1企業行政辦公管理信息系統的設計

1.1系統功能的設計

1.1.1行政綜合模塊

(1)辦公電話管理:該模塊的功能包括電話號碼查詢、話費查詢、話單導入、電話變更申請及審批、電話折扣設置等,其中話費查詢和話單導入可通過Excel格式實現導出和導入。

(2)合同管理:該模塊主要包括合同編號、合同名稱、合同有效日期、到期提醒日期、是否過期等信息。

(3)會議管理:該模塊主要包括會議申請與審批、會議用品采購與結算、會議室管理等信息。

(4)預算管理:該模塊主要包含各部門年度預算計劃情況。

(5)報修管理:該模塊主要包括損壞物品類別、報修申請、報修審批、維修狀況以及花費情況的信息。

(6)臺賬管理:該模塊負責報銷錄入,包含報銷經辦人、部門、花費類型、金額以及報銷日期等信息。

(7)信息發布管理:該模塊主要負責對企業的新聞、通知、公告、緊急事項等信息進行發布。

1.1.2車輛管理模塊

(1)駕駛證管理:此模塊主要對駕駛員的駕駛證信息進行管理,其中包括基本人員信息及駕駛證主要信息

;(2)車輛信息管理:主要包括車輛牌照、車輛類型及車輛油補花銷費用等信息;

(3)車輛使用信息管理:此模塊主要對車輛出入信息、車輛使用申請審批及使用歷史機理等內容進行管理;

(4)外部車輛出入管理:主要包括對外來車輛進入公司時的登記及準入記錄等信息的管理。

1.1.3安全保衛模塊

(1)工作牌管理:主要實現對員工工作卡的辦理和審核,以及對工作卡實際信息進行查詢等功能;

(2)門禁權限管理:主要對門禁權限的變更和申請等內容進行管理;

(3)施工出入審批管理:主要對施工過程中出入廠區的人員和車輛進行審批和登記信息管理;

(4)交接班管理:改模塊主要實現對保衛處日常交接及檢查巡邏信息的查詢和管理。

1.1.4系統管理模塊

(1)基礎信息管理系統:主要實現對各個部門信息、人員職務、工作類型及客戶分類進行統一管理;

(2)系統配置管理:這個模塊是對信息管理系統進行權限認證、系統管理員審核等工程,對用戶信息進行維護和管理,只有系統管理員通過密碼才可進行更改。

1.2系統功能圖表類型

統一建模語言(UnifiedModelingLanguage,UML)在軟件工程領域是標準的、通用的建模語言。UML的可視化技術可以實現對密集型軟件系統的圖像化、分析、說明和記錄。UML是數據建模(實體關系閣)、業務建模(工作流)、對象建模和組件建模技術的結合,可以在整個軟件幵發周期將不同的實現技術應用于所有的流程。

1.3系統開發環境

在進行系統設計和開發時,確定好系統框架后所選擇的開發系統平臺和工具非常重要。選擇合理的開發平臺和工具能夠大大提高系統開發效率,節約時間和減少開發成本,并可以很好的提高所開發的系統穩定性,使得在之后的維護過程中更加便利。因此,對本系統進行開發時在Windows7系統下選用了MyEclipse作為開發工具。Windows7系統相對來說是目前比較常用且穩定性和兼容性比較好的系統,而MyEclipse由于其具有代碼開源框架和第三方軟件支持能力強等作用,可以比較完善的實現數據庫、Web服務器以及開發工具之間的相互結合,能很好的實現系統維護和更新方面的功能。數據庫則采用MySQL數據庫,對系統開發時的存取效率有非常好提高作用。

1.4數據庫設計

對數據庫進行設計主要是為了系統能夠在進行數據模型建立和數據分析時提供強大的后臺支持,對數據庫的合理設計不僅可以提高系統運行過程中數據的傳輸效率,還可以提高系統日后維護時的便利性,可以提高系統運行性能和降低運行出錯率。在數據庫設計開發過程中,要遵守結構科學合理、功能完善以及數據存量完整安全的原則。

2管理信息系統在企業行政辦公中的具體應用

從上世紀90年代開始,計算機信息管理系統被引進并逐漸應用于企業管理系統中,其發展之快應用之光達到了前所未有的程度,從制造業開始蔓延,逐漸在第二、三產業中被廣泛應用。后來多數學者和專家對其進行了深入研究和改進,使得其應用功能和效果得到了大幅度提升,其作用被大多數企業所認同。計算機信息管理系統在發展過程中,在其他產業領域推廣力度不足,只是在制造業應用比較廣泛,而且由于在國內市場上的發展不成熟,導致部分企業在使用過程中不能很好的利用和理解,沒有得到應有的信息管理系統推廣實施效果。

3結語

計算機軟件信息辦公管理系統是集成于網絡技術、計算機軟件技術以及管理學等內容為一體的高科技辦公平臺,該系統在設計過程中要嚴格按照企業的需要及工程流程進行合理科學的設計和實現,以達到促進企業管理、節約工作時間、提高工作效率以及降低企業運營成本的目的。隨著科技的不斷進步,為了滿足企業日益增長的功能需求,需要對計算機信息管理系統進行不斷的維護和更新,以長久服務于企業,使企業在未來日益激烈的市場競爭中立于不敗之地。

作者：高雪琴 單位：甘肅森智信息產業有限責任公司