第一篇

一、加強教學檔案管理的必要性和重要性

建立和完善教學檔案，教學管理者就可通過原始記載與相關數據，對學院教師的教學計劃、教學方法、教學進度、教學效果以及招生就業等方面進行對照檢查，發現問題及時糾正，不斷完善管理制度。教師得到信息反饋后，進行系統地、科學地對比分析，努力找出問題所在，能夠及時改進教學方法，讓學生享受到更加適合職業教育的特色，能夠較快地完善教與學的過程。因此，加強教學檔案管理，是當前迫切需要解決的問題。

二、現階段教學檔案管理存在的的問題與不足

隨著高職教育體制的不斷改革和完善，很多學院對于教學檔案管理逐漸重視起來，但是由于多方面的不足和各項設施的不完善，學院的教學檔案管理存在一系列的問題。

（一）檔案管理意識不強，對教學檔案管理工作重視程度還不夠

很多學院對教學檔案管理沒有提到議事日程上，各系部兼職檔案人員多，精力和時間更多地投入到教學日常管理上，對教學檔案管理意識淡薄，沒有充分認識教學檔案管理的重要性和必要性，從而導致教學檔案管理不規范，歸檔材料不系統不完備，甚至有些材料根本就不歸檔。歸檔的材料有很大一部分也不夠標準，比如：歸檔的材料必須是原始材料，但我們日常整理中發現也有復印件現象；歸檔的材料不允許帶金屬物，但有的檔案盒里的個別材料有釘書釘。

（二）教學檔案歸檔范圍、期限和要求了解不夠深刻

從目前來看某些高職院校對教學檔案管理的歸檔范圍、期限以及歸檔流程不是很清楚。檔案工作是一項耐心又細心的工作，要想做好，首先做到心中有數，也就是明確教學檔案的歸檔范圍、期限以及流程。

1.教學檔案（大類）歸檔范圍包括：綜合類、專業建設、師資隊伍建設、教材建設、實驗實訓及實習基地建設、課務管理、考務管理、學籍管理、畢業（課程）設計（論文）、教學評價和質量監控、教學研究與教學改革以及招生工作等。

2.教學檔案收集、整理歸檔一般按學年，就是第二學期末（6月底）整理前一學年的。如果按學期也就是每學期末整理本學期的材料。所有歸檔的教學文件、材料等必須是原件。做到審查手續完備、格式統一，項目填寫完整、字跡工整、不能帶有金屬物、裝訂整齊，書寫要用鋼筆或碳素筆（禁用不牢固的書寫工具）。

（三）使用效率不高

俗話說得好：“檔案貴在活，而重在于用。”目前我們的教學檔案使用率不高，只是在評估、招生時體現較為明顯在上級部門檢查時作為部門支撐材料。完整的教學檔案資料應在教學管理、教學研究與教學改革等方面發揮重要的作用。教學檔案管理的目的是服務，要通過創新方式，為教學研究和教學改革服務，為各級領導、各位教師和學生服務，這才是我們的宗旨。

三、加強教學檔案管理工作的幾點建議

（一）強化教學檔案管理轉變觀念

1.思想轉變是做好教學檔案管理工作的關鍵

隨著教育事業的不斷發展，人們對各類信息的需求越來越多，教學檔案對于學院的長遠發展以及教師個人的發展起著關鍵的作用。因此要轉變思想領導要高度重視，加大資金投入提供物質條件，配備硬件設施（如檔案室、防潮、防火、防盜、電腦、復印機、防磁柜）等基本物質保障。增強廣大教職工檔案管理意識，特別是一線的專兼職檔案管理人員對檔案工作的高度認識，進一步提高專業技術水平。轉變工作方式、思維方式，把封閉守舊的思想觀念轉變為積極創新的觀念。

2.創新教學檔案管理機制

創新教學檔案管理工作，就必須有健全完善的工作機制。制訂好規章制度，做到有章可循。把教學檔案納入到學院的整體規劃，建立目標管理體制，促使檔案人員從管理型轉向服務型；促進檔案工作的制度化、科學化、規范化；完善檔案人員的崗位職責，加強監督嚴明紀律。從而形成責任心強、效率高、服務周到的管理機制，為教學檔案管理工作的發展提供堅實的保障。

（二）提高教學檔案管理人員的綜合素質

1.愛崗敬業

愛崗敬業就是熱愛自己的本職工作，對待工作有一種恭敬嚴肅認真的態度。愛崗敬業作為最基本的職業道德規范，是對人們工作態度的一種普遍要求。作為一名專職或兼職檔案人員，首先要具備愛崗敬業的精神。其次要鉆研業務、深刻理解、不斷創新。抱著對歷史負責任的態度，科學地、規范地辦理好每一份文件每一個材料。

