1.集思廣益，多部門參與調研工作。檔案信息化建設以檔案部門為主，但僅依靠檔案部門單打獨斗來搞檔案信息化也不可能收到好的效果。對于檔案信息化建設涉及的范圍廣、覆蓋的檔案種類多且數據量大、內容復雜的建設單位來說，在前期調研中，將檔案部門、信息部門以及涉及的主要業務部門都納入進來，是很有必要的。只有調動各相關部門的積極性，集合眾人的智慧和經驗，才能真正把檔案信息化這件大事辦好。

2.選準目標，確定納入考察范圍的軟件公司。各軟件公司從成立到不斷發展的過程中各有技術優勢和市場評價。在調研之前，應多方面了解國內比較知名的檔案軟件服務商的情況，包括其產品類型、技術特點、資質獎勵等級、規模大小、用戶評價等。納入考察視野的軟件公司不能過多也不能過少。過多則良莠不齊，浪費人力物力；過少則可選范圍窄，也不利于形成競爭優勢。

3.選擇典型，借鑒成功的經驗和教訓。選擇典型，一方面是要選擇檔案信息化建設開展比較好的建設單位，另一方面是要選擇技術、經驗相對成熟的軟件公司，要把這兩種典型性結合起來考慮。檔案信息化建設開展比較成功的建設單位，在項目實施過程中積累了豐富的經驗和教訓，可以給我們提供很好的借鑒；同時，調研的過程也是考察各軟件公司實力的過程。負責項目實施的軟件公司每完成一個成功的項目，自身的技術、經驗、創新能力也不斷得到檢驗、積累和提升。選擇與這樣成功案例多、項目實施經驗豐富、技術先進而穩定的軟件公司合作無疑更具有保障性。

4.選擇同類，最大限度地發揮同類優勢。選擇同類，就是選擇行業性質、檔案管理模式、檔案種類、信息化實施內容相近的建設單位進行調研。上述情況類似，檔案管理信息系統建設就必定有很多相同或相通之處，調研中了解到的信息對我們來說也就更熟悉、更具體、更有價值，很多做法實踐起來也就更具有可操作性，有些甚至完全可以拿來為我所用；另一方面，有同行業項目實施經驗的軟件公司對于我們來說也更具有考察價值。

5.認真對待，對要交流的問題做充分準備。調研工作對于深化我們對檔案信息化建設的認識、逐步明確自身檔案信息化思路以及選擇合作的軟件公司都有很重要的作用，所以要認真對待，不能走過場。在調研之前，檔案部門、信息部門甚至有關業務部門應多學習檔案信息化建設相關知識，同時對自身的檔案管理現狀和未來信息化管理的需求要有一定的認識。在此基礎上還應認真準備調研提綱，詳細列出要了解和交流的重點問題。問題應盡量全面，業務和技術并重。要帶著問題去，帶著答案回。

6.把握全局，提問時不糾結于細節。在調研過程中，除去情況介紹、系統演示，現場答疑解惑的時間其實很有限。為了充分利用這有限的時間，提問時應從全局考慮，不能單單以某個業務部門為主；各業務部門在提問時也應抓住重點，不能糾纏于細節。總之，提問要盡量全面，重點問題必須問到，一些細節問題，可以留在技術交流階段再做深入探討。不能因為問題單一浪費了珍貴的學習交流機會，也不能因為瑣碎問題浪費了交流雙方寶貴的時間。

7.廣泛收集信息，爭取獲得成型的經驗材料。檔案信息化建設過程實際也是以信息化促進管理規范化、標準化的過程。在可能的情況下，對被調研單位檔案信息化建設過程中形成的規章制度、電子文件歸檔范圍等有珍貴參考價值的文件材料進行收集是很有必要的。如果被調研單位樂于提供，我們后續的實施工作就有了捷徑可走。

8.善始善終，認真總結調研情況和體會。經過實地考察和交流，對各典型單位檔案信息化建設情況有了一定了解，對檔案信息化建設的認識也不斷加深，對本單位檔案信息化建設的思路也逐漸明確。調研結束后，應把所見所聞以及存在于頭腦中的感受和體會進行梳理，參考交流時的筆錄，形成完整的調研情況總結和調研報告。這些對后續工作的開展無疑具有參考價值，也可以說是下一步工作的基礎。前期調研工作是整個檔案信息化建設邁出的第一步，也是檔案信息化建設過程中具有重要意義的一步。即將開展檔案信息化建設的單位必須重視調研工作，慎重選擇調研對象，認真完成調研任務。只有打好這第一步的基礎，以后的信息化之路才更有可能走得順利、走向成功。

本文作者：趙偉 單位：本鋼檔案館