１醫(yī)療設(shè)備合同管理的目的

合同管理是促使合同雙方當事人為達成項目采購目的，履行所簽訂的采購合同，保護好自己的合法利益和雙方當事人之間的關(guān)系，而進行的管理工作。合同管理首要目的是要促進買賣雙方認真履行各自的合同義務(wù)；其次是要充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為，交易雙方建立起一種伙伴型關(guān)系，同時要通過嚴格的過程控制使合同實施結(jié)果達到項目采購預(yù)期的效果。

２醫(yī)療設(shè)備合同管理重點

２．１醫(yī)療設(shè)備合同的主要內(nèi)容

（１）合同的名稱：一般內(nèi)貿(mào)合同稱為醫(yī)療設(shè)備購銷合同。外貿(mào)合同稱為醫(yī)療設(shè)備購銷協(xié)議書。合同中產(chǎn)品名稱、數(shù)量、品牌、規(guī)格型號、原產(chǎn)地、單價、總價等必須清楚明晰。（２）合同的買賣雙方：需方（買方）指設(shè)備的最終用戶，一般是醫(yī)院。供方（賣方）指為本合同提供貨物或服務(wù)的公司。（３）合同的價格：在合同中，價格除金額以外還要特別關(guān)注價格后綴條件，外貿(mào)合同中常有兩種報價，一種是ＣＩＦ（到岸價）：合同價中已包含賣方從運出口岸至到達口岸的運費與保險費用，但不包含國內(nèi)運費與保險費。另一種是ＣＩＰ（到院價）：合同價中已包含賣方從運出口岸至用戶目的地的全部運費與保險費用。而內(nèi)貿(mào)合同中價格：指貨物到用戶目的地的價格。（４）合同的付款方式：一般情況是設(shè)備到貨安裝驗收合格后支付８０％～９０％，余款在設(shè)備運行滿一年后支付。但由部分外貿(mào)合同會在設(shè)備到達口岸時支付８０％，設(shè)備安裝驗收合格時支付１０％，最后余款在設(shè)備運行滿一年支付。（５）產(chǎn)品的交貨期及包裝與運輸：交貨期由買賣雙方相互約定。賣方應(yīng)按照合同規(guī)定的時間、地點交貨和提供服務(wù)。（６）質(zhì)量標準與驗收質(zhì)量標準：應(yīng)符合賣方所承諾的技術(shù)和性能指標。驗收：指買方對貨物應(yīng)達到的技術(shù)規(guī)格中規(guī)定的指標進行質(zhì)量和數(shù)量的查驗、驗收。在儀器送達交貨地點后，在雙方人員同時在場的條件下進行驗收。