2.提高教學檔案管理人員的業務素質

對一個檔案人員來說，不僅要有良好的職業道德素質，同時要具有過硬的專業知識及實踐操作能力。要學習相關學科的知識，具有一定的寫作能力、協調能力和數字化管理能力。要善于理論聯系實際，在實際工作中不斷發現問題，總結經驗，提高業務素質、增強創新能力。要經常參加業務培訓，并且向其他院校學習好的經驗。

四、總結

總之，學院應加強對教學檔案管理工作的重視，兼職檔案人員應參加崗位培訓或由檔案專業老師指導，要在專職檔案人員的指導下收集、整理材料。學院要把教學檔案管理逐步納入教學工作計劃和規劃、納入教學管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結各項工作的同時，布置、檢查、總結教學檔案管理工作。

作者：閆瑞鳳 單位：內蒙古電子信息職業技術學院

第二篇

一、深入解放思想，創新管理理念

1.抓學院特色檔案和精品檔案的建設

寧夏大學政法學院收集歸檔的《中國當代回族文化研究叢書》，這套叢書是政法學院孫振玉教授主持的“211”工程建設項目，是課題組成員深入到全國各地，通過田野調查，獲得原始數據，然后整理出版的一套叢書。這套叢書的出版對弘揚少數民族文化具有一定的社會影響力，也是研究少數民族歷史的寶貴資料，該文獻資料成為我院特色精品檔案的典范；又如政法學院開展的“教風、學風建設月”活動檔案。“教風、學風建設月”活動是學院結合期中教學檢查開展的一項系列活動，這項活動已舉辦四屆。主要包括公開課、青年教師教學技能比賽、各項教學檔案的檢查、學生座談會、好導師、好老師的評選以及學生開展的各項技能比賽等。我們檔案管理人員對該活動進行全程跟蹤并收集整理出一套特色檔案，這套檔案圖文并茂，生動活潑，記錄了整個教學活動的全過程，對學院教學質量的提升有了很大的促進作用。

2.緊緊圍繞建設高水平大學的奮斗目標，把目光投向學院高級別課題檔案的建設

為了更好地提供利用，我們根據不同級別科研課題分別建檔。另外，為了增強教師的主人翁意識，我院讓每位教師自己給自己建立科研檔案，教師科研檔案包括教師基本信息、教學情況、發表的學術論文、出版的著作、服務地方、服務社會等方面，這個檔案可為學院教學、科研提供高效的服務。

3.以各級各類創新項目為依托，加強大學生科技創新檔案的建設

為提高學生的實踐能力和創新能力，培養學生的創新意識和團隊精神，鼓勵學生積極參加各級各類科技創新活動。近五年來，寧夏大學政法學院立項的各級各類大學生科技創新項目101項。學院從學生科技創新項目的申請、答辯、立項、中期檢查、結題驗收、創新成果等方面入手，進行材料的收集和整理，尤其是對授予省部級及以上獎勵的大學生科技創新成果，如學生發表論文、學生發表的作品等方面信息進行收集、整理后歸檔，這為今后學生的科技創新提供了寶貴的參考資料。

4.抓學院重大事項活動檔案建設

如寧夏大學政法學院2012年新增專業社會學系成立，為此，學院不僅抓新專業申報材料、論證材料、教育部批準材料等文字材料的收集、歸檔，而且加大對新專業圖片資料的收集歸檔，用圖片資料加強對新專業的宣傳力度。

5.強化對學院舉辦或承辦的學術講座、學術會議等資源的影、音資料的收集和整理，為教學科研提供豐富的電子資源庫。

二、完善管理制度，使教學檔案管理更加規范化、制度化

1.嚴格實行教學檔案管理的“三納入”“、四同步”原則

在教學檔案管理過程中，寧夏大學政法學院從教學檔案管理的實際出發，依照國家教委頒布的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》的相關要求，對教學檔案材料進行了科學分類、組卷、統一編制檔號、編制教學檔案目錄，并按檔號排架，入庫保管。在教學檔案的收集、整理過程中，嚴格按照教學檔案管理的“三納入”“、四同步”原則，進行教學檔案管理。“三納入”即教學檔案管理納入教學計劃、規劃，納入教學管理制度，納入各級檔案管理人員崗位職責，作為考核教學質量和管理水平的標準之一“；四同步”即檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業生材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明材料同步。通過“三納入”和“四同步”使教學檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。

