目前，隨著社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已開(kāi)始慢慢滲透到了高校檔案部門的管理中，使得電子檔案成為高校檔案管理中的重要組成部分。由于電子檔案存在著載體的特殊性，給高校的檔案管理方法和技術(shù)提出了更高的要求。因此，如何加強(qiáng)電子文件的歸檔工作及其應(yīng)用，是擺在高校檔案管理部門面前的一項(xiàng)重要工作。

一、高校電子檔案的涵義

所謂高校電子檔案，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中形成多種類型的，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、電子聲像等等。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別

（一）鑒定方法的不同

對(duì)這兩種檔案的鑒定是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是判斷過(guò)程要對(duì)文件的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行充分分析，并要進(jìn)行必要的技術(shù)分析。

一般，電子檔案的鑒定須在文件形成前就開(kāi)始，且其完整性、可讀性和可行性要在鑒定工作中全面體現(xiàn)，鑒定方法分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定。而紙質(zhì)檔案的鑒定分為資格審查（歸檔前的鑒定）、確定生存期和價(jià)值復(fù)審（文件或檔案形成后的鑒定）三個(gè)階段。

（二）庫(kù)房管理方法的不同

電子檔案以軟盤、磁帶、光盤等為存儲(chǔ)介質(zhì)，占用空間很小，受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，但對(duì)防灰塵、防磁性、防紫外線和有害氣體、防機(jī)械震動(dòng)、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施要求高，且還須嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，須定期對(duì)電子檔案載體進(jìn)行檢測(cè)和拷貝，以保證電子檔案信息的可靠性。而紙質(zhì)檔案是以紙張、磁帶或膠卷為存儲(chǔ)介質(zhì)，占用空間大，對(duì)外部溫度、濕度及微生物環(huán)境要求較高，要求溫度在14-20度左右，相對(duì)濕度在50%-60%左右，還要防水、防火、防潮和防霉等。

（三）編目與檢索方法不同

電子檔案中的軟盤、磁帶和光盤等均要按庫(kù)房排列順序編號(hào)，并增加盤帶目錄，須標(biāo)明貯存的內(nèi)容和年代跨度，且可通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)全文自動(dòng)檢索。而紙質(zhì)檔案是按年代和分類號(hào)對(duì)案卷進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄謄寫，再寫案卷目錄，然后形成全引目錄，且是以手工查閱為檢索手段。

（四）利用方法的不同

電子檔案可通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為利用者實(shí)時(shí)提供服務(wù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可直接滿足利用者對(duì)電子文件信息的使用需求，同時(shí)還可根據(jù)其要求進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印和復(fù)制等功能。而紙質(zhì)檔案主要是以紙張作為介質(zhì)，其是通過(guò)閱覽服務(wù)、外界服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)等方式，為利用者提供檔案原件、檔案副本或是復(fù)印件等。

（五）技術(shù)壽命的不同

電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，依賴于計(jì)算機(jī)來(lái)識(shí)讀，一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，或者是網(wǎng)絡(luò)設(shè)備無(wú)法找到相匹配的設(shè)備，就會(huì)導(dǎo)致電子文件信息無(wú)法讀取。而紙質(zhì)檔案是以紙張為主，一旦形成就將紙張、字跡材料、字跡三者永久結(jié)合了，其壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。

（六）信息保護(hù)的不同

電子檔案中，信息與載體是可分離的，其易受電腦病毒的侵害，因此一般是采用防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法來(lái)實(shí)現(xiàn)信息保護(hù)。且對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子檔案，應(yīng)每?jī)赡瓿闄z一次，抽檢率不低于10%；磁性載體上的歸檔文件，每4年要復(fù)制轉(zhuǎn)存一次；在保管上，至少每5年轉(zhuǎn)存或遷移一次，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于2年。而紙質(zhì)檔案是以紙張為介質(zhì)，只要保住紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。

三、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性

（一）高效、快捷的歸檔速度

使用電子檔案，運(yùn)用相應(yīng)的信息化技術(shù)，可減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔的繁瑣程序，同時(shí)可進(jìn)行歸檔的相關(guān)工作，如文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等，大大提高了檔案的歸檔速度，并在一定程度上減少了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（二）方便快捷的實(shí)現(xiàn)資源共享

使用電子檔案，利用信息化手段，可很好地實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，實(shí)現(xiàn)充分的資源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同時(shí)，由于采用了信息、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)燃夹g(shù)，使得電子檔案能根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過(guò)濾等操作，更加有利于檔案的管理和調(diào)度，極大發(fā)揮了占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)。

（三）存儲(chǔ)更為穩(wěn)定

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可采用DVD光碟、閃存U盤、硬盤、存儲(chǔ)卡等載體進(jìn)行存儲(chǔ)，其受外部溫度、濕度及微生物環(huán)境影響小，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)和信息存儲(chǔ)量大大超過(guò)了其他介質(zhì)，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

四、加強(qiáng)電子檔案管理在高校檔案管理中應(yīng)用的相關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性

由于電子檔案存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此在加強(qiáng)其應(yīng)用時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全，即定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行管理維護(hù)，設(shè)立檔案網(wǎng)絡(luò)安全員，定期對(duì)存檔文件更新備份存儲(chǔ)等，同時(shí)還可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防、防寫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問(wèn)權(quán)限控制技術(shù)等來(lái)加強(qiáng)設(shè)備的安全性，以確保電子檔案在存儲(chǔ)、運(yùn)輸、運(yùn)用操作的過(guò)程中的安全、保密性和可讀性。另外，電子檔案在使用時(shí)，須進(jìn)行嚴(yán)格要求，規(guī)定在利用的過(guò)程中只能查閱，不能修改或下載，以預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問(wèn)和隨意刪改、篡改，從而確保其安全。

（二）完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范操作流程