“互聯網+ 檔案”新業態發展動力的新特點

　　摘要：在“互聯網+”思維下，“互聯網+檔案”新業態的發展呈現出新特點。內部結構扁平化、團隊組成靈活化、信息服務主動化、工作手段智能化，推動了檔案工作業務流程重組。大檔案觀突破檔案數據資源的傳統范疇，強調檔案數據資源的有效整合，促進檔案數據資源的開放共享，拓展檔案業務范圍。思維跨界轉換檔案視角，研究跨界拓展檔案認知，服務跨界激活檔案效能，宣傳跨界升華檔案魅力。認清以上新特點，有利于尋找“互聯網+檔案”新業態的新引擎。

　　關鍵詞：“互聯網+檔案”組織變革大檔案觀跨界合作

　　推薦閱讀：《檔案》(雙月刊)創刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學會主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。

　　為推動“互聯網+檔案”新業態的培育，檔案部門必須充分考慮當前檔案職業發展動力的特點和趨勢，按照適應新特點、把握新特點、引領新特點的目標進行精準分析、謀劃布局、開拓發展。

　　一、組織結構變革推動檔案工作業務流程重組

　　組織結構是組織內部分工協作的基本形式或框架。基于“互聯網+檔案”新業態的要求，檔案管理機構的組織結構發生了明顯的變革，有效地推動了檔案工作業務流程重組。

　　(一)內部結構扁平化

　　傳統的檔案館組織設計是以職能為中心，其嚴格的等級制度和重管輕用的工作思維限制了檔案數據的開放，導致上下溝通不暢、工作效率低下等一系列問題，無法滿足用戶的檔案需求，與“互聯網+檔案”的發展理念也格格不入。互聯網時代的數字技術、通訊技術和網絡平臺的發展，給檔案館組織機構扁平化提供了有效的基礎支撐，有利于檔案機構各職能部門發揮其作用和能力，也有利于檔案工作人員釋放主觀能動性和實現個人價值。一方面，檔案工作人員可以和檔案用戶進行直接溝通，改善檔案服務質量;另一方面，檔案工作人員之間的上傳下達在很大程度上被通信技術占領，提高了工作效率。

　　(二)團隊組成靈活化

　　傳統檔案機構根據分工的原則將檔案工作人員固定在收集、鑒定、咨詢和保管等不同部門中，結果是檔案機構規模越來越大，數量越來越多，造成了檔案機構臃腫、工作反應遲緩等問題。“互聯網+檔案”新業態注重檔案數據的開放共享，會出現更多的跨職能業務，如微信服務、私人定制服務的出現，就需要檔案機構不同部門去除固有的職能認知，緊密合作進行高效服務，針對不同的用戶需求，將檔案工作群體劃分成靈活性更好的特定團隊以做出快速反應。

　　(三)信息服務主動化

　　檔案館、檔案室等傳統檔案機構不再是人們獲取檔案信息資源的主要渠道，人們可以通過網絡技術、現代通訊技術等更加便利地獲取所需的檔案信息，檔案工作者對檔案信息資源的限制性受到了技術變革的巨大沖擊。與此同時，受檔案信息資源帶來的經濟效益影響，國家制定了一系列檔案開放政策和檔案信息資源開發利用方針，加快了檔案機構主動向用戶開放檔案信息資源的步伐。這使得檔案工作者對檔案信息資源的限制力下降，對檔案工作者的主動服務能力提出了新的要求。

　　(四)工作手段智能化

　　傳統時期的檔案實體管理是按照“收集—整理—鑒定—入庫—利用”的固定順序進行操作的，這種“按部就班”的經典工作模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性，但給檔案信息資源共享、檔案工作創新帶來了極大的障礙。“互聯網+檔案”注重運用先進的信息技術和檔案處理系統，逐步實現檔案實體管理工作智能化。這意味著檔案實體在管理過程中可以利用數字技術進行檔案收集、整理、編輯等工作，并直接提供利用，打破了傳統檔案的固有管理模式。同時，利用大數據技術與檔案處理系統可以實現檔案信息資源的快速分類、深度挖掘和分級管理，實現檔案信息資源輸出和檔案服務的智能化。檔案管理手段智能化將檔案管理工作由順序操作變為協調聯動，為檔案業務流程重組提供了基礎。檔案部門可以積極采用新型的大數據檔案信息管理技術，根據用戶搜索的關鍵詞對用戶潛意識需要搜索的內容提取關鍵詞進行系統提醒。

　　二、大檔案觀指導檔案數據管理

　　檔案數據是決定檔案職業生存發展的基礎，也是檔案職業活動的基本要素，在不同的社會發展階段，檔案數據管理有著不同的特點。在傳統紙質社會，檔案數據只來源于館藏記載，進入“互聯網+”時代，檔案數據概念的內涵和外延發生了變化。誠信檔案、音像檔案、社交媒體檔案等多樣化的檔案數據資源被社會廣泛認可和接受，人們對檔案數據的理解也有了新的轉變，檔案行業更加貼近民生。在這一背景下，大檔案觀對檔案數據的全面性和完整性有了更高的要求。王協舟[2]指出，大檔案觀強調突破傳統檔案觀所劃定的界限，改善數據資源結構，從而提高檔案的社會影響力和開發利用價值。