２．２醫(yī)療設(shè)備合同編碼管理

醫(yī)療設(shè)備合同是醫(yī)療設(shè)備檔案管理中最為關(guān)鍵的部分，合同是成交雙方達成一致意見的最終體現(xiàn)，醫(yī)療設(shè)備的售后服務(wù)及維修等都與合同的內(nèi)容息息相關(guān)。因此，合同的檔案標準化、規(guī)范化管理對于醫(yī)院引進設(shè)備的后續(xù)工作開展起著重要作用。信息化與自動化的快速發(fā)展促進了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式的革新。從設(shè)備的出入庫管理、文件的電子化到設(shè)備維修維護的動態(tài)化管理，都可以通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)。醫(yī)療設(shè)備檔案建檔歸檔及檔案查閱也正逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化。要實現(xiàn)信息化的管理，首先要對醫(yī)院采購的所有醫(yī)療設(shè)備合同進行整理編碼，按照一定的邏輯理順這些合同。一般的三級醫(yī)院都有大大小小上萬種醫(yī)療設(shè)備，而金額上萬元的設(shè)備都須簽訂采購合同。從醫(yī)院開業(yè)之初到平穩(wěn)運行，醫(yī)療設(shè)備的采購合同成千上萬。如何將這些散亂的合同按照一定的規(guī)律排列起來，方便整理和查閱，成為解決問題的關(guān)鍵。于是我院提出對合同進行編碼管理。合同編碼要體現(xiàn)出幾個重要信息：（１）采購方式：現(xiàn)行醫(yī)療設(shè)備的主要采購方式有國際招投標（機電產(chǎn)品）、政府集中采購和招標代理公司組織的公開招標，以及醫(yī)院自行組織的院內(nèi)詢價采購。（２）采購時間：采購的年度和招標的月份，以此可以獲知設(shè)備大致的啟用時間。因此采用字母縮寫加數(shù)字的１４位編碼方式進行合同的編碼管理是非常方便實用的。前四位字母表示是采購方式，中間的六位數(shù)字表示招標采購的年月，緊接著的３位數(shù)字是流水號，最后一位字母表示是公開招標還是詢價采購。例如ＺＦＣＧ２０１５０９００１Ｇ，表示是２０１５年９月政府集中采購并且通過公開招標方式采購的設(shè)備。通過編碼將雜亂無序的上千種設(shè)備的采購合同排列成有序的隊列，通過技術(shù)手段，在信息系統(tǒng)中將固定資產(chǎn)管理與合同編碼一一對應(yīng)，方便使用科室和管理職能部門查閱檢索。只要知道設(shè)備的招標方式和大致的采購時間，就能很迅速的檢索出該設(shè)備的相關(guān)信息。同時也為醫(yī)療設(shè)備檔案的動態(tài)管理提供了非常有利的線索。

２．３醫(yī)療設(shè)備合同的審核管理

為確保設(shè)備合同信息的準確無誤，應(yīng)建立健全合同的審查制度，以發(fā)現(xiàn)問題并及時糾正。我院實行的是合同會簽制度。首先由設(shè)備科根據(jù)招標結(jié)果和前期的廠家介紹、科室考察的總結(jié)草擬出合同的初稿，交由設(shè)備科負責人全面初審，使用科室負責人審查設(shè)備配置、型號、產(chǎn)地、數(shù)量等，財務(wù)科主要負責商務(wù)條款的審核，最后由招標管理辦公室終審，確認無誤后，才按照一式多份打印，提交分管院領(lǐng)導審核簽字、蓋章。層層把關(guān)，確保信息的準確，減少醫(yī)院不必要的損失和承擔不必要的風險。

２．４合同執(zhí)行管理

合同的管理最終是為了促使雙方按照合同嚴格執(zhí)行。將紙質(zhì)的合同信息電子化管理之后，如何監(jiān)管合同的執(zhí)行力度，也是一項重要任務(wù)。廣州軍區(qū)總院設(shè)備提出的基于ＷＥＢ服務(wù)器的系統(tǒng)管理平臺中，其合同執(zhí)行監(jiān)控管理模塊是有效執(zhí)行采購任務(wù)的預(yù)警監(jiān)控模塊，負責根據(jù)事先定義的預(yù)警機制，為設(shè)備監(jiān)管部門有效防范設(shè)備采購風險提供相關(guān)報警數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)管理平臺有效的調(diào)動資源進行動態(tài)監(jiān)管合同的執(zhí)行情況，是目前比較先進的管理手段，我院的管理系統(tǒng)也正在逐步建立類似的管理機制。通過記錄和追蹤合同執(zhí)行過程中主要負責人員的活動和監(jiān)管人員的監(jiān)督活動，以確保合同條款被嚴格執(zhí)行。

３展望

通過對醫(yī)療設(shè)備采購合同的規(guī)范化、信息化管理，有效提高醫(yī)療設(shè)備檔案信息的資源共享，同時為確保醫(yī)院的利益、醫(yī)療設(shè)備的精細化管理提供便利。全面實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同的全生命周期管理，加強醫(yī)療設(shè)備采購風險管理，提高醫(yī)院管理水平有重大意義。

作者：胡娟 徐華健 單位：浙江大學醫(yī)學院附屬第四醫(yī)院