營銷檔案是企業檔案的重要組成部分，也是企業發展不可缺少的重要條件之一，因此，依法加強和規范企業營銷檔案工作，對于加快企業建設步伐，進而促進企業經濟建設和發展具有十分重要的現實意義。為此，工作實踐就如何加強企業營銷檔案管理工作淺談幾點建議。

1理順體制依法規范

企業營銷檔案作為企業檔案中的一個新成員，是企業經營發展的原始記錄和萬史見證，不僅有現實利用價值，而且具有長遠保存價值C做好企業營銷檔案工作，將對企業經營建設的長遠發展產生深遠影響。當前，由于缺少經驗，電力系統營銷檔案管理工作存在不少問題.主要表現為管理體制不理順，造成檔案管理較為混亂。普遍存在問題有:各類臺帳用圓珠筆書寫，不符合檔案管理的要求;單位領導對檔案工作重視不夠，表現在檔案工作未列人領導、專責、兼職檔案員崗位責任制中，未列人一把手工作日程;電費、用電檢查客戶檔案分散存放，不便工作;用電檢查檔案未整理，分散在個人手中，不符合檔案集中管理要求;部分新增用戶沒有工作單.和原始檔案，影響核收電量、用戶建檔工作;供用電合同、電費協議沒有歸人客戶檔案中;一戶一表改造工程檔案不完整，缺用戶改造協議、用戶明細、收款收據;已處理的用電檢查工作單、雜項工作單、已實施的停電通知單、客戶違約處理單沒有及時歸人客戶用電檔案中;電費憑證、帳簿、報表、銀行對帳單應填寫項目不全現象，個別單位有電費帳目記帳不全現象;年度經營活動分析、用電綜合年報、線損報表、承包書、工作計劃、年度總結未集中管理;技術臺帳、技術資料的不完整、不規范的現象;部分大客戶月電檔案沒有箱變原始檔案;用電普查資料不全;移交、合并的營銷單位，存在沒有合并前單位的用戶資料，造成用戶資料的流失;營配合一的一單位，配網、農網檔案流失嚴重，沒有技改項目檔案;機構改革后，各營銷單位沒有設檔案人員的編制，兼職人員工作多，一崗多職，是營銷檔案管理不善、大量流失的主要原因;新增用戶沒有及時將客戶側的客戶檔案移交給營銷單位，造成營銷單位不能及時核對電量.上卡抄表;各類臺帳、資料、表格用紙不規范，表格內容設計不全，造成每個單位都不統一;各營銷單位，對各班組形成的技術資料、臺帳沒有監管措施，形成班組資料不全現象;在一個單位，涉及各專業走流程，但沒有交接手續，造成資料流失沒人過問;使用<用電管理系統》的單位，錄入的用戶數據不全、不準確，造成不能生成數據表格，系統功能沒有合理使用。

目前，營銷檔案一般由各營銷單位自行管理，個別單位的營銷檔案還散存在個人手中，造成檔案資料多家保管、多處存放，極易丟失和損毀。鑒于此，應當從組織領導、保管條件、人員配備、經費保障以及其綜合開發利用等諸多因素考慮。營銷檔案還是由檔案主管部門、營銷業務主管部門對各門類營銷檔案實行統一領導、統一制度、統一標準的實體綜合管理為最好。一則可以充分發揮檔案主管部門營銷業務主管部門的組織領導作用，便于協調各方面的工作關系;二則能帶來人財物的節省，并確保營銷檔案的齊全完整;三則有利于營銷檔案的規范化管理及綜合開發利用。為此，應依法成立統一的檔案工作領導小組，配備專(兼)職檔案人員，明確職責分工，形成全局統一的營銷檔案管理網絡體系，保證企業營銷檔案工作與企業建設同起步，同規范，同發展。

2主動介入強化指導

檔案部門面對檔案工作的新領域，不能“坐、等”上級業務主管部門下發文件、提出要求后再去開展工作，而要以全新的服務理念，主動出擊，依法規范營銷檔案與企業經營建設同步發展，以保證檔案服務的時效性和主動性，否則極易造成工作上的被動和重復浪費現象。針對小城鎮建設中形成的各類檔案涉及部門多、內容廣、技術要求高、收集難度大等現實困難，檔案部門應切實加強業務指導，具體_L作中，重點突出“三個狠抓、三個提高”。一是狠抓業務培訓，提高檔案人員的專業素質和業務技能，采取專題培訓上崗培訓、以會代訓等形式，組織相關檔案人員認真學習檔案法律法規、學習檔案專業知識、學習貫徹上級的各項規范性文件，同時結合外出參觀學習，從思想上提高認識，業務上提高技能，這是做好檔案工作的前提;二是狠抓材料收集，提高歸檔率和完整率。檔案部門要指導各有關單位結合自身實際，制定出具體的歸檔范圍和保管期限表，建立健全各項檔案管理制度，并將檔案工作列人有關人員崗位目標責任制，與經濟效益掛鉤，以此來控制歸檔材料的收集關口，確保文件材料的歸檔率，完整率達到98%以上;三是狠抓規范整理，提高管理水平和利用率。指導綜合檔案室實行統一領導、統一制度、統一標準的集中規范化管理，提高管理水平;并積極指導檔案信息的開發利用工作，讓營銷檔案在企業經濟建設中發揮更大的作用。具體建議如下:

2.1，對營銷檔案的總體要求:

2，1，1各營銷單位的專、兼職檔案員負責本單位的營銷檔案、資料、卡片、圖紙的收集、整理、歸檔、統計、保管、利用工作;參加客戶工程的竣工驗收會、經營分析會、生產例會;開展對班組營銷檔案業務的指導、培習l!、考核工作。

2.1.2各營銷單位應建立健全客戶報裝、用電、戶表改造、電費、經營、計量、配網、農網檔案，各類檔案集中統一管理。

2.1.3各營銷單位應將本單位年度電費憑證、電費總賬、明細賬、報表、銀行對賬單、年度營銷報表、線損報表、分析、總結按照檔案管理要求整理后，向本單位檔案保管部門集中歸檔保存。

2.1.4各營銷單位應將本單位年度工作計劃、總結、安全經濟承包責任書、會議記錄按照檔案管理要求整理后，向本單位檔案保管部門集中歸檔保存。2.2對客戶檔案的要求

2.2.1客戶檔案應按一戶、一賬、一卡建立，每戶以戶號區分。

2.2.2客戶檔案整理步驟:收集客戶檔案，剔除金屬物，客戶文件材料大小以A4規格紙為標準，不符合A4標準的需粘貼;按客戶檔案文件形成時間順序編寫頁號，填寫卷內目錄、打印案卷封皮和備考表，裝訂成冊。

2.2.3客戶檔案的組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點。保持卷內文件的有機聯系;分類科學，組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。2.2.4客戶檔案的質量要求:字跡清楚，工單清晰。圖表整潔，簽字手續完備;需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(如:純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制，必須用碳素筆或藍黑鋼筆書寫(計算機打印件除外)。