一、檔案的實(shí)體安全管理

建立健全檔案調(diào)歸卷制度，規(guī)范檔案利用人員在借閱、查看過程中的手續(xù)處理，確保檔案借閱前后安全無損壞。對于檔案室的管理，從業(yè)人員要有計(jì)劃性，每月每年都要有清點(diǎn)計(jì)劃，了解和掌握所管理的檔案完整安全，并做好相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄。為了提升檔案資料實(shí)體的安全，檔案管理機(jī)構(gòu)要定期抽檢一定比例的檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，確保萬無一失。對于新的實(shí)體檔案在保存前要做好消毒除塵工作，對于老化的檔案資料要及時(shí)保養(yǎng)，搶救，采取或者有效的補(bǔ)救措施。對于涉密級別較高的檔案可以特殊問題特殊對待，進(jìn)一步強(qiáng)化安全管理意識。

二、檔案的信息安全管理

檔案的類型越來越多，紙質(zhì)化的、電子化的、數(shù)字化的等等，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理的中的使用，這一定程度上給檔案資料的信息安全埋下了隱患，所以新形勢下，信息安全已經(jīng)成為檔案安全管理工作的重心。為了確保檔案信息的安全，應(yīng)該依據(jù)我國的《檔案法》，劃分檔案的秘密級別，實(shí)施檔案保密制度，從制度上確保檔案信息的安全。對于檔案，還要做好價(jià)值的評估和鑒定，科學(xué)、準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案開放與控制使用范圍。檔案從業(yè)人員還要有責(zé)任意識和法律意識，對于檔案的查閱和使用必須遵循一定的審批手續(xù)和相關(guān)制度。在檔案資料的開發(fā)利用中，涉密較高的檔案要匯編的話，應(yīng)當(dāng)經(jīng)原制發(fā)機(jī)關(guān)、單位批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得匯編入冊。檔案管理結(jié)構(gòu)和從業(yè)人員，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，樹立安全意識，規(guī)范操作行為，規(guī)避計(jì)算機(jī)病毒、黑客等襲擊，嚴(yán)禁用處理國家秘密信息的計(jì)算機(jī)上互聯(lián)網(wǎng)。應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，依據(jù)分區(qū)域、按等級、多層次的防護(hù)思想進(jìn)行了安全規(guī)劃、安全評估、安全加固與安全維護(hù)，并且對過去已有的安全技術(shù)實(shí)施進(jìn)行改進(jìn)與增強(qiáng)。建立操作權(quán)限管理制度，明確權(quán)限和操作范圍；建立操作人員密碼管理制度，定期修改管理密碼；建立計(jì)算機(jī)病毒防治制度，定期進(jìn)行病毒檢查等。

三、檔案的庫房安全管理

檔案資料越積越多，需要存放的檔案室或者庫房需要的面積也會越來越大，安全系數(shù)要求也會越來越高，人員配置要求也要越來越齊備。對于檔案室的大小來說，要具體問題具體分析，必須符合本單位本企業(yè)的檔案管理需求，對于新建的檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。對于原有的檔案庫房需要升級，提升安全系數(shù)，改善環(huán)境，確保檔案的安全。對于檔案庫房來說，要防火、防潮濕、防震、防光等，在庫房建筑的材料上要選擇那些防火性強(qiáng)，防潮濕能力好的素材，并且具有一定的密封性。庫房門窗還要防光，庫房內(nèi)的報(bào)警系統(tǒng)和滅火防水設(shè)備要一應(yīng)俱全，消防器材要及時(shí)更新，防止過期或者損壞。確保庫區(qū)內(nèi)消防通道暢通，應(yīng)急照明完好、疏散標(biāo)志清晰。檔案庫房排除閑雜物品的存放，特別是易燃易爆的化學(xué)染料。庫房的安全還包括防盜設(shè)備的安裝和使用，要有一定的監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控錄像要有一定的自動保存期限，并且最好做到高清攝像。庫房的安全還要注意室內(nèi)的溫度和濕度，一般來說溫度應(yīng)控制在14-24℃（±2℃），相對濕度應(yīng)控制在45-60%（±5%）。庫房還要配備驅(qū)趕老鼠、蟲子、霉變的藥品，杜絕相關(guān)災(zāi)害的發(fā)生。檔案室應(yīng)建立特藏室或?qū)９瘢瑢︷^藏重要、珍貴檔案采取特殊的安全防護(hù)措施，確保重要、珍貴檔案的絕對安全。

作者：王娟 單位：河南省中緯測繪規(guī)劃信息工程有限公司