要的視點放在了檔案本身，忽視了人的因素。現代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰略投資資源，管理的核心自然落實到了人的身上。新時期高校檔案管理應該將“以人為中心”貫穿于管理活動的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設法營造良好的檔案工作環境，在精神和物質兩個方面構建留住人、影響人、激勵人的大氣候，創設和諧、民主的人際關系，根據個性特點、特長和潛質進行人力資源的最佳配置，及時處理好檔案管理中出現的問題，積極提倡檔案管理人員對檔案館（室）的各項工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學校檔案管理事業的發展與自身的利益和發展密切相關，進而引導檔案管理人員主動發揮自己的潛能，以主人翁的姿態參與檔案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理機制，形成檔案管理人員的內在追求導向

要開創高校檔案事業的新局面，離不開檔案管理人員才能的發揮，而公正、公平的人事管理機制是檔案管理人員努力工作的有效動力。首先要建立一套科學、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學配置，實行崗位管理，根據誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責的原則，形成目標明確、責任權利對應的崗位責任制，認可并落實檔案管理人員的各項權利。第三要引進競爭機制，創新用人制度、分配制度、獎勵制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現象。客觀、公正地評價考核每個人的工作，并與晉升職務、職稱嚴格掛鉤。第四要強化監督機制，堅持“依法治檔”，及時消除不良影響。第五要為檔案管理人員創造盡可能多的學習、培訓和進修機會，拓寬他們的發展空間，力爭用機制引導管理人員正確的內在追求。

3.充分利用現代信息技術，提升高校檔案管理人性化水平

隨著社會信息化程度的提高，檔案載體呈現出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時俱進。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應該充分利用現代信息技術，積極開發、運用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設高校檔案電子信息管理系統，建立起資源數據庫。利用軟件對高校檔案的收集整理、鑒定保管、統計檢索、編研利用等業務環節實施計算機有效管理，實現檔案工作自動化，檔案管理工作信息化，計算機檢索系統實用化。

4.把檔案服務對象作為管理的著眼點，實現和優化檔案管理的服務功能

高校檔案管理工作應以檔案使用者為本，離開了檔案服務對象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉變服務理念，樹立“用戶之上、服務第一”的管理意識，隨時傾聽檔案服務對象的反饋意見，征求并尊重檔案服務對象的潛在需求，及時整改服務中的不足。其次要提高服務素質，熟悉館藏，提升業務水平和服務品質。在實行微笑服務的同時，開展“為人找檔案”“、為檔案找人”“、使檔案物盡其用”等人性化服務。

三、總結

高校檔案管理的人本化實現了從以“物”為中心的靜態管理向以“人”為中心的動態管理的轉變，為開創高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導地位，有效激發了高校檔案管理的活力，對于實現高校檔案館（室）的總體管理目標，更好地為檔案使用者和社會服務具有不可或缺的推動作用。

作者：趙艷 單位：武警石家莊士官學院

第三篇

1高校基建檔案管理存在的問題

1.1基建檔案質量不高

基建檔案具有嚴格的標準、規范和制度，但是在現實的管理過程中，從大多數高校已經歸檔的材料來看，普遍存在著圖紙不完整，清潔程度和整齊程度不夠等現象。部分圖紙遺失后取而代之的是復印件，更有部分材料因為施工過程中臨時發生了變更，沒有將變更的數據及時反映到竣工資料中，導致圖紙上涂改現象嚴重。在基建檔案的立卷環節中，由于人手不足或對于基建檔案立卷方法的不明確，部分學校只是將雜亂的材料上交給檔案部門，導致學校自身對于基建工程中產生的資料數量不明晰。

1.2基建檔案管理手段落后

隨著信息化技術的迅速發展，檔案管理工作也將面臨新的挑戰。基建資料的歸檔管理的最終目的是為了合理有效地開發利用檔案信息。傳統的基建檔案主要以紙質、實物為載體，易損壞也不便于管理和使用。由于檔案信息化管理是系統化的工程，對于部分學校而言，首當其沖的問題即基礎設施配套不到位，在傳統向新型邁進的過程中，需要投入大量的人力、物力和財力。即使部分學校采用了基建檔案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是單純的“目錄級”的錄入管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料。檔案載體不豐富，電子檔案材料的不完善直接導致了高校基建檔案的利用率低下，因為檔案原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會破損。

2加強基建檔案管理的措施

2.1在思想上高度重視基建檔案管理工作

在學校的整體發展規劃過程中，做好基建工作的領導和管理是一項重要的基礎工作。從學校主管基建的領導、基建部門到工程管理人員都應該充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，加強檔案建設意識，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，在人員、經費、設施上給予大力支持,才能切實有效保證基建檔案管理和歸檔工作的規范化管理。

2.2建立完善的基建檔案管理制度

基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，相關規章制度不健全，不能采取規范標準的管理方法和操作流程，是基建檔案管理中存在的主要問題。在基建檔案工作要做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規范化、制度化的前提。在工程建設中，基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強等特點，高校基建工作必須有一套切實可行的規章制度，參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行日常性的約束、督促和指導。在工程建設過程中，學校應指定項目專職檔案人員，項目施工、安裝編制竣工技術資料、圖紙的人員各司其職。工程建設項目完成后，工程項目建檔工作必須按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步。檔案部門與基建部門相互監督，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作。

2.3提升基建檔案管理人員專業化業務能力

基建部門作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應該配備專門負責人員分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。檔案管理人員在知識結構和專業技能業務上都應該不斷加強學習，做到與時俱進。日常的業務培訓規范化，學習現代化管理的業務，要從思想上接收新方法、新理論，熟悉工程項目建設流程，在工程準備階段、監理階段、施工階段和工程竣工階段做到材料收集及時全面、分類合理、編排有序、層次清楚、組卷規范。檔案管理人員還應具備一定的管理、溝通與協調能力，積極主動地開展工作。

2.4職責明確、扎實推進基建檔案工作

基建工程是一個系統工程，要多方之間的相互協作。工程設計、施工、調試、監理等單位要根據合同、協議做好工程竣工資料的整理、匯總、審核，登記、移交等工作，確保基建工程檔案資料的及時、準確、系統、完整。紀檢檔案工作人員要盡可能通過多種途徑、多手段來了解基建工程的工作內容，只有對工程項目心中有數，才能有的放矢地開展工作。工作中要堅持基建檔案“三個同步”原則，即基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。

2.5搭建基建檔案信息化管理平臺

在信息化時代，基建檔案管理應該適應基建工程項目現代化管理模式，完善基建檔案信息資源體系，確定搭建系統平臺的功能要求和技術規范，選用恰當的檔案管理軟件，采用科學、先進的應用軟件進行檔案信息的存儲和利用，傳統的紙質載體檔案材料通過計算機信息系統管理轉化為可以自動檢索、網絡化運用的技術。設計單位提供的設計成果除紙質的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標志，交存電子版竣工圖紙；與建設有關的文件進行電子存檔，建立電子目錄。實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，提高基建檔案管理效率。

3結束語

總之，基建檔案反映了高校基本建設工作的真實面貌，在今后維護、管理、改建、擴建和資產評估工作中起著重要的依據作用。高校基建檔案管理工作要提高認識、健全制度、規范管理、加強學習、相互配合，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、特征鮮明、方便管理。檔案管理人員應建立事前介入，事中監督，事后把關的全程動態管理機制。加強自身業務學習，采用科學的應用軟件進行檔案信息的存儲和利用，不斷提高基建檔案工作的質量。

作者：倪儆 單位：江蘇省南通商貿高等職業學校