2.全員化的檔案建設網絡與管理模式

實行檔案全員化管理，有效提升教學檔案的收集質量和效率。寧夏大學政法學院分別對學院、教學科研辦公室、各系和所有教師各自承擔的角色都進行了明確的定位，其中教學科研辦公室是“領導的助手和聯系各系主任和教師的橋梁”，各系主任“是聯系各系教師的紐帶”，學院領導是“教學檔案管理的總指揮”。具體做法是：教科辦事先將各系檔案盒設置好，并將每位教師本學期所上課程，應交教學材料打印好目錄，教師于開學、期中、期末分批將應交材料放入檔案盒中，并在所交材料下面簽字，教科辦負責檢查驗收各類教學、科研材料，對學院學生材料的收集、整理和歸檔，并將教師和各系的教學、科研材料進行歸檔。各系主任負責期中教學檢查材料、畢業論文、聽課表、實習安排等材料的檢查驗收，并于期末交教科辦統一整理歸檔。主管院長負責對教科辦、各系和教師所交材料進行跟蹤監督檢查。

3.建立檔案管理的激勵機制

建立學院教學檔案的檢查、評比和獎懲制度。如在教師教學技能比賽中，教學檔案占比賽成績15%，每缺一項，都減去相應的分數。在教師職稱評定、各種獎項評定中采用一票否決制，讓教師從思想上重視自己在教學過程中所產生的檔案，使教學檔案資料的收集整理、分類歸檔、借閱移交、信息傳遞等方面都有章可循、有據可依。

三、創新管理手段，充分利用現代信息技術方法

為了適應學院快速發展的需要，政法學院根據人才培養計劃，將所有課程根據不同專業分別按通識課、專業必修課、專業選修課等錄入計算機，然后將每門課學分、學時、任課教師等信息輸入計算機，進行數據庫的建設。2010年建成了“新驅動電子題庫系統”，主要包括電子題庫系統、教學工作量核算系統和附件資料庫系統，并投入使用。目前學院計算機網絡基礎、辦公自動化、課件設計等課程已形成試題庫，每學期末任課教師從試題庫抽題，形成試卷，即可在計算機上進行考試，學生考試完畢，將答好的試卷提交即可，客觀性試題由計算機自動閱卷，并可進行試卷復查。該系統現已使用四個學期，使用方法簡單、快捷，可操作性強。同時利用教學工作量核算系統進行教學工作量核算，核算方法簡便、快捷，核算的工作量準確、無誤，并且可以將數據保存在服務器上，比較安全，不容易丟失，可為老師提供快捷的服務。附件資料庫是供學院所有教師使用的，每個老師一個密碼，進入系統后，可以上傳資料，如教學日歷、教學進度計劃、輔導答疑等材料，填寫完成后，上傳到附件庫即可，學院管理員打開系統即可看到，也可打印，既節約了成本，也提高了工作效率，充分發揮了計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務更完善、更便捷。豐富了檔案載體的形式，使教學檔案材料的收藏實現由單一到多元并存的轉變。

四、應用“數據采礦”，全面提升教學檔案管理水平和層次

為了能夠將學院發生的材料及時收集、整理歸檔，在檔案信息的收集過程中，政法學院充分調動檔案管理人員的積極性，對檔案信息資源進行“數據采礦”。具體做法是，根據學院需求，把體現學院特色的有價值的資料進行采集，建立特色檔案和精品檔案，加大了圖片檔案、錄音、錄像檔案的收集力度，突出學院教學檔案的亮點，拓寬了檔案載體的門類，提升了學院教學、科研檔案的質量。

五、總結

總之，隨著我校的快速發展，學院教學檔案管理越來越顯示出了它的重要性，并在學院的發展中發揮更加重要的作用。這就要求教學檔案管理人員要根據學院實際需求，創新教學檔案管理的理論和實踐，實現學院教學檔案管理的制度化、規范化和信息化。充分應用高校現代計算機技術及網絡通信技術，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲，實現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現給用戶，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，切實提升學院教學檔案的管理水平，更好地為學院各項工作的發展提供強有力的支撐。

