供熱企業(yè)工程建設(shè)檔案管理工作措施

　　供熱工程檔案是供熱企業(yè)在工程建設(shè)過程中不可或缺的一項(xiàng)重要工作，涉及到工程建設(shè)的方方面面，本文根據(jù)當(dāng)前供熱企業(yè)的現(xiàn)狀，有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的建議和措施。

　　《施工企業(yè)管理》面向全國(guó)廣大工程建設(shè)施工企業(yè)，是唯一反映施工企業(yè)管理的專業(yè)雜志,為宵刊號(hào)本刊宗旨是宣傳黨和國(guó)家有關(guān)工程建設(shè)施工的方針政策、法律法規(guī),探討施工管理理論,介紹建設(shè)施工企業(yè)深化改革、加強(qiáng)管理過程中的新問題、新思想、新方法和新經(jīng)驗(yàn),傳遞國(guó)內(nèi)外各類最新建設(shè)信息,推動(dòng)建設(shè)施工企業(yè)的管理現(xiàn)代化。

　　供熱工程建設(shè)檔案管理是供熱企業(yè)在管網(wǎng)、鍋爐等供熱工程前期準(zhǔn)備、工程實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證的作用。

　　供熱工程建設(shè)檔案點(diǎn)多面廣，資料分散，收集填寫及整編都存在一定的困難，因此，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，多層次、多方位、多形式向供熱企業(yè)和社會(huì)提供可利用資料，是實(shí)現(xiàn)供熱工程建設(shè)檔案自身價(jià)值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。

　　一、供熱工程建設(shè)檔案資料的特點(diǎn)

　　一般供熱工程建設(shè)項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，所形成的檔案有以下特點(diǎn):一是檔案資料數(shù)量大、種類多。供熱工程建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目立項(xiàng)、核準(zhǔn)到開工、建設(shè)和項(xiàng)目竣工，周期較長(zhǎng)，期間所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、土木工程、設(shè)備安裝、管網(wǎng)敷設(shè)等資料，形成數(shù)量巨大、種類繁多的供熱工程建設(shè)檔案。二是檔案資料綜合性強(qiáng)。供熱工程建設(shè)涉及牽涉到水、電、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程及土地征用等各個(gè)方面，使形成的供熱工程建設(shè)檔案綜合性高、專業(yè)性強(qiáng)。三是檔案資料保存價(jià)值高。供熱工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于供熱工程項(xiàng)目建設(shè)的參建各方，涉及到質(zhì)量評(píng)定、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理期間不可缺少的參考資料。

　　二、供熱工程建設(shè)檔案管理存在的問題

　　1、檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行不到位

　　當(dāng)前，由于企業(yè)及施工各方對(duì)檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，檔案管理人員對(duì)形成的原始資料不注意及時(shí)存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，而供熱工程建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨(dú)立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。

　　2、檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高

　　檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質(zhì)量，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，而一些小型供熱企業(yè)和施工單位往往只重視供熱工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)供熱工程建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項(xiàng)目資料管理的人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識(shí)、工作程序、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使檔案不能真正反映建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。

　　3、檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高

　　有的供熱工程建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年,其中征地、環(huán)境保護(hù)批復(fù)等重要文件辦理周期較長(zhǎng)，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對(duì)重點(diǎn)供熱工程建設(shè)過程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于工程建設(shè)的進(jìn)度。一些鍋爐、管網(wǎng)等工程項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符;數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)生，相關(guān)責(zé)任人審核簽署時(shí)經(jīng)常漏缺不全，有些工程圖紙編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，極易導(dǎo)致竣工圖出現(xiàn)誤差和失實(shí)。等到工程項(xiàng)目完工后需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，又重新組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料，而此時(shí)由于周期過長(zhǎng)，致使檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性受到影響。

　　三、對(duì)供熱工程建設(shè)檔案管理的建議

　　1、加大宣傳和培訓(xùn)力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

　　為了實(shí)現(xiàn)供熱工程建設(shè)檔案的有序管理，增強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)，要進(jìn)一步加強(qiáng)工程檔案宣傳培訓(xùn)，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、整理流程到各個(gè)參建單位，并進(jìn)行有針對(duì)性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確，提高他們做好供熱工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感，及時(shí)將工程建設(shè)過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

　　2、強(qiáng)化管理、完善標(biāo)準(zhǔn)，不斷建立健全供熱工程檔案管理制度

　　加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是供熱工程檔案完整規(guī)范的重要保證，為此應(yīng)根據(jù)國(guó)家及行業(yè)的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合供熱工程建設(shè)情況，不斷建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都做出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。同時(shí)應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理,并將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。

　　3、加大監(jiān)管力度，及時(shí)搜集檔案

　　為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關(guān)工作，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息，跟蹤提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保工程竣工后的竣工圖、竣工驗(yàn)收材料及施工期間的工程檔案資料準(zhǔn)確齊全，嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程資料的質(zhì)量關(guān)，尤其是工程的關(guān)鍵部位、隱蔽工程等檔案資料，必須給予適時(shí)的檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

　　4、加快供熱工程檔案信息化步伐，不斷提高供熱工程檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理水平

　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案逐漸普及，這為工程檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印,又能準(zhǔn)確快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)，這給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，為了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須熟練掌握檔案管理軟件的應(yīng)用技術(shù)，加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，能夠及時(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)地把檔案資料電子化，建成檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為供熱工程建設(shè)服務(wù)。

　　因此必須把供熱工程檔案工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱工程項(xiàng)目提供檔案方面的保證。