檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用研究

　　摘 要：本文首先對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行綜合論述，明確其檔案管理工作的重要價(jià)值，之后結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理工作的具體情況對檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的具體作用進(jìn)行了綜合性分析。旨在于通過此次分析論述，為現(xiàn)代化檔案管理工作提供全新的思路，從而發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，為人們生活以及日常生產(chǎn)活動(dòng)提供更多的便利。

　　關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計(jì);檔案管理;作用分析

　　《檔案》(雙月刊)創(chuàng)刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學(xué)會(huì)主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識(shí)、交流經(jīng)驗(yàn)、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。

　　檔案館當(dāng)中的檔案統(tǒng)計(jì)工作指的是采用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)方法，對檔案進(jìn)行細(xì)致化、綜合化的管理，并對管理工作的整個(gè)過程進(jìn)行全面分析，進(jìn)而明確檔案館現(xiàn)階段真實(shí)的工作狀況。隨著檔案數(shù)量和信息涵蓋量的不斷提升，檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理當(dāng)中的作用日益明顯。通過適當(dāng)?shù)臋n案統(tǒng)計(jì)措施，能夠全面提升檔案管理工作的效率，維持檔案管理工作必要的秩序。下文中筆者將對此展開進(jìn)行論述。

　　1 檔案統(tǒng)計(jì)綜述以及其在檔案管理工作中的重要價(jià)值

　　檔案統(tǒng)計(jì)綜述。檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的工作，其中包括檔案的收集、整理、保管、編目以及檔案檢索等。檔案統(tǒng)計(jì)是檔案管理工作的有機(jī)構(gòu)成，通過各種統(tǒng)計(jì)方法的應(yīng)用，將檔案管理工作中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象、趨勢和工作流程通過數(shù)字和表格的形式表述出來，使檔案工作管理人員能夠第一時(shí)間掌握檔案工作的整體狀況。根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體目標(biāo)，可以將其細(xì)化分為兩種，第一種是綜合性檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作，第二種是臨時(shí)性檔案統(tǒng)計(jì)工作[1]。其中綜合性檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作更加全面，但是耗費(fèi)的時(shí)間相對較長;臨時(shí)性檔案統(tǒng)計(jì)工作的覆蓋面積往往不足，但是能夠在短時(shí)間內(nèi)收到非常明顯的統(tǒng)計(jì)效果，通過二者之間的綜合利用可以保證統(tǒng)計(jì)工作在穩(wěn)定高效的狀態(tài)下開展，并將具體工作情況進(jìn)行數(shù)字化反饋。

　　2 檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中的具體價(jià)值

　　2.1 提升檔案管理工作的控制水平

　　通過檔案統(tǒng)計(jì)工作的合理運(yùn)用，可以將檔案管理工作的整體狀況和檔案管理工作中出現(xiàn)的具體問題，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)字信息表述出來，為相關(guān)工作人員提供第一手的信息支撐，從而提升相關(guān)工作人員對檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作更加具有針對性，針對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對性的優(yōu)化，從根源上提升檔案管理工作的綜合水平。

　　2.2 對檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃

　　一些特殊類型的檔案信息在管理過程中需要檔案管理人員進(jìn)行深度編輯，才能正式完成歸檔。這些特殊類型檔案的信息量往往非常大，給檔案工作人員的管理工作帶來了非常大的難度。通過檔案統(tǒng)計(jì)工作，工作人員可以將一段時(shí)間內(nèi)檔案信息的數(shù)量、結(jié)構(gòu)以及具體的使用情況進(jìn)行全面反饋，并以這些信息為依據(jù)對檔案管理工作進(jìn)行全面而細(xì)致的規(guī)劃。使檔案管理工作始終保持在一個(gè)良性的發(fā)展軌道當(dāng)中。從具體操作層面來看，檔案統(tǒng)計(jì)工作可以通過專業(yè)化手段對檔案信息進(jìn)行全方位的梳理，并進(jìn)行編號處理，從而使檔案信息的類別和條目更加清晰，檔案工作人員可以在第一時(shí)間掌握其所需要的檔案信息，在保證檔案管理工作質(zhì)量的情況下簡化檔案管理工作的流程，進(jìn)而全面提升檔案管理工作的實(shí)效性。

　　2.3 為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)分析藍(lán)本

　　檔案統(tǒng)計(jì)工作最明顯的價(jià)值就是可以為管理層提供重要的信息材料，使其對檔案管理工作進(jìn)行精確指導(dǎo)。同時(shí)還能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)階層深入了解整體工作情況[2]。在檔案統(tǒng)計(jì)工作全面實(shí)施之前，相關(guān)工作人員需要簡要了解每一個(gè)部門所制定的工作計(jì)劃，以及每一個(gè)部門工作人員的具體數(shù)量，同時(shí)還包括行政單位或企業(yè)的具體規(guī)章制度和相關(guān)條文，對設(shè)施設(shè)備得到具體數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。在充分了解這些基本信息之后，檔案統(tǒng)計(jì)工作的效果會(huì)體現(xiàn)的更加明顯，相關(guān)工作人員在完成基本統(tǒng)計(jì)工作后，即可以幫助管理層完成整體運(yùn)營工作指導(dǎo)。此外，管理層通過檔案統(tǒng)計(jì)工作所提供的統(tǒng)計(jì)結(jié)構(gòu)能夠全面明確組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的具體發(fā)展情況，并借助信息技術(shù)對此進(jìn)行詳細(xì)分析。