作者：武玲娥 單位：寧夏大學政法學院

第三篇

一、教學檔案的收集

一是要加強各方面的溝通，保證收集渠道的暢通；二是要遵循教學檔案的自然形成規律，做到廣泛收集和重點收集相結合，定期收集和日常收集相結合，集中收集和查漏補缺相結合，確保收集的材料系統、準確、齊全。例如，在按照教學檔案歸檔范圍廣泛收集的同時，要重視對體現教學特色的名師教學材料、體現辦學特色的實習實訓材料、重要教學影像材料、多媒體教學材料等進行重點收集；在每學期末進行定期收集的同時，要重視在日常教學管理過程中專項工作結束時，如新生登記、教學檢查評比、教學改革等材料及時進行收集；在教學檔案利用、移交時，及時發現缺漏，補齊材料。

二、教學檔案的整理

教學檔案整理就是通過分類、組合、排列、編號、編目等工作程序，以“件”為單位，將處于雜亂無章的材料進行條理化、系統化，組成有序體系的過程。它是教學檔案管理各工作環節中的重點。教學檔案整理工作不僅是一項復雜細致的工作，同時也是一項專業性較強的工作。做好這項工作，一方面要對本校的教學主旨、教學管理制度、教學組織過程、教學活動流程等情況有全面、清晰、準確的認識和把握，了解其形成規律，清楚其產生過程，明白各材料之間的有機聯系，明確歸檔范圍，從而確保教學檔案材料能夠客觀真實地反映教學管理和教學活動的全過程，反映教學管理水平和教學質量；另一方面要熟練掌握教學檔案的整理標準和質量要求，確保教學檔案的系統性、準確性、真實性和完整性。教學文件材料只有經過了嚴謹、規范、細心的整理，才能為教學管理提供高質量的服務。

三、教學檔案的管理方式與利用

1.分級管理和分類管理相結合，是目前職業技術院校教學檔案管理采用的普遍方式

分級管理，就是根據行政管理層次的劃分，在綜合檔案室統一管理的情況下，在教務處設立教學檔案管理部門，對教學檔案實行校、處兩級管理。綜合檔案室制定相應的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的立卷歸檔原則、歸檔要求、歸檔范圍、保管期限及歸檔流程等做出明確的規定。凡是在教學管理和教學實踐過程中形成的對工作有永久或長期保存價值的文件材料，由文件形成單位立卷整理后，定期向綜合檔案室移交。綜合檔案室集中統一、分門別類進行保管和利用。凡是教務處及各專業系（部）在教學管理和教學實踐中形成的對教務處、各專業系（部）工作有保存價值的文件材料，由教務處集中統一保管和利用。

分類管理，就是根據檔案管理對象的特點，將教學檔案分門別類進行管理，一般分為以下幾類：一是綜合管理類，主要包括上級主管教育部門下發的指導性、指令性文件，教育教學工作規劃、總結，教學質量評估材料，規章制度，會議記錄，統計報表等；二是學科與實驗室建設類，主要包括專業設置、學科及專業建設論證審定材料，實驗室、實習實訓場建設材料等；三是招生與就業類，主要包括招生計劃、總結，新生錄取材料及新生名冊，畢業生就業去向統計、就業總結，畢業生質量跟蹤調查和信息反饋材料等；四是學生學籍類，主要包括在校生花名冊、學籍變更材料、學生成績總冊、學生獎懲材料等；五是課堂教學與實踐教學類，主要包括各專業教學大綱、教學計劃，各級各類教育教學評比、競賽材料，實驗、實習計劃、總結等；六是教材建設，主要包括自編、主編的教材及教學參考書、實習指導書、習題集等。

從教務處教學檔案管理看，主要是各專業學期授課計劃、教學工作進程安排、課程安排、教師任課安排、教案、評教評學材料，教師工作量登記、試卷及分析等。處級教學檔案可不分類，按條目進行管理。采用分級管理與分類管理相結合的管理模式，不僅有利于教學檔案的利用，而且緩解了案卷數量增加對檔案庫房的壓力，優化了檔案的室藏內容。

2.網絡化信息服務管理，是職業技術院校教學檔案管理的發展方向

隨著人們對檔案利用需求的不斷增加，以及信息技術和網絡技術的不斷發展和應用，以服務為目的的網絡化信息服務教學檔案管理模式，已勢在必行。比如，檔案管理系統、成績管理系統、教務管理系統、學籍管理系統等信息系統的建立，不僅提高了工作效率，節約了人力物力，同時，也建立起了網絡服務平臺，拓寬了教學檔案的服務渠道，提高了教學檔案的利用廣度、深度和利用效率。管理模式的創新和發展，給檔案管理者提出了更高的思想要求、檔案業務能力要求、掌握利用信息技術和網絡知識的要求。

作者：郭桂玲 單位：石家莊鐵路運輸學校