一、采用魚(yú)骨圖分析法對(duì)固定資產(chǎn)賬實(shí)不符問(wèn)題進(jìn)行剖析

1.人員因素

一個(gè)單位各方面的管理是否規(guī)范完善，行之有效，主要看領(lǐng)導(dǎo)是否重視，領(lǐng)導(dǎo)重視，員工自然重視，領(lǐng)導(dǎo)重視，就會(huì)安排業(yè)務(wù)熟悉有責(zé)任心的人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，這樣出差錯(cuò)的幾率就少。否則，固定資產(chǎn)管理人員往往配備不足或變動(dòng)頻繁，新接管人員不熟悉業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)人員重核算賬輕固定資產(chǎn)賬現(xiàn)象等都是導(dǎo)致固定資產(chǎn)實(shí)物與賬務(wù)不符的原因。

2.初始數(shù)據(jù)因素

初始數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致賬實(shí)不符的要因一般都是相關(guān)業(yè)務(wù)人員工作不細(xì)心造成的，比如原始單據(jù)數(shù)量或型號(hào)等錯(cuò)誤，倉(cāng)管人員在驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)沒(méi)有認(rèn)真核對(duì)，走馬觀花，不仔細(xì)核對(duì)合同、發(fā)票以及實(shí)物信息，造成實(shí)物品牌型號(hào)和賬上品牌型號(hào)不一致；或者財(cái)務(wù)人員在根據(jù)發(fā)票等信息錄入固定資產(chǎn)賬時(shí)輸入錯(cuò)誤等。

3.賬務(wù)處理因素

外購(gòu)資產(chǎn)不及時(shí)入賬，購(gòu)置的固定資產(chǎn)早已領(lǐng)用，但經(jīng)辦人員因各種原因一直不到財(cái)務(wù)報(bào)賬，致使資產(chǎn)延遲入賬；有些單位有非貨幣交換來(lái)的、受贈(zèng)或上級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的固定資產(chǎn)不入賬；還有些單位或因當(dāng)期固定資產(chǎn)計(jì)劃超支，或因想加大本期費(fèi)用等目的，將應(yīng)計(jì)入固定資產(chǎn)的實(shí)物計(jì)入低值易耗品一次攤銷(xiāo)，造成固定資產(chǎn)盤(pán)盈，如果長(zhǎng)時(shí)間不加管控，這類(lèi)資產(chǎn)很容易流失。

4.缺乏溝通，協(xié)調(diào)不到位

固定資產(chǎn)管理不是哪一個(gè)部門(mén)哪一個(gè)人的事，多方管理，容易造成責(zé)任不清，互相推諉，最終無(wú)人管理，各相關(guān)部門(mén)或人員相互溝通協(xié)調(diào)不夠，或不按規(guī)定流程辦理業(yè)務(wù)，如實(shí)物管理部門(mén)擅自報(bào)廢固定資產(chǎn)而不通知財(cái)務(wù)部門(mén)作相應(yīng)賬戶處理；資產(chǎn)早已沒(méi)有使用價(jià)值，仍長(zhǎng)期掛賬不做處理；不經(jīng)部門(mén)責(zé)任人簽字同意自行調(diào)撥等，這些也是構(gòu)成固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的要因。

5.實(shí)物因素

原實(shí)物已經(jīng)拆拼成新的實(shí)物、不在賬資產(chǎn)不建臺(tái)賬管理、實(shí)物已經(jīng)處置但仍未銷(xiāo)賬等，都是造成固定資產(chǎn)盤(pán)盈盤(pán)虧的物的因素。在構(gòu)成固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的原因中，實(shí)物丟失從性質(zhì)上講最嚴(yán)重，它可能會(huì)給單位造成無(wú)法挽回的損失，下面我們來(lái)逐步分析實(shí)物丟失的根本原因。固定資產(chǎn)定期盤(pán)點(diǎn)是固定資產(chǎn)日常管理的手段之一，通過(guò)固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，可以發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理過(guò)程中的很多問(wèn)題。一般單位都規(guī)定每年或每半年盤(pán)點(diǎn)一次，但真正做到按規(guī)定認(rèn)真盤(pán)點(diǎn)并及時(shí)分析盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題的并不多，實(shí)物盤(pán)點(diǎn)工作量大，情況復(fù)雜，使得盤(pán)點(diǎn)不及時(shí)、走形式，實(shí)物管理人責(zé)任心不強(qiáng)，敷衍了事；一些單位的財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)為，固定資產(chǎn)實(shí)物的管理是實(shí)物管理部門(mén)的責(zé)任，與己無(wú)關(guān)，沒(méi)有盡到財(cái)務(wù)監(jiān)管職責(zé)，無(wú)法形成相互牽制的內(nèi)部控制；單位內(nèi)部之間相互頻繁調(diào)撥而不及時(shí)辦理移交手續(xù)導(dǎo)致追蹤不到實(shí)物；內(nèi)部各部門(mén)之間經(jīng)常性臨時(shí)借用，容易造成該實(shí)物無(wú)人監(jiān)管，這些都是構(gòu)成實(shí)物丟失的要因。而用魚(yú)骨圖經(jīng)過(guò)層層分析的結(jié)果是考核制度缺乏可操作性以及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不完善，這是實(shí)物丟失也是賬實(shí)不符的最根本原因。

