企業歸檔文件整理實踐與思考探討

　　自我國檔案局在實行《歸檔文件整理規則》后，各個企業加大力度開始對歸檔文件進行整理，并大大的提高了其工作效率。但是在實際操作中，還需要對細節進行進一步的思考。文章將以企業為背景，在歸檔文件整理實踐中，將不利于實際工作的地方進行改進。

　　《檔案春秋》雜志由上海市檔案局主管、上海市檔案館主辦，是一本以豐富的檔案信息資源為依托，以滿足廣大人民群眾對檔案信息的知情權為服務宗旨，充分展示檔案與社會、歷史、人生密切聯系的綜合性檔案文化月刊。面向所有關注檔案文化、偏愛人文歷史、眷顧上海萬象、肯備初中以上文化程度的檔案工作者及社會人士。同時歡迎各界方家踴躍賜稿。

　　0 前 言

　　在《歸檔文件整理規則》出臺后，各企業在具體實施中，工作效率明顯提高，但是還存在一些問題，并不利于實際工作的實施。下文將對我國企業歸檔文件整理實踐進行探討，進而推進我國企業檔案工作的進程。

　　1 歸檔文件合并問題

　　一些企業在合并問題中，對于歸檔文件的合并將請示與批復、問函與復函以及報告與批示作為一類，在歸檔文件整理實際工作中，將其這樣合并并不合理，一旦將此類文書作為一件，在錄入檔案管理系統或者在填入歸檔文件目錄過程中，只等錄入批示件的相關信息，不能將報告件信息進行錄入，通過系統進行檢索時，也檢索不到相關的報告信息，這便給檔案檢索工作帶來了一定的問題。因此，在檔案文件進行合并時，遇到以上情況，可以按照兩件的標準進行整理。

　　還有一些企業將轉發文件與被轉發文件視為一件，這樣會導致在文件被轉發過程中，轉發文件的標題很多時候只能顯示被轉發文件的部分標題信息，并不能將被轉發文件的所有信息顯示出來。如果不錄入被轉發文件的的全部信息，一些企業不具備檔案計算機全文檢索功能，就無法查找被轉發文件。如果將轉發文件與被轉發文件視為兩件，不僅能夠檔案管理工作的效率，更能確保工作的質量。

　　2 歸檔章增加頁數

　　很多企業在根據《歸檔文件整理規則》的標準下，在歸檔章中設置保管期限、年度、全宗號、機構等相關的項目要求，但是在要求中并沒有增加頁數這一項目，很多企業在歸檔文件整理中，進而也沒有增加頁數這一項。但是在歸檔文件的目錄中增加頁數，然后相關工作人員在每頁文件的結尾處標上相應的頁數，進行打印目錄或是將錄入檔案管理軟件系統中錄入相應的頁數，雖然在一定程度上將問題解決了，但是這樣會浪費很多的時間，在錄入系統中還要不斷的去翻看，因此，在歸檔章中則設置頁數項目，填入歸檔章直接將頁數錄入，這樣有利于歸檔文件的整理以及查找。

　　3 填寫歸檔章時使用鉛筆

　　有些企業在歸檔文件整理中，錄入歸檔章相關信息時要求工作人員要使用碳素墨水以及能夠保護好檔案信息的筆，禁止工作人員使用鉛筆、圓珠筆等不能對信息材料進行保護較長時間進行填寫，但是對于歸檔文件的整理，在實際工作中填寫歸檔章，不需要對使用何種筆有具體的規定。

　　工作人員在實際工作中，整理歸檔章相關文件過程中，常常會犯一些小的錯誤，如件號編錯、類別分錯、相關內容填錯、文件漏編等現象，如果工作人員使用碳素筆或是耐久性的筆進行填寫時，一旦出現以上錯誤，便很難進行更改信息，歸檔章是在進行檔案管理工作中增加的，實質上并不符合檔案的構成。添加相關要求的主要目的是便于進行檔案的查找，進行有關信息的標記，只是對相關文件歸檔后進行檔案管理時后期加工，因此，歸檔章不需要像檔案材料信息一樣去滿足檔案保護要求的相關字跡規定來書寫材料，工作人員在編寫頁碼時使用鉛筆目的是一旦出現錯誤可以隨時進行修改，所以，在書寫歸黨章內容中比較適合使用鉛筆。

　　4 二套檔案不適合裝訂成冊

　　很多企業將歸檔文件實施兩套制度。一套是根據文件級別進行整理，一套是按照不同的發文字號進行整理，加上封皮、歸檔文件相應目錄以及備考表裝訂為發文匯集。相關檔案將“卷”修改為“件”，文書檔案修改為“件”無論是在整理上，還是在后期的提供查找方面，都比以往的“卷”具有更多的優點，更加符合現代化的企業管理。在實行“卷”的過程中，很多企業都會出現較多的問題。因此，我國檔案局根據時代的發展，出臺了相關的歸檔文件整理規則，將文書檔案進行立卷改革為“件”。

　　企業歸檔文件整理工作人員在實際工作中，第二套檔案的使用相比于第一套檔案的使用率要高，一方面是由于很多使用者來查看歸檔文件時可以直接提供文件的相關文號或是標題、年度等相關信息，這些信息能夠快速從二套文件中查找出來;另一方面如果二套文件不能提供以上信息，檔案工作人員也能夠利用檢索程序搜出相應的文號信息，工作人員會在保護一套檔案文件的基礎上，為使用者提供二套文件來使用;最后，很多企業對檔案的利用大多都是以單份檔案文件使用，很少出現需要查找一個發文單位中的所有檔案文件。如果將二套檔案文件裝冊，不僅沒有倡導檔案局將“卷”改為“件”的制度，更不利于檔案文件的復印以及使用。因此，希望企業在進行歸檔文件整理過程中，將二套檔案文件像一套檔案文件一樣，都是以“件”的形式進行整理。

　　5 文件排列、裝盒問題

　　在企業歸檔文件整理中，將歸檔文件進行排列，是在分類方案中的最低一級的項目中，按一定的事情緣由結合一定的時間，再根據重要程度進行排列。上級文件主要排列在本級檔案文件之前，下級文件主要排列在文件之后，在將檔案文件進行裝盒過程中，要將上下級文件分開。

　　企業依照上述規定進行文件的排列，存在著一定的矛盾，并不利于工作人員的實際操作。如果按照檔案文件的事情緣由結合一定的時間、以及根據重要的程度進行排列，就要注重檔案文件要先按照問題進行排列，對于同一類別的文件，很容易會涉及到上級、本級、下級。例如，下級單位針對某一問題對上級單位進行請示，下級單位則需要出示一份請示報告，然后以本級單位的名義再向上級單位進行請示，最后才會由上級單位進行相關批復，針對這一情況，就無法實現上級文件主要排列在本級檔案文件之前，下級文件主要排列在文件之后;要根據檔案文件的來源進行排列，就忽略了檔案之間事情緣由的關聯。因此，方便使用者對檔案的查找，企業可以將歸檔文件排列、裝盒中可以根據問題進行。

　　6 結 語

　　各個企業能夠有效的實施歸檔文件整理的相關規則，可以在一定程度上提高企業歸檔文件的管理水平，對于本企業檔案文件的整理、保護、使用提供了有效的保障。

　　主要參考文獻

　　[1]羅志遠.《歸檔文件整理規則》的實踐與思考[J].四川檔案，2015(3)：14-15.

　　[2]許娜.企業歸檔文件整理的改革與實踐[J].機電兵船檔案，2016(6)：46-47.