　　(一)大檔案觀突破檔案數據資源的傳統范疇

　　大檔案觀是檔案工作的總體看法和根本觀點，強調對國家或社會有重要意義的檔案都應該被全部保存，極大地體現出檔案數據管理的全面性和完整性。在“互聯網+”時代，檔案部門注重發現公眾的力量，鼓勵公眾參與到檔案數據管理活動中，使得公眾每天產生大量反映社會現狀的檔案數據。此外，各類網絡平臺的應用和手機APP的廣泛使用使得圖像、音頻、視頻等非傳統檔案數據明顯增多，檔案數字化進程也不斷加快，多樣化檔案數據資源逐漸占據主導地位。

　　(二)大檔案觀強調檔案數據資源的有效整合

　　在“互聯網+”時代，檔案數據呈爆炸式增長，社會群體或個人產生的各種各樣的檔案數據構成了種類不一的檔案數據中心。檔案部門可以通過云計算和大數據分析等技術對紛繁復雜、數量龐大的檔案數據進行有效整合。一方面，檔案部門對檔案數據的有效整合使得檔案收集朝著多樣性、精準性和實用性等方向進行，存儲著國家和社會產生的絕大部分公共檔案數據資源，有關新農合、新農保、居民健康等多種類型的民生檔案被及時接受進館，納入檔案資源體系[3]，使得檔案部門擁有豐富的資源優勢;另一方面，檔案部門可以從豐富的資源數據庫中分析提煉出有價值的檔案信息，為國家政策制定提供意見和決策。

　　(三)大檔案觀促進檔案數據資源的開放共享

　　檔案數據資源開放共享就是將靜態檔案信息激活為動態檔案信息，直接決定了檔案數據資源的利用和檔案價值的實現程度。我國檔案數據資源開放共享的傳統方式是以檔案室閱覽、現場檔案咨詢、檔案編研等為主，存在著很大的封閉性。在“互聯網+”時代，檔案與信息化社會的融合趨勢逐漸加快，檔案部門注重推進數字檔案館建設，搭建全國開放檔案平臺，更大程度上實現了檔案領域、檔案機構之間的數據資源開放共享。傳統檔案觀向大檔案觀的轉變，著重吸收社會文化發展、經濟規劃等切實與用戶相關的檔案數據資源，擴大了檔案公共服務范疇，增強了檔案的社會效益。

　　(四)大檔案觀拓展檔案業務范圍

　　檔案業務拓展是以檔案數據資源為依托，是對大檔案觀的延伸，而大檔案觀通過加強檔案數據資源的歸屬分類，實現檔案數據資源的集中統一管理，擴大檔案業務的服務范圍。大檔案觀這種先進、科學的指導理念，為“互聯網+”時代檔案資源數字化提供了一種更為便捷有效的方式，增加了檔案業務的內容，拓寬了檔案利用的空間。同時，政府決策、民生服務、商業投資、文化普及等領域已離不開檔案數據的支撐，增加了檔案業務的方式與手段，提高了檔案工作的技術含量。

　　三、跨界合作促進發展共贏

　　面對“互聯網+”給檔案領域帶來的機遇和挑戰，檔案職業發展應該遵循“互聯網+”的跨界融合、創新驅動、重塑結構、尊重人性和連接一切的指導理念，以開放包容、積極主動的姿態踴躍尋求與社會各界的跨界合作，達到發展共贏的有利結果。

　　(一)思維跨界轉換檔案視角

　　檔案思維是檔案學術的基礎，是檔案研究的催化劑，是推進檔案工作開展的重要前提。過去，我國的檔案學人的研究思維僅僅根植于本專業領域，這固然給檔案職業發展做出了巨大貢獻，但在當前社會環境中存在著一定的局限性。

　　從行業思維來看，在“互聯網+”背景下，行業間的業務交流變得頻繁，行業間的重疊領域變得更多，行業間的市場壁壘逐漸消失，如區塊鏈思維、矩陣思維、場景設計思維等不斷深入到檔案行業發展軌跡中。檔案工作與其他行業的思維理念相互滲透、相互融合，在創新改造的過程中碰撞出新的火花，使之能夠以全新的視角和方法去探索檔案工作的發展走向，突破了檔案職業發展的原有局限。

　　從科研思維來看，互聯網技術的發展使得檔案研究的著力點出現趨同化，在擁擠的互聯空間內，檔案工作的創新點更多是老調重彈。檔案學人應該尋找或開創無人競爭的、全新的空間和方向，通過開發新的思維來創造新的改變。首先，要具有試錯的科研思維。檔案學人應該勇敢地嘗試跨界交叉研究，如跨學科門類、跨專業方向、跨職業領域，融合不同學科的科研方法、話語習慣、學術視角，進行無定向嘗試，通過交叉融合尋找新的學術增長點，即使出現水土不服、研究失敗也不要氣餒。其次，要有解題的科研思維。在科研道路上，對許多繁難的學術問題來說，從初始狀態通向目標狀態的途徑十分隱蔽，并且在中途還會出現許多岔道，存在著不確定性，所以當遇到檔案學理論、方法、技術等科研瓶頸時，應仔細歸納解答過程中的變量，抓住主要變量和問題實質，借鑒不同學科知識，力圖尋找一種合適的聯系，找到解決問題的有效途徑。

　　從技術思維來看，檔案部門注重引進大數據處理或信息管理等行業領域的專業技術和專業人才，借助這些技術人才的專業知識開展檔案信息資源的收集、管理和開發工作。同時，借鑒運用回歸分析、矩陣方程、關聯規則等數據挖掘技術對檔案數據進行深度分析，從而優化檔案數據服務質量，擴大檔案數據服務群體。