　　2 全面發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作當(dāng)中作用的具體措施

　　2.1 全面優(yōu)化檔案統(tǒng)計(jì)相關(guān)制度

　　從整體狀況來看，雖然現(xiàn)階段隨著現(xiàn)代化檔案管理學(xué)的發(fā)展，檔案統(tǒng)計(jì)制度呈現(xiàn)不斷完善的新態(tài)勢，但是仍然有一些檔案館的檔案統(tǒng)計(jì)制度存在一定的缺陷，造成檔案信息混亂或檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，對檔案管理工作的質(zhì)量造成了非常嚴(yán)重的影響。因此相關(guān)檔案工作人員需要全面重視制度對檔案統(tǒng)計(jì)工作的約束作用，在制度的硬性保障下保質(zhì)保量地完成檔案統(tǒng)計(jì)工作[3]。從具體措施上來看，相關(guān)管理人員首先要通過宣傳措施，使全體工作人員明確檔案統(tǒng)計(jì)制度的重要性，明確其對檔案管理工作的輔助作用。同時(shí)還需要向全體檔案工作人員征集檔案統(tǒng)計(jì)制度的相關(guān)意見，鼓勵(lì)工作人員積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，避免檔案統(tǒng)計(jì)制度存在某方面的漏洞;其次，管理部門要結(jié)合工作實(shí)際情況，構(gòu)建檔案統(tǒng)計(jì)工作人員配置和管理制度，使檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的配置切實(shí)滿足統(tǒng)計(jì)工作具體需求，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作順利展開。此外，管理部門要對檔案統(tǒng)計(jì)人員的管理制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)整合，并在工作中有效應(yīng)用，根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的工作實(shí)際情況進(jìn)行一定程度的獎(jiǎng)懲，從而全面提升檔案工作人員的工作積極性，使檔案統(tǒng)計(jì)工作的整體效率得到提升。最后，管理工作人員要制定科學(xué)有效的檔案統(tǒng)計(jì)工作管理制度。檔案統(tǒng)計(jì)工作對精確性有著非常高的要求，同時(shí)其也是衡量檔案統(tǒng)計(jì)工作成效的重要指標(biāo)，但是檔案統(tǒng)計(jì)管理工作本身具備復(fù)雜和繁重的特性，導(dǎo)致疏漏與偏差現(xiàn)象難免發(fā)生。而通過檔案統(tǒng)計(jì)管理工作制度，可以全面提升檔案統(tǒng)計(jì)工作的水平，從本質(zhì)上提升檔案統(tǒng)計(jì)工作的精確性，使檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理當(dāng)中的價(jià)值最大化。另外，檔案中涉及大量的個(gè)人信息，因此檔案管理工作對于檔案管理人員的保密職業(yè)操守有著非常高的要求。鑒于檔案管理工作人員可以接觸到完整的檔案信息，因此相關(guān)部門需要依照相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際情況制定周密的保密計(jì)劃和職業(yè)道德操守規(guī)章制度，使檔案統(tǒng)計(jì)工作在健康的狀態(tài)下開展。

　　2.2 加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

　　檔案統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)精細(xì)化的工作，對于工作人員的綜合素養(yǎng)有著非常高的要求，因此檔案統(tǒng)計(jì)工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)是非常重要的一部分。一名優(yōu)秀的檔案統(tǒng)計(jì)工作人員需要同時(shí)具備過硬的統(tǒng)計(jì)專業(yè)素養(yǎng)和良好的職業(yè)道德，這對于檔案統(tǒng)計(jì)工作人員來說是必不可少的基本素質(zhì)。良好的職業(yè)道德要求檔案統(tǒng)計(jì)人員有著對檔案管理的敬業(yè)精神，并且要求統(tǒng)計(jì)人員能夠保護(hù)檔案信息不被泄露和破壞。扎實(shí)的統(tǒng)計(jì)專業(yè)知識(shí)可以讓工作人員在檔案統(tǒng)計(jì)工作方面得心應(yīng)手，從容不迫。優(yōu)秀的檔案統(tǒng)計(jì)人員對于整個(gè)檔案管理事業(yè)發(fā)展來說也有著積極的作用。因此，檔案管理單位應(yīng)該積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案統(tǒng)計(jì)人員，同時(shí)還要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，提高統(tǒng)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德。另外還要提高檔案統(tǒng)計(jì)人員對統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性。

　　3 總結(jié)

　　綜上所述，檔案統(tǒng)計(jì)工作對檔案管理水平的提升作用是非常明顯的。相關(guān)部門及工作人員要從整體和細(xì)節(jié)角度同時(shí)出發(fā)，對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行全面優(yōu)化，充分彰顯其在檔案管理工作中的價(jià)值。不管是在硬件上還是軟件上，都要不斷提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的有效性 ，讓檔案統(tǒng)計(jì)工作在有序開展的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的整體水平。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]史群.怎樣發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在企業(yè)檔案管理中的作用[J].蘭臺(tái)世界，2014(S1)：135-135.

　　[2]王天珍，張清貴.檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用[J].神州，2017(29)：233-233.

　　[3]徐擁軍，張馨藝.檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用[J].檔案學(xué)研究，2018(4).23-28.