一、目前一些單位人事檔案管理中比較突出的問題

1.不了解人事及相關(guān)政策，致使檔案材料缺失

一名合格的人事檔案管理人員，需要了解檔案記載個人所經(jīng)歷的一個時期內(nèi)所有的人事政策。因工作單位類型不同（企業(yè)、事業(yè)、國家機關(guān)），人事檔案中保存的項目也不盡相同。舉例來說:1983年10月《中共中央關(guān)于整黨的決定》和1989年9月7日，中共中央轉(zhuǎn)發(fā)中央組織部《關(guān)于在部分單位進行黨員重新登記工作的意見》，全國范圍內(nèi)中國共產(chǎn)黨員進行重新登記，人事檔案中就應(yīng)該有兩張《中國共產(chǎn)黨員登記表》。由于1989年的黨員登記，沒有在部隊開展，因此，軍隊專業(yè)干部當(dāng)年的檔案中就沒有《中國共產(chǎn)黨員登記表》。1985年、1993年以及2006年，事業(yè)單位工資制度改革，人事檔案中就應(yīng)該有《套改工資表》；1993年企業(yè)開始實施社會保險，其人事檔案中就有當(dāng)年社保機構(gòu)出具的工齡審批表等。

2.人事檔案審核不仔細，致使檔案內(nèi)容不一致或出現(xiàn)虛假檔案

人事檔案的審核關(guān)系到個人的職稱晉升、工資對應(yīng)和職務(wù)任用等，尤為重要。要求人事檔案管理人員要仔細審核所有的入檔材料，確保人事檔案的真實性。如2006年3月中組部在“干部人事檔案目標(biāo)管理”的基礎(chǔ)上,又下發(fā)《關(guān)于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》，對干部人事檔案的審核工作提出了更高更嚴格的要求,特別強調(diào)“對檔案中涉及的干部出生時間、入黨時間、參加工作時間和學(xué)歷學(xué)位等信息前后記載不一致的,要按照有關(guān)政策規(guī)定予以確認,確保檔案中的信息真實可靠。”如果工作人員不認真細致，便易出現(xiàn)錯誤。舉例來說：一是“三齡一歷”問題。一名申報晉升職稱的人員，申報材料中填寫的工作時間是其大專畢業(yè)時間，與審核其檔案的工作時間不符，經(jīng)向本人問詢，得知他中專畢業(yè)后參加工作，此次申報晉升職稱時，不愿意讓評委知道初始學(xué)歷，就將申報表中的工作時間后延。若不及時糾正，便出現(xiàn)人為錯誤。二是檔案中工資記錄與本人實際情況不符。一名專業(yè)人員因申請調(diào)入，筆者閱檔時發(fā)現(xiàn)，該同志曾在護理崗位工作，后因工作需要和學(xué)歷學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)為醫(yī)生崗位。但是檔案中有關(guān)工資欄目的記錄與職稱欄目記錄不符，即：該同志調(diào)入醫(yī)生崗位前，工資中應(yīng)有護士10%的工資相應(yīng)記錄。由于該同志調(diào)動兩次，其中一次還是跨省調(diào)動，因此在審閱檔案時發(fā)現(xiàn)的問題，均要回原籍修正。

3.人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失誤，對存檔的材料的真實性就會出現(xiàn)質(zhì)疑，導(dǎo)致人事檔案可信度下降

如：某職工以出國陪讀的名義，書面向單位提出請假申請，經(jīng)審批后出國一年。三年后他個人交來一份其個人在職學(xué)習(xí)的材料，由于當(dāng)時沒有認真審核，便將其材料歸檔。后在干部任用時發(fā)現(xiàn)，檔案內(nèi)容記載的是他工作期間曾脫產(chǎn)到外地某學(xué)校脫產(chǎn)學(xué)習(xí)三年，仔細審核后發(fā)現(xiàn)，當(dāng)初他申請陪讀的時間就是他開始上學(xué)的時間，申報在職研究生時蓋章的單位也并非是他工作單位。三年內(nèi)除有一年記錄其出國陪讀休假1年外，其他時間均在單位出勤上班，檔案中明顯出現(xiàn)與實際不符的問題。