二、“魚(yú)骨圖”法提出固定資產(chǎn)管理的對(duì)策

通過(guò)魚(yú)骨圖分析法，我們找到了固定資產(chǎn)管理中存在問(wèn)題的根源，然后就可以對(duì)癥下藥，健全相應(yīng)的考核機(jī)制，完善固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

1.建設(shè)信息管理系統(tǒng)

信息化社會(huì)，很多先進(jìn)的管理依賴(lài)信息技術(shù)，固定資產(chǎn)管理也不例外。固定資產(chǎn)條形碼管理系統(tǒng)可以賦予每個(gè)實(shí)物一張唯一的條碼標(biāo)簽，從資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)到退出的整個(gè)生命周期中，對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)物實(shí)施全程跟蹤管理；可以解決資產(chǎn)管理中賬、卡、物不符，產(chǎn)權(quán)不明，閑置浪費(fèi)、虛增資產(chǎn)和資產(chǎn)流失等問(wèn)題；還可以為企業(yè)固定資產(chǎn)管理工作提供全方位的、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)與決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理工作的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，全面提升固定資產(chǎn)管理工作的效率與管理水平，在實(shí)際工作中，使固定資產(chǎn)管理工作變得輕松、準(zhǔn)確、快捷和全面；極大地提高了企業(yè)的工作效率，增加資產(chǎn)的產(chǎn)能效益，降低管理和使用成本，真正實(shí)現(xiàn)厲行節(jié)約的原則。一套系統(tǒng)，多個(gè)部門(mén)使用，固定資產(chǎn)使用部門(mén)的權(quán)限只是查看核對(duì)本部門(mén)資產(chǎn)數(shù)量、品牌、型號(hào)；實(shí)物管理部門(mén)管理全部資產(chǎn)，根據(jù)倉(cāng)管部門(mén)提供的明細(xì)，核對(duì)財(cái)務(wù)輸入卡片信息是否有誤，打印條形碼；財(cái)務(wù)部門(mén)輸入卡片信息，進(jìn)行賬務(wù)處理。每個(gè)職能部門(mén)在信息管理系統(tǒng)中不推諉、不越權(quán)，各司其責(zé)，層層把關(guān)。

2.完善相關(guān)業(yè)務(wù)流程

從實(shí)物計(jì)劃購(gòu)置、驗(yàn)收入庫(kù)、財(cái)務(wù)入賬，到領(lǐng)用、調(diào)撥轉(zhuǎn)移，最后報(bào)廢處置等，這些流程的制定很簡(jiǎn)單，大部分單位制定的流程在理論上也看似完美，但完善業(yè)務(wù)流程不單單是要“已經(jīng)完成了制定若干個(gè)流程”或是“已經(jīng)建立了現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)”這樣的結(jié)果，而是要一個(gè)逐步完善的過(guò)程，不是制定完存放到檔案盒文件夾內(nèi)或電腦上裝有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)就萬(wàn)事大吉了，而是要用這些流程來(lái)實(shí)實(shí)在在地規(guī)范單位管理，在實(shí)踐和操作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和漏洞，及時(shí)查明原因并加以改進(jìn)和完善，防范風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