二、改進人事檔案管理工作的建議

人事檔案管理是基礎(chǔ)性工作，涉及全體在檔人員的經(jīng)濟利益與政治前途等。尤其是在當(dāng)今建立公平公正、誠實守信、杜絕虛假與投機的時代背景下，更顯其意義重大。因此，必須引起高度重視與切實改進。關(guān)于改進措施，筆者認為不外乎以下幾點，看似老生常談，卻是必須要做的。

1.強化領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識，完善人事檔案隊伍建設(shè)

首先，強化領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識，是做好這項工作的第一要素。只要領(lǐng)導(dǎo)重視，相應(yīng)的人員、政策、工作條件等等便容易解決。其次，設(shè)立人事檔案專人管理制度。按照標(biāo)準(zhǔn)化程序、規(guī)范化思路和規(guī)章制度做好人事檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)全面熟悉與掌握《檔案法》、《干部檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關(guān)檔案管理的基本規(guī)定內(nèi)容，提高政策業(yè)務(wù)水平。還要強化規(guī)范管理意識，加強各項制度建設(shè)，嚴格工作程序。做到干部檔案管理流程規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范、科學(xué)分類規(guī)范。同時要從查(借)閱檔案制度、收集歸檔制度、鑒別核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度等各個環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，做到有章可循、有法可依。

2.系統(tǒng)學(xué)習(xí)與定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力

現(xiàn)在高校的檔案專業(yè)大多以文書檔案為主，人事檔案管理專業(yè)比較缺乏。因此，許多人事檔案管理人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)的人員也是僅限于崗位上的傳幫帶，而人事政策和某個時期、某個階段出臺的各種政策的學(xué)習(xí)大多就要以自學(xué)為主了。加強自身學(xué)習(xí)，不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)與能力是非常有必要的：（1）政治素質(zhì)的要求。人事檔案工作者必須具有高度的保密觀念和良好的保密習(xí)慣。自覺遵守黨和國家的保密制度。要嚴把“口風(fēng)”關(guān)，不向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，以確保檔案的安全性。人事檔案材料在移交、清點、整理、借閱、轉(zhuǎn)遞過程中要認真履行手續(xù)，不得自作主張隨意處理材料。杜絕弄虛作假、篡改、損毀和歪曲檔案內(nèi)容。（2）業(yè)務(wù)能力的提升：人事檔案工作者在工作實踐中，要不斷學(xué)習(xí)檔案理論及相關(guān)學(xué)科的新知識，要自覺地學(xué)習(xí)不同時期出臺的相關(guān)人事政策。如事業(yè)單位的考核政策，從1995年開始實施年度考核與兩年一次工資調(diào)整的關(guān)系，到2006年工資改革后年度考核與一年一次的工資調(diào)整關(guān)系等，以及職稱職務(wù)晉升與工資調(diào)整的關(guān)系，均應(yīng)如實記錄在個人的檔案中。要善于理論聯(lián)系交際，不斷發(fā)現(xiàn)問題，注意總結(jié)經(jīng)驗，同時要拓寬知識領(lǐng)域，掌握計算機信息化系統(tǒng)與人事檔案的關(guān)系，不斷借鑒運用到實際工作中。