3.固定資產(chǎn)管理要常態(tài)化

如果單位使用了固定資產(chǎn)條形碼管理系統(tǒng)，倉(cāng)管部門(mén)、實(shí)物管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、固定資產(chǎn)使用部門(mén)等相互監(jiān)督，工作程序環(huán)環(huán)相扣，財(cái)務(wù)部門(mén)配合實(shí)物管理部門(mén)定期用手持條碼機(jī)盤(pán)點(diǎn)固定資產(chǎn)實(shí)物，查看賬、卡、物是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找原因并上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。如果單位的固定資產(chǎn)數(shù)量種類(lèi)不很多，仍可以采取原來(lái)的“笨”方法管理。倉(cāng)管部門(mén)負(fù)責(zé)入庫(kù)驗(yàn)收、明細(xì)臺(tái)賬、發(fā)放登記；財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)賬登記及時(shí)完整無(wú)差錯(cuò)；實(shí)物管理部門(mén)根據(jù)倉(cāng)管部門(mén)的明細(xì)臺(tái)賬按部門(mén)建立固定資產(chǎn)卡片，卡片上詳細(xì)記載資產(chǎn)編碼、品牌、型號(hào)、原值（沒(méi)有原值的要注明來(lái)源）、購(gòu)置時(shí)間、責(zé)任人或使用人、調(diào)撥記錄，將自編號(hào)制作成銘牌直接貼于實(shí)物顯眼處，便于盤(pán)點(diǎn)時(shí)一目了然；實(shí)物使用部門(mén)使用單位統(tǒng)一格式的固定資產(chǎn)卡片建立本部門(mén)臺(tái)賬，便于同實(shí)物管理部門(mén)的卡片核對(duì)，盤(pán)點(diǎn)時(shí)，由盤(pán)點(diǎn)人和使用部門(mén)負(fù)責(zé)人在盤(pán)點(diǎn)表上簽字認(rèn)可，部門(mén)間相互調(diào)撥時(shí)，單位實(shí)物管理人員和雙方負(fù)責(zé)人均需在調(diào)撥單上簽字方可生效，一式三份各自留底；固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)不限于固定資產(chǎn)賬上有的實(shí)物，對(duì)于那些賬上沒(méi)有的實(shí)物，首先分析原因，對(duì)該入賬而沒(méi)有入賬的要及時(shí)入賬，對(duì)作為固定資產(chǎn)管理但無(wú)法入賬的要單獨(dú)建立臺(tái)賬和卡片，加強(qiáng)管理。每次盤(pán)點(diǎn)后都要以書(shū)面形式記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，分析原因，并追蹤復(fù)查。建立部門(mén)負(fù)責(zé)制，固定資產(chǎn)使用部門(mén)對(duì)本部門(mén)的資產(chǎn)負(fù)有管理責(zé)任。實(shí)物管理人員或使用部門(mén)負(fù)責(zé)人工作調(diào)動(dòng)時(shí)必須辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。固定資產(chǎn)目錄和卡片均應(yīng)定期或不定期復(fù)核，保證信息的真實(shí)和完整。

4.建立健全內(nèi)部控制制度

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，固定資產(chǎn)內(nèi)部控制已經(jīng)從如何防范非法占用和實(shí)物資產(chǎn)被盜，拓展到重點(diǎn)關(guān)注資產(chǎn)效能，充分發(fā)揮資產(chǎn)資源的物質(zhì)基礎(chǔ)作用層面。為了保障固定資產(chǎn)安全、提升固定資產(chǎn)管理效能，企業(yè)要全面梳理固定資產(chǎn)管理流程，內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)當(dāng)貫穿各類(lèi)固定資產(chǎn)從“購(gòu)進(jìn)到退出”各個(gè)環(huán)節(jié)。梳理固定資產(chǎn)管理流程，不僅要對(duì)照現(xiàn)有管理制度，檢查相關(guān)管理要求是否落實(shí)到位，而且應(yīng)當(dāng)審視與固定資產(chǎn)管理流程相關(guān)的其他管理流程是否科學(xué)、是否能夠不斷減少風(fēng)險(xiǎn)、是否能夠不斷降低相關(guān)成本費(fèi)用、各項(xiàng)資產(chǎn)是否最大限度地發(fā)揮了應(yīng)有的效能，等等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)固定資產(chǎn)特點(diǎn)，分析、歸納、設(shè)計(jì)科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程，查找管理的薄弱環(huán)節(jié)，健全全面風(fēng)險(xiǎn)管控措施，保證固定資產(chǎn)安全、完整并高效運(yùn)行。企業(yè)還應(yīng)建立固定資產(chǎn)清查制度，至少每年全面清查一次，保證固定資產(chǎn)賬實(shí)相符、及時(shí)掌握資產(chǎn)盈利能力和市場(chǎng)價(jià)值。固定資產(chǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查明原因，追究責(zé)任，妥善處理。

5.建立完善的考核機(jī)制并付諸實(shí)施

在考核上不能“光打雷不下雨”，僅約束不懲罰。對(duì)于盤(pán)虧資產(chǎn)，必須追究責(zé)任，按現(xiàn)價(jià)予以賠償，制定具有可操作性的考核制度和激勵(lì)約束機(jī)制，必要時(shí)主管領(lǐng)導(dǎo)可以抽查實(shí)物管理的情況，不搞形式，對(duì)各責(zé)任人的考核落到實(shí)處，不要為了考核而考核，考核標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一并盡量在一個(gè)考核年度內(nèi)保持不變，不因人因事而異。

6.發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用

對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)管理方面的問(wèn)題，進(jìn)行后續(xù)追蹤審計(jì)，督促相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人對(duì)固定資產(chǎn)嚴(yán)加管理，必要時(shí)可以對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，以促進(jìn)單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)一步完善和規(guī)范，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大能效。建設(shè)信息管理系統(tǒng)、完善相關(guān)業(yè)務(wù)流程、強(qiáng)化日常監(jiān)督管理，再輔助以完善的內(nèi)部控制制度、有效的績(jī)效考核機(jī)制和內(nèi)部審計(jì)職能部門(mén)的監(jiān)督，構(gòu)成一套完整的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。同時(shí)，設(shè)計(jì)完美的管理系統(tǒng)需要相關(guān)人員強(qiáng)大的執(zhí)行力做后盾，即“追求卓越，贏在執(zhí)行”。

作者：徐林達(dá) 單位：鄭州交通運(yùn)輸集團(tuán)有限責(zé)任公司