3.制定統(tǒng)一規(guī)范的人事檔案管理模式

現(xiàn)在人事檔案管理比較混亂，有的單位自己存檔，有的單位交由上級主管部門存檔，有的單位委托人才交流中心存檔，還有個人存檔，等等，形式多樣，政策也不盡相同。如北京市人力社保局2011年在全國率先提出六項新的政策，對北京生源畢業(yè)生就業(yè)報到、流動、檔案轉(zhuǎn)接過程中的辦事手續(xù)進行大幅簡化，其中規(guī)定：“北京生源畢業(yè)生在京就業(yè)后，除進入事業(yè)單位就業(yè)的情況以外，不再統(tǒng)一要求填寫《畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表》，不再統(tǒng)一要求辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。”而此前，這兩個證明曾是人事檔案轉(zhuǎn)接的必備材料。對于部分事業(yè)單位(教育、醫(yī)療和部分科研單位)而言，晉升與職稱定級關(guān)系密切，仍按照原渠道辦理。如果畢業(yè)生從企業(yè)進入上述事業(yè)單位，可至原單位或區(qū)縣人力社保部門申請補辦《畢業(yè)生見習(xí)期考核鑒定表》和轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。如果不了解相關(guān)政策，在人員流動時，進入事業(yè)單位的人員的人事檔案就會與畢業(yè)后一直在事業(yè)單位的人員的檔案材料不一致。而事業(yè)單位調(diào)出的人員，也會在調(diào)出時補辦相關(guān)的轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。筆者認為，如果在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一制定規(guī)范化的檔案管理模式，分別制定企業(yè)、事業(yè)、國家機關(guān)、自主存檔人員人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，推廣標(biāo)準(zhǔn)化，就能更好地為流動人員提供人事檔案服務(wù)。能否將國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理，其余人員的檔案，打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構(gòu)統(tǒng)一管理。

4.根據(jù)國家相關(guān)政策，利用現(xiàn)代技術(shù)，及時快速將人事檔案信息以影像、數(shù)字化等形式予以保留

現(xiàn)在從事人事檔案管理的人員，年齡大的也就是20世紀(jì)60年代初期生人，對1966年返鄉(xiāng)人員、80年代退休后檔案轉(zhuǎn)街道人員情況了解甚微。工作中經(jīng)常會遇到他們的子女或當(dāng)事人前來查閱當(dāng)時的信息，由于當(dāng)時管理上的不重視，很多信息無從查閱。面對這樣的情況，筆者希望人事檔案管理人員應(yīng)妥善保留相關(guān)資料，利用現(xiàn)代化信息手段，及時錄入相關(guān)信息，便于后人查詢。隨著國家對退休人員養(yǎng)老金、退休金的調(diào)整，退休人員的工資與退休時的工資已相差較大。檔案中只保留退休人員退休時的工資計算辦法，之后歷次工資（或養(yǎng)老金）、補貼的調(diào)整均有政策依據(jù)，但是這樣工作一般是由各單位離退休辦公室人員進行調(diào)整，調(diào)整后的金額與個人檔案脫節(jié)。筆者所在單位2009年將此項工作并入人事部門，并將歷次調(diào)整的政策與個人的履歷對應(yīng)，或盡可能找出當(dāng)年調(diào)整的數(shù)據(jù)記錄，把歷年調(diào)整的金額與個人的工作時間、工齡、職稱、任免情況統(tǒng)一做成數(shù)據(jù)庫，并為每一位退休人員打印出一份“入檔資料”留存。2009年后，北京市又數(shù)次調(diào)整退休人員補貼，我們再次將相關(guān)信息補充到個人上述表中，及時調(diào)整、記錄。這種做法不妨可以作為參考。

5.提高人事檔案管理工作的社會認知度

要通過各種形式普及和提高單位、個人對人事檔案的認識，從法律的高度來認識檔案管理工作的重要性。各院校在學(xué)生畢業(yè)之際，要讓學(xué)生明確知道就業(yè)、考學(xué)、晉升職稱、晉升職務(wù)、退休與檔案查閱的緊密關(guān)系，出具有關(guān)公證、政審等都需要查閱檔案。因此，檔案應(yīng)隨著個人的流動而流動，不要再出現(xiàn)“棄檔”和“死檔”。對于去世人員的檔案，筆者認為政府應(yīng)制定相應(yīng)政策，在單位保留5年或10年后，就移交到屬地檔案館，允許親屬查閱使用。

作者：洪玉鳳 單位：首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京婦產(chǎn)醫(yī)